Skip to Content

Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування

М.О.  Снітчук,

кандидат історичних наук, доцент

 

 

ДІЛОВОДСТВО

 В  ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ  ВЛАДИ ТА  ОРГАНАХ  МІСЦЕВОГО  САМОВРЯДУВАННЯ

 

 

ПЛАН

 

1. Значення діловодства в роботі центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.

2. Організація діловодства у державній установі, місцевій раді.

3.   Функції діловодної служби.

 

1.       Значення діловодства в роботі центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування

 

У реалізації політики Української держави чільне місце належить органам виконавчої влади в центрі й на місцях, органам місцевого самоврядування, які стоять найближче до громадян і місцевих громад. Діяльність цих органів нерозривно пов’язана з аналізом і узагальненням практики як власної роботи, так і роботи підприємств, установ та організацій, стану соціального і культурного життя країни, областей, районів, міст, селищ і сіл. Управлінські дії фіксують у відповідних документах, які оформлюють за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях.

Документ (лат. dokumentum) – зразок, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник[1] визначає документ як

♦          письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що призводять до юридичних наслідків;

♦          офіційне посвідчення особи (паспорт, службове посвідчення, членський квиток, трудова книжка тощо);

♦          вірогідне (достовірне) письмове  джерело;

♦          матеріальний об’єкт, що містить певну інформацію (наприклад, перфокарта, дискета).

Документ – це засіб фіксації певним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі, за певним стандартом і формою.

 

Діловодство – важлива складова частина роботи органів управління, керівництва підприємств, установ і організацій, яка полягає у створенні, обробленні, розсиланні та доведенні до виконавців, контролі за виконанням, систематизації, обліку і зберіганні, використанні документів, істотно важливих і необхідних для успішного здійснення їх функцій та поставлених перед ними завдань.

Документи мають правове значення, бо вони є засобом посвідчення і доказу певних фактів. Вони – джерела й носії інформації, зберігачі виробленого досвіду, а тому мають неоціненне значення для історії.

Управлінські документи — важливий організаційний чинник, засіб забезпечення зв’язку органів, установ, організацій як між собою, так і з громадянами. Вони сприяють забезпеченню чіткості, злагодженості, взаємодії різноманітних ланок управлінського апарату і сфери управління і справляють вплив на життєдіяльність галузей і сфер, на життя кожної людини.

З документами і організацією роботи з ними, якістю їх вироблення й оформлення, станом систематизації та зберігання значною мірою пов’язані настрій, умови життя і долі людей, історична справедливість (довідки, підтвердження, реабілітаційні, пенсійні та інші справи).

Документи – важливе джерело і засіб планування роботи, контролю, роботи з кадрами і кадровим резервом, зміцнення службової дисципліни, аналізу й узагальнення практики управління, яскравим показником рівня управлінської культури в органах, установах і організаціях.

Робота з документами – не технічна справа. Це невід’ємна складова частина всієї управлінської діяльності, її важливий елемент, що характеризує стиль роботи органу управління та його керівника.  В діловодстві немає дрібниць. Робота з документами – це важлива складова діяльності керівництва на всіх рівнях, в усіх ланках управління, виробництва, обслуговування.

Сьогодні особливо важливі вироблення й додержання нормативно-правових документів, методичних рекомендацій і посібників з питань діловодства, змісту та форми документів, їх проходження та виконання, обліку та реєстрації, систематизації і зберігання, забезпечення високої мовної культури, простоти і доступності викладу, суворого дотримання системи вимог до кожного виду документів і системності в роботі з їх аналізу та узагальнення.

За останні роки в Україні вироблені інструкції і положення з найважливіших питань роботи з документами, зокрема:

•           Положення про порядок підготовки і внесення проектів указів і розпоряджень Президента України: Затверджено Указом Президента України від 10 вересня 1994 р. № 512/94 //Вісник державної служби України. - 1996. -№ 2.  -  С. 70-72.

•           Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України: Затверджено постановою Президії і Верховної Ради України №668-ПВ від 30 жовтня 1995 р. // Вісник державної служби України. – 1996. - № 2.- С. 73-60.

•           Положення про підготовку проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 523 //Вісник державної служби України. – 1993. - № 2. - С. 66-86.

 

Зазначені документи мають практичне значення не лише для вказаних у них органів. Вони – орієнтир і зразок для підготовки документів у центральних та місцевих органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування.

Основним документом, який безпосередньо регулює питання діловодства в органах виконавчої влади в Україні є  Примірна інструкція  з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою. Кабінету Міністрів України 7 жовтня 1997 р. № 1153 (з наступними змінами)[2].

На основі Конституції й законів України, нормативно-правових актів найвищих органів державної влади, у відповідності з державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію Примірна інструкція установила загальні правила документування управлінської діяльності зазначених у ній органів і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення чи надходження до надсилання за призначенням або передання в архів установи.

Відповідно до Примірної інструкції кожний орган виконавчої влади розробляє інструкцію з діловодства у власному апараті, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління.  Аналогічну роботу було рекомендовано провести органам місцевого самоврядування. Сьогодні, в умовах політичної реформи в Україні, посилення ролі органів місцевого самоврядування в житті місцевих громад і всієї країни, вдосконалення роботи з документами в них незмірно зростає.

Істотний вплив на організацію і зміст роботи з документами в органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування справляє чітка регламентація їхньої роботи.  Так, Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України   від 8 червня 1993 р. № 523 визначено порядок формування плану засідань Кабінету Міністрів; порядок внесення документів на розгляд; порядок підготовки засідань і їх проведення; оформлення прийнятих рішень. Аналогічні регламенти, з урахуванням повноважень і особливостей роботи, затверджені й у інших центральних органах виконавчої влади.

У грудні 1999 р. постановою № 2263 Кабінет Міністрів затвердив Типовий регламент місцевої державної адміністрації[3], який, відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації, регулює організаційно-процедурні питання роботи місцевих органів виконавчої влади. У наступні роки до Типового регламенту було внесено зміни, спрямовані на вдосконалення роботи місцевих державних адміністрацій; зокрема на підвищення якості підготовки розпоряджень.

Типовим регламентом регулюються питання:

♦          розподілу обов’язків між заступниками голови, іншими посадовими особами місцевої державної адміністрації, планування її роботи;

♦          порядку внесення на розгляд проектів розпоряджень голови місцевої державної адміністрації;

♦          організації роботи з документами і контролю за їх виконанням;

♦          консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів місцевої державної адміністрації;

♦          підготовки та проведення нарад;

♦          роботи апарату місцевої державної адміністрації.

Регламентація роботи органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування забезпечує чіткість організації підготовки та виконання документів, сприяє підвищенню їх якості.

Важливу роль у роботі з документами відіграють державні стандарти, вироблені за роки незалежності України, а також у попередній період (частина останніх використовується у сучасній українській документалістиці як спільне надбання.

Зокрема, до них належать наступні:

ДСТУ 2732-94 (відповідно до ГОСТ 6.38.-90) – “Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”;

ГОСТ 6.38-90 (відповідно до ГОСТ 9327-60) – “Папір і вироби з паперу. Споживчі формати”;

ГОСТ 6.39-72 – “Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації.  Формуляр-зразок” та інші.

Знати зміст, вимоги зазначених положень та інструкцій повинен не лише працівник загального відділу, канцелярії чи іншої діловодної служби, але й кожний керівник, кожний державний службовець, працівник органу місцевого самоврядування.  Уміння грамотно, якісно, своєчасно і оперативно готувати документи – мистецтво, яке вимагає глибоких знань, значного особистого досвіду, спеціального навчання і постійної самостійної роботи.

 

 

2.       Організація діловодства



 

 

Відповідальність за організацію діловодства в установі, а підприємстві, в організації несе їх керівник. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів інструкцій з діловодства покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.  В установах або їх структурних підрозділах, де штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, зазначена робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

 

Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснює керівник установи, підприємства, організації. В межах наданих йому прав і повноважень керівник зобов’язаний:

♦           вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

♦           не припускатися вимог, запитів від підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління, різноманітних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами, якщо це не викликано необхідністю;

♦           забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи або в організаціях, які належать до сфери її управління;

♦           всемірно сприяти вдосконаленню і технічному оснащенню діловодних процесів, робочих місць канцелярії, їх комп’ютеризації;

♦           забезпечувати організацію навчання, підвищення кваліфікації працівників діловодної служби;

♦           здійснювати контроль за дотриманням в усіх ланках установи, підприємства, організації вимог до стану, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та відповідними інструкціями.

У разі звільнення працівника, а також на час його відпустки, відрядження або тривалої відсутності з інших причин всі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

Відповідно до ст. 10 Конституції України діловодство, ведення документації та ділове листування між виконавчими органами організаціями, які належать до сфери їх управління в Україні, здійснюється державною мовою.  Лише в місцях, де більшість становлять громадяни,  що належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися, поряд з державною мовою, мова відповідної національної меншини в порядку, визначеному законом.

В установах, на підприємствах і в організаціях визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і необхідний для документування їхньої діяльності.

Управлінська діяльність установ, підприємств і організацій здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів. Воно визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про відповідні установи і організації.

Розпорядчими документами Кабінету Міністрів України є його постанови і розпорядження; міністерств та інших центральних органів виконавчої влади – накази відповідних органів та їх підрозділів;  місцевих державних адміністрацій – розпорядження їх голів і накази керівників структурних підрозділів; виконавчих комітетів місцевих рад – рішення виконкомів, розпорядження міських, сільських, селищних голів. Видання інших, не передбачених чинним законодавством розпорядчих документів є порушенням з боку того чи іншого органу вимоги компетентності документа.

З питань, які являють взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Розпорядчі документи, які надходять в установу від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління.  Установа має право розсилати зазначеним організаціям ксерокопії документів органів вищого рівня разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на основі (на виконання) документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням назв, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами,  на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. 

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що входять до сфери управління, шляхом надсилання їм цих рішень. Рішення колегій установ проводяться в життя розпорядженнями керівників органів або наказами по установах.

Оперативні зв’язки з організаціями установи, підприємства здійснюють шляхом надсилання листів.  Якщо службовий документ вимагає негайного виконання, передача його тексту може здійснюватися за телефоном, по телеграфу чи факсу.

Приймання, розгляд і реєстрація документів здійснюються в суворій відповідності з інструкціями з діловодства. Всі документи, що надходять в установу, приймаються централізовано канцелярією (секретарем), а в неробочий час – черговим працівником.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, на яких зазначено: “особисто”. Якщо конверт пошкоджено, про це робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів лише у випадках, коли тільки по них можна встановити адресу відправника, час відправлення і отримання документа або якщо в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність їхніх номерів  номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані) або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються  адресатові.,

Усі документи, що надійшли в установу, організацію, належать обов’язковому попередньому розгляду керівником канцелярії або іншою уповноваженою для цієї мети особою. Це робиться у день надходження або в перший робочий день у разі надходження в неробочий час. Доручення органів вищого рівня розглядаються негайно.

Мета попереднього розгляду:

♦           розподілити документи на ті, що вимагають обов’язкового розгляду керівником установи, і ті, які передаються відповідальним виконавцям;

♦           визначити необхідність реєстрації документів;

♦           встановити терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям.

Керівникові установи в першу чергу передаються акти та кореспонденція вищих органів державної влади і управління, органів вищого рівня, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи, організації і вимагають вирішення керівництва. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям.

 

            Реєстрація – це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з наступним записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.  Реєстрація проводиться з метою обліку документів, контролю за їх виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.

         Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання  і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) – як створені безпосередньо в установі, організації, так і надіслані з інших установ і організацій, а також від громадян.

Основний принцип реєстрації – однократність. Кожний документ реєструється лише раз: вхідні – у день отримання або не пізніше наступного дня (якщо надійшли в неробочий час); створені – у день підписання або затвердження.

Документи реєструються у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо реєструються:

♦          закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України; 

♦          накази з основної діяльності;  про прийом на роботу, переведення, звільнення, заохочення сумісництво працівників; 

♦          відрядження; 

♦          про надання відпусток;

♦          про накладення стягнень;

♦          з адміністративно-господарських питань;

♦          рішення колегії; 

♦          акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання та інші.

При реєстрації документа йому присвоюється умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера у межах групи документів, що реєструються і доповнюється індексом по номенклатурі справ, питаннях діяльності, кореспондентах тощо. Індекс вказує на місце складення, виконання та зберігання документа.

Для реєстрації всіх документів заводиться єдина реєстраційно-контрольна картка, пристосована для обробки на персональному комп’ютері. Журнальна форма реєстрації документів дозволяється в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються на кожний календарний рік.  Зазвичай довідкова картотека складається із двох частин:  невиконаних і виконаних документів.

У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості і відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа. Можуть мати місце як внутрішнє (в межах установи, організації), так і зовнішнє (за їх межами).

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовими особами. 

Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа (якщо не вистачає місця на лицевому боці аркуша). Віза містить особистий підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка візує проект, і дату візування. За необхідності зазначається її посада, наприклад:

Начальник юридичного відділу               Підпис                             Ініціали, прізвище

Дата

Візи проставляються на примірниках документів, які залишаються в установі, організації.

Зауваження, пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна помітка за формою:

Начальник технічного відділу       Підпис                            Ініціали , прізвище

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження в обов’язковому порядку доповідаються особі, яка підписала документ.

Проекти нормативно-правових актів установи, організації обов’язково перевіряються працівниками юридичної служби на їх відповідність чинному законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту.

Зовнішнє узгодження проектів документів оформлюють відповідним грифом, який проставляють під підписом на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і містить слово "узгоджено", найменування посади (із зазначенням назви установи) особи, з якою узгоджують проект; її особистий підпис, ініціали, прізвище та дату узгодження.

Якщо зовнішнє узгодження проекту документа здійснює колегіальний орган, гриф узгодження оформлюють так:

         “Узгоджено”

Протокол

засідання Вищої атестаційної комісії №

__  _______________  2010 року 

 

У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається лист узгодження, про що робиться помітка в самому документі на місці грифу узгодження – “Лист узгодження додається”. А на “Листі узгодження” всі грифи розміщуються в ряд по горизонталі (якщо їх не більше трьох).

Засвідчення документів. Воно здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи, організації відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. Не допускається підписання документів з прийменником “За” або проставленням похилої риски ( / ) перед назвою посади. Мають зазначатися посада реальної особи, яка підписала документ, її ініціали та прізвище.

Особливий спосіб засвідчення документа після його підписання –  це його затвердження. Документ затверджується органом чи посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у конкретному документі. Затвердженню, зокрема, підлягають: акти, завдання, звіти, кошториси витрат, нормативи, переліки посад працівників з особливими умовами роботи, типових документальних матеріалів, плани, програми, розцінки виконуваних робіт, статути, положення, посадові обов’язки (інструкції), форми уніфікованих документів, штатні розписи та інші.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження (проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа)  або виданням спеціального розпорядчого документа.

На документах, які підтверджують права громадян і юридичних осіб, а також тих, що фіксують факт витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис має завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться  на положеннях, статутах, угодах, посвідченнях, дорученнях та інших документах, перелік яких визначається в інструкціях про діловодство. Негербова печатка  (відображає лише назву установи, організації чи їхнього структурного підрозділу) ставиться на копіях документів і на розтиражованих примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Правильно розміщена печатка має захоплювати кілька літер назви посади особи, що підписала документ.

Важливою частиною роботи з вихідними документами є їх правильне адресування.

Документи адресуються установі, підприємству, організації, їх структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. При цьому в двох перших випадках їх назви ставляться в називному відмінку. Посада і прізвище посадової особи – в давальному відмінку.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат повинен зазначатися узагальнено, наприклад: “Підприємства автомобільного транспорту м. Києва”, “Міським головам Київської області” тощо.

Документ не повинен мати більше ніж чотири адресати. В іншому випадку складається список на розсилання і на кожному документі зазначається лише один адресат.

Порядок і форма запису адреси установи, підприємства, організації мають відповідати сучасним Правилам надання послуг поштового зв’язку. Відповідно до чинних правил (п. 58) встановлена наступна форма запису адреси:  Назва адресата (отримувача) в називному відмінку (для фізичних осіб – прізвище, ім’я, по батькові, для юридичних осіб – повна назва підприємства, установи, організації, а також посада, ім’я і прізвище). На простих і рекомендованих листах (крім позначених – “До запитання” можуть бути позначені лише прізвище та ініціали  або ім’я і прізвище адресата (отримувача). Далі послідовно зазначаються: назва вулиці, номери будинку, приміщення (квартири, офісу); назва населеного пункту, району, області; поштовий індекс[4].

Важливе значення в організації роботи із вхідними документами мають резолюції. Це написи керівників установ (підприємств, організацій) на документах, які містять вказівки щодо їх виконання.  Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців); зміст доручення; термін виконання; особистий підпис керівника; дата. Якщо доручення дається кільком виконавцям, то головною є особа, зазначена в резолюції першою. З метою виконання доручення вона має право координувати роботу інших виконавців, скликати їх.

Під час проходження документа на ньому робляться необхідні помітки:

♦           про надходження (реєстрацію);

♦           про поставлення на контроль (реквізит 20 – штамп “К” або “КОНТРОЛЬ”);

♦           про виконання документа і направлення його до справи;

♦           про перенесення даних на машинний носій;

♦           відмітка про безпосереднього виконавця (прізвище й номер службового телефону),  у разі необхідності – про машиністку, оператора комп’ютерного набору (перші літери імені та прізвища, кількість примірників і дата друкування чи набору – ЛГ 4 17.01.2006.

         При прийнятті на роботу, навчання, засвідченні трудових, житлових, майнових та інших прав громадян, а також при формуванні особових справ працівників установа, організація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту та інші). Помітка “Копія” ставиться у верхній частині першого аркуша документа. Напис засвідчення документа складається із слова “Згідно з” (рос. – “Верно”), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії. Цей напис проставляється під реквізитом “Підпис”.

На копіях вхідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; запис про засвідчення документа, завірена печаткою з найменуванням установи (негербовою)  або її канцелярії. Копія документа має зберігати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Нерідко на практиці доводиться робити додатки до документів. Вони бувають 3-х видів:

♦           додатки, які затверджуються або вводяться в дію розпорядчим документом (положення, статут, порядок, перелік тощо);

♦           додатки, які роз’яснюють зміст основного документа (таблиці, розрахунки тощо);

♦           додатки, які є самостійними документами, що надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі необхідні для конкретного документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків подаються у тексті. Додатки до розпорядчого документа повинні мати посилання на цей документ, його дату і номер, яке проставляється на верхньому правому полі першого аркуша додатку. За наявності кількох додатків на них позначаються порядкові номери, при цьому знак “№”  перед цифровим позначенням не ставиться.  Наприклад:  

Додаток 3                                                до наказу Міністерства освіти і науки України 20.05. 2006  № 17

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи (організації) на лицевому боці останнього аркуша додатку.

Примірна інструкція з діловодства в органах виконавчої влади визначає вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами. Чітко визначаються форма викладу тексту, розміщення реквізитів, довжина рядків та інші вимоги до оформлення сторінки тексту.

Надрукований (набраний на комп’ютері) текст перевіряє виконавець. Виправлення тексту допускаються лише на машинці.

Підготовка та оформлення документів до засідань колегіального органу. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів роботи та в міру потреби. Документи з питань, що виносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше, ніж за 5 днів до засідання. До них належать:

•            доповідна записка (адресована колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

•            проект рішення колегіального органу, а в разі потреби і проект наказу чи розпорядження;

•            довідка про погодження проекту з заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

•            список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Оформлення документів про відрядження. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань та кошторисами витрат на відрядження.

У разі потреби у відрядженні працівника поза планом керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім’я керівника установи або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідчення про відрядження передається керівникові установи, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал. У ньому зазначаються: порядковий номер; прізвище ім’я та по батькові працівника; місце роботи та посада; місце й мета відрядження; дата і номер посвідчення про відрядження; термін відрядження;  термін фактичного перебування у відрядженні.

Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії установи.

В інструкціях з діловодства визначається порядок оброблення і розсилання вихідних документів.  Їх забезпечує загальний відділ (канцелярія).

Організація контролю за виконанням документів.  Завданням контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, документів органів вищого рівня.

Відповідальність за виконання несуть особи, зазначені в розпорядчому документі чи в резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу установи, а в структурних підрозділах – на секретаря або працівника, відповідального за діловодство.

Строки виконання документів указуються в самому конкретному документі або встановлюються актами законодавства. Документи без зазначення строку повинні бути виконані не пізніше, ніж за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів з дня підписання.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою особи, яка його встановила, або посадової особи, що її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, ніж за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Порядок здійснення контролю  за виконанням документів:

♦          Постановка документів на контроль, формування картотеки  контрольованих документів.

♦          Перевірка своєчасності  доведення документів до виконавців.

♦          Попередні (проміжні) перевірки і регулювання ходу виконання.

♦          Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням.

♦          Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів.

♦          Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів.

♦          Зняття документів з контролю.

♦          Формування картотеки виконаних документів.

В установах з великим обсягом документообігу контроль може здійснюватися за допомогою персонального комп’ютера.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, визначені в ньому, вирішені і кореспондентові дана відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зробити це може лише той керівник, який поставив документ на контроль, або особа, яка його офіційно заміщає. При цьому на документі і на реєстраційно-контрольній картці робиться помітка про зняття з контролю, передання до справи.

Обов’язковим для кожної установи (організації) документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його видом і змістом, відбору документів на державне збереження в процесі діловодства, є номенклатура справ. Це систематизований перелік найменувань справ, які створюються в діловодстві установи (організації), оформлений відповідно з зазначенням строків зберігання справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи (організації) складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів, кожна з яких складається на основі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу.

Після виконання документів вони групуються в справи, яким даються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого вона заводиться. 

Розміщення справ у  номенклатурі структурного підрозділу повинне відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до номенклатурної справи. Як правило, першою розміщується група справ, які містять документи органів вищого рівня, потім – група організаційно-розпорядчої документації самої установи (організації) – розпорядження, накази, рішення тощо; планово-звітна документація і листування. Першими в групі листування розміщуються справи, які містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатору структури підрозділу) и порядкового номера в межах підрозділу. За наявності томів індекс ставиться на кожному томі з зазначенням: Т.1, Т.2 тощо.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи (організації). Вона складається в 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою. Ці примірники розподіляються наступним чином:

•           перший – зберігається в справах канцелярії;

•           другий – передається до архівного підрозділу установи (організації) для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

•           третій – передається в архівну установу, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ:

•           четвертий – розподіляється по розділах між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи. 

Зведена номенклатура підлягає повторному перескладенню і переузгодженню з відповідним державним архівом раз на п’ять років або у випадку змін у структурі, функціях і характері роботи установи. (організації).

Виконані документи відповідно до номенклатури справ формуються у справи, кожна з яких за обсягом не повинна перевищувати 250 аркушів       (30-40 мм товщини). Принципи формування справ і  основні вимоги до нього викладені в інструкціях з діловодства.

Документи з часу їх створення (надходження) і до передання в архівний підрозділ установи (організації) оперативно зберігаються за місцем їх формування в справах. Їх схоронність забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні  за діловодство.

Завершені діловодством справи постійного зберігання і тривалого (понад 10 років) зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного збереження і використання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з його керівником. Питання передання документів в архів регулюються відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

 

3.   Функції діловодної  служби



 

 

Ведення діловодства відповідно до вимог державних інструкцій і стандартів щодо діловодства покладається на діловодну службууправління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Указу Президента України, статуту або положення про установу (організацію), Примірною інструкцією з діловодства і затверджується керівником установи  (організації).

Основне завдання діловодної служби – встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів.

Виходячи з основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу.

Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).

За  дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад  при керівникові установи (організації).

Діловодна служба організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

Діловодна служба здійснює контроль за підготовкою і оформленням документів, їх своєчасним виконанням в установі (організації), вживає заходів щодо скорочення строків виконання документів, аналізує й узагальнює дані про хід і результати цієї роботи

Важливе місце в роботі служби посідає приймання, реєстрація, облік, забезпечення зберігання, оперативного пошуку та інформування про документ, доставка документів. Діловодна служба забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності і якості обробки і використання документів, які створюються в діяльності установи (організації) та інших організації, що входять до системи її управління, для передання їх на державне збереження. Вона вдосконалює форми і методи роботи з документами у вищезазначеній сфері з урахуванням використання організаційної техніки і комп’ютерних технологій.

Діловодна служба здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи (організації), організовує навчання, підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства. Вона впроваджує в цю роботу державні стандарти, уніфіковані системи документування, інші нормативи в установі (організації), а також в організаціях, що належать до сфери її управління.

Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації).

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (організації). Він повинен мати вищу (або середню спеціальну, базову вищу) освіту і стаж роботи в діловодній службі не менше 3-х років.

               За характером діяльності він взаємодіє з усіма підрозділами, службами установи (організації) та їхніми керівниками, з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби:

•           організовує, спрямовує й координує роботу персоналу служби;

•           контролює додержання встановлених правил роботи з документами в установі та в  організаціях, що входять до сфери її управління; 

•           доповідає керівникові про стан роботи з документами;

•           вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення і накладення на них стягнень;

•           вживає заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі (організації), а також в організаціях сфери їх управління, здійснює контроль у цій справі;

•           підписує й візує документи у межах своєї компетенції;

•           бере участь у засіданнях колегії, а також у нарадах які проводяться керівником установи (організації).

Керівник діловодної служби має право залучати спеціалістів організації до підготовки документів за дорученням керівництва, запрошувати відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами, повертати проекти документів виконавцям і вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність  за забезпечення  додержання установленого порядку роботи з документами в установі (організації); виконання плану роботи і додержання необхідних умов праці персоналу діловодної служби;   забезпечення трудової та виконавчої дисципліни в її колективі.

*  *  *

Як і будь-яка галузь чи сфера діяльності, діловодство постійно розвивається і вдосконалюється, реагуючи на новітні процеси у правописі державної мови (мови ділового спілкування), досягнення у документалістиці, роботі з документами в Україні та за рубежем. Впроваджувати схвалені компетентними органами нашої держави сучасні форми і методи діловодства, підвищувати його культуру – важливе завдання працівників діловодних служб, державних службовців і службовців органів місцевого самоврядування, керівних кадрів і спеціалістів підприємств та організацій.

Культура діловодства – це яскравий показник культури управління, його стилю і методів.

 

Список  рекомендованої  літератури

 

Конституція України. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. - К.: Преса України, 1997. - Ст. 10, 117, 118, 144.

Закон України "Про місцеві державні адміністрації": Офіційне видання. - К.: Парламентське видавництво, 1999.

Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні" //Урядовий кур’єр, - 1997. - 14 червня. - № 107-108.

Положення про порядок підготовки і внесення проектів указів і розпоряджень Президента України: Затверджено Указом Президента України від 10 вересня 1994 р. № 512/94 //Вісник державної служби України. - 1996. -№ 2. - С. 70-72.

Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України: Затверджено постановою Президії і Верховної Ради України №668-ПВ від 30 жовтня 1995 р. // Вісник державної служби України. – 1996. - № 2.- С. 73-60.

Положення про підготовку проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 523 //Вісник державної служби України. – 1993. - № 2. -  С. 66-86.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 /// Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50; 2001. - № 48. – Ст. 2141 (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. № 1173 // Урядовий кур’єр. – 2003. – 5 серпня. –    № 143).

Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 11 грудня 1999 р. № 2263 Типовий регламент місцевої державної адміністрації //Офіційний вісник України. - 1999. - № 50. - Ст. 2456.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 13 березня 2002 р. № 335 //Офіційний вісник України. - 2002. - № 12. - Ст. 598.

Правила надання послуг поштового зв’язку:  Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155 (Адресування поштових відправлень, пп. 58-59).

Про внесення змін до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2001 р. № 56 // Вісник державної служби України. – 2001. - № 1. – С. 28.

Про внесення доповнення до методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ: Наказ Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 р. № 73 // Вісник державної служби України. –  2000. - № 4. – С. 106-107.

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях: Наказ Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 р. № 58. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях // Бюллетень Міністерства праці України. – 1993. - № 9-10. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту України від 26 березня 1996 р. № 29, зареєстрованим у Мін’юсті України  24 квітня 1996 р. № 202 / 1227.

Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань: Затверджено наказом Головдержслужби України від з1 травня 2002 р. № 39 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 74-88.

Інструкція з реалізації положень Порядку проведення обов’язкової спеціальної перевірки відомостей, що подають кандидати на зайняття посад державних службовців: Затверджено наказом Головдержслужби України, Державної податкової адміністрації України, МВС України, Служби безпеки України від 1 серпня 2002 р. № 56 / 377 / 768 / 254 та зареєстровано в Мінюсті України 9 серпня 2002 р. №  644 / 6932 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 89-95.

Управління експертизи та аналізу розвитку територій Секретаріату Кабінету Міністрів України. Збірник нормативно-правових актів з питань діяльності місцевих державних адміністрацій. – Вип. 2. – К., 2000. – 162 с.

Бойко М.Д., Співак В.М., Хазін М.А. Цивільно-правові документи: зразки заяв, скарг, договорів, заповітів, доручень, контрактів, актів з цивільно-правових питань / За ред. В.Д Гвоздецького. – Вид. 4. – К.: Наукова думка, 2001. – 320 с.

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. –3-тє ви., переробл. і допов. – К.: А.С.К., 2002. – 398 с.

Державне управління, державна служба і місцеве самоврядування: Монографія /Кол. авт.; за заг. ред. проф. О.Ю.Оболенського. - Хмельницький: "Поділля", 1999. - 570 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.- 384 с.

Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ «БАО», 2006. – 480 с.

Коваль А.П. Культура ділового мовлення: Писемне та усне ділове спілкування. - Вид. 3. - К.: Вид-во при Київському державному ун-ті Видавничого об’єднання "Вища школа”, 1982. - 287 с.

Коцемир В. Професійно-кваліфікаційна характеристика, посадова інструкція як основа роботи з державними службовцями // Вісник УАДУ. – 2001. - № 2. – Ч. 1. – С. 376-383.

Малиновський В. Функція прийняття управлінських рішень //Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. - 1999.-№ 3. - С. 42 - 50.

Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших ділових документів українською мовою. - К.: "Тех­ніка", 1992. – 400 с.

Плотницька І.М. Ділова українська мова у сфері державного управління: Навч. посібн. – К.: Вид-во УАДУ, 2000. –192 с.

Пономарів О. Культура слова: Мовностилістичні поради: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1999. – 240 с.

Справочная книга корректора и редактора: Редакционно-техническое оформление рукописи, вычитка, корректура / Под общ. ред. А.Э. Мильчина.- М.: “Книга”, 1974. – 416 с.

Тугаєнко-Сєряк С.М. Довідник службовця. – К.: “А.С.К.”, 2000. – 416 с.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт та ін. – К.: Довіра; УНВУ “Рідна мова”, 1997. – С. 303-382.

Управленчиские процедуры. – М.: “Наука”, 1988. – 272 с.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Літера, 2000. –480 с.

 

Нормативні документи та державні стандарти

 з питань підготовки та оформлення  офіційних (ділових) документів

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД; на уніфікованих формах, розроблених до 1 липня  2000 р., – УКУД) ДК 010 – 98: Затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України 31 грудня 1998 р. № 1024  (замість ДК 010 – 96).

Класифікатор системи одиниць вимірювання та обліку ДК 011 – 96. (Після його введення в дію в Україні втратив чинність “Общесоюзній классификатор. Система обозначений единиц измерений, используемых в АСУ”, прийнятий у 1998 р.).

ДСТУ 2732 – 94 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” (чинний з 1 липня 1995 р.).

ГОСТ 6. 38 – 90 “Система организационно-распорядительной документации.  Требования к оформлению документов”.

ГОСТ 9327 – 60 “ Бумага и изделия из бумаги.  Потребительские форматы”. ( Установлено два формати паперу для виготовлення службових документів: А4  (210 х 297); А5  (210 х 148).

ГОСТ  6. 39 – 72 (попередній, втратив чинність)  “Унифицированные системы документации.  Система организационно-распорядительной документации.  Формуляр-образец”.

 

 

Типові недоліки оформлення і збереження документів

 

         Неохайність, неграмотне оформлення документів призводить до плутанини у вирішенні багатьох життєвих справ громадян, до порушення їх законних прав, вирішенні пенсійних, спадкових та інших питань.

         До непоодиноких випадків такого ставлення до оформлення документів (наказів, записів у трудових книжках тощо) належать:

•                     Викривлення у написанні прізвищ, імен та по батькові громадян:  замість “Ганна” – “Галина”;  замість “Андріянівна” – “Андріївна” та ін.

•                     Спрощене або викривлене зазначення професій та посад працівників, періодів їхньої роботи. Наприклад, відповідно до запису, занесеного в трудову книжку, працівниці ВАТ “Алчевський металургійний комбінат” Е. Копитько, вона працювала інструктором газорятувальної станції.                    В дійсності ж – жінка працювала майстром газорятувальної станції – на посаді, яка дає право на пільгове обчислення періоду роботи за списком № 1.  Для встановлення справедливості необхідні звернення до суду,  з’ясування питання в архівах і отримання додаткових довідок про характер праці.  А це – настрій і здоров’я людини.  Див.: “Урядовий кур’єр”. – 2006. – 3 червня. – № 103.

•                     Втрата і непередання до архівів документів ліквідованих, приватизованих підприємств. Під час реформування економіки, коли державна власність масово змінювалася на приватну, недобросовісні керівники новостворених підприємств не здавали відповідні документи в обласні архіви, як цього вимагає законодавство. Вони просто знищували їх.  Пояснення – згоріли при пожежі, затоплені під час повені  та інші причини. Але ж таких підприємств серед приватизованих в Україні – 90 відсотків !  До відповідальності їх керівників не притягнуто, що є свідченням байдужості й державних органів до долі працівників цих підприємств.  Див.: “Урядовий кур’єр”. – 2006. – 3 червня. – № 103.

 

 

 


  [1] Український радянський енциклопедичний словник: В 3-х томах / Редкол.: А.В. Кудрицький та ін. – К.: Голов. Ред. УРЕ. – 2-е вид. – Т. 1. – С. 538.

[2]  Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 /// Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50; 2001. - № 48. – Ст. 2141 (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. № 1173 // Урядовий кур’єр. – 2003. – 5 серпня. –    № 143).

 

[3] Див.:  Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 11 грудня 1999 р. № 2263 Типовий регламент місцевої державної адміністрації // Офіційний вісник України. - 1999. - № 50. - Ст. 2456.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 13 березня 2002 р. № 335 // Офіційний вісник України. - 2002. - № 12. - Ст. 598.

[4] Див.: Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155 // Урядовий кур’єр. – 2002. – 4 вересня. -  № 161.



Отдых с детьми на море, Крым, Севастополь, Любимовка.