Skip to Content

Методика підготовки офіційних документів

СНІТЧУК М.О.                                   

Кандидат історичних наук, доцент

 

 

методика підготовки офіційних документів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування,  ПІДПРИЄМСТВ,  УСТАНОВ

І  ОРГАНІЗАЦІЙ

 

Документ /у перекладі з латинської – "повчальний приклад", "спосіб доказу"/ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'­єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Це матеріальні носії фіксованої інформації.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким пи­сьмовим способом - рукописним, машинописним, друкарським, спо­собом комп'ютерного набору.

Виділяються такі види документів за ознаками класифікації і групами:

За найменуванням – лист, заява, протокол, доповідна запис­ка, розпорядження, наказ та інші.

За змістом інформації - загальні, адміністративні, спеціа­лізовані /з фінансових, комерційних питань тощо/.

За призначенням - організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів.

За походженням - внутрішні, зовнішні.

За напрямом - вхідні, вихідні.

За джерелами виникнення - первинні, вторинні.

За формою - стандартні /типові/, індивідуальні /нестандарт­ні/. Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за обов'язковими правилами /типові листи, положення, інструкції/. Індивідуальні документи створюються у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.

За технікою відтворення - рукописні, відтворені механічним способом.

За ступенем гласності - для службового користування, таємні, цілком таємні.

За терміном зберігання - постійного зберігання, тривалого зберігання /понад 10 років/, тимчасового зберігання /до 10 років/.

За стадіями відтворення - оригінали, копії. Копії - це від­тиск /повна копія оригіналу, що залишається у відправника/, ви­тяг /відтворює частину тексту/, дублікат /другий примірник доку­мента, виданий у зв’язку з втратою оригіналу/.

За юридичною силою - справжні, підробні. Справжні документи бувають дійсні /що зберігають юридичну силу/ і недійсні /ті, що втратили юридичну силу/. Підробні - це документи, зміст або рек­візити яких не відповідають істинним. Підробка буває матеріаль­ною, коли подаються неправильні відомості, робляться виправлення підчищення, та інтелектуальною, коли документ готується свідомо неправильного змісту.

За носієм інформації - на папері, диску, магнітній плівці, фотоплівці, стрічці,  перфострічці.

За складністю - прості /односкладні/ і складні /дво- і багатоскладні/. Прості документи відображають лише одне питання. Склад­ні документи висвітлюють, як правило, кілька питань. Їх текст мі­стить різні логічні елементи, додатки тощо.

За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, ду­же термінові.

 

Основні  загальні вимоги до офіційних,

ділових документів

 

  • Наукова обґрунтованість і цілеспрямованість.
  • Відповідність чин­ному законодавству /законність/.
  • Врахування документів органів виконавчої влади вищого рівня, наступність і погодженість з основними положеннями попередніх власних документів і рішень.
  • Компетентність. Рішення, вказівки, вимоги, рекомендації, сформульовані в документі, не повинні суперечити загальнодержав­ним, загальногалузевим тощо. Документ має видава­тися лише у межах повноважень, компетенції відповідного органу. Конкретні зобов’язуючі пункти рішень, розпоряджень, наказів не повинні адресуватися органам, організаціям, посадовим особам, які не мають повноважень і прав на вчинення певних дій, прове­дення заходів, визначених для них у документі.
  • Достовірність, об'єктивність оцінки явищ, фактів, процесів.
  • Своєчасність і справжня необхідність документа, відповід­ність його призначенню. Важливі раціональне скорочення паперового потоку, своєрідний "захист" справжньої необхідності прийняття того чи іншого рішення, видання розпорядження чи нака­зу, запиту письмових довідок та інформації.
  • ·          Повнота змісту, переконливість, конкретність, точність, стислість документа.

-            Повним вважається текст документа, зміст якого вичерпує всі істотні обставини справи.

-            Переконливим є обґрунтований текст документа, який сприяє прийняттю пропозиції чи задоволенню викладених прохань, реаліза­ції внесених пропозицій. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріван­ню конфлікту.

-            Конкретність документа виявляється в оперуванні його розроб­ника конкретними фактами, цифрами, висновками, пропозиціями. Рі­шення, розпорядження, накази мають конкретно визначити: що треба зробити, яких заходів вжити; коли має бути виконане накреслене в документі; хто є конкретний виконавець. У цьому - важлива умова їх дієвості.

-            Точним текст документа є тоді, коли в ньому відсутнє под­війне тлумачення слів та виразів, коли кожна думка чітко визна­чена і зрозуміла.

-            Стислість документа виявляється в тому, що його текст є ко­ротким за обсягом і глибоким за змістом. У ньому відсутні зайві слова, смислові повтори, довгі міркування і відступи не по суті справи, загальновідомі пояснення й екскурси.

  • ·                   Дотримання вимог мовної культури оформлення тексту.         Мовна культура - це й знання правил укладання кожного виду ділових паперів та їх оформлення. Це стосується як формуляру доку­мента, так і його словесного наповнення: вибору слів і граматичної форми, окремих рис синтаксису.
  • Послідовність і логічність викладу             
  • Дотримання вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та передбачених примірною інструкцією,  інструкціями з діловодства вимог до обсягу й оформ­лення кожного документа.

 

 

 

Методика підготовки окремих видів офіційних документів та інформаційних матеріалів

 

Загальними моментами, які слід мати на увазі, розпочинаючи підготовку документа, є:

  • врахування мети документа і завдань, що вирішуються шля­хом його прийняття /видання/;
  • врахування загальних вимог, що ставляться до такого виду документів;
  • наявність достатнього аналітичного матеріалу, фактів;
  • визначення системи використання аналітичного матеріалу, фактів;
  • визначення обсягу документа /інформаційного матеріалу/.

 

 

Підготовка доповіді

 

Важливу роль у підготовці та проведенні засідань колегіальних органів, зборів, нарад відіграють доповіді. Вони не є документами у повному розумінні цього поняття. Але їх зміст у поєднанні з можливостями усного публічного виступу справляє значний вплив на формування думки учасників засідань колегіальних органів, нарад і зборів, на остаточне формулювання рішень і рекомендацій.

Доповідь - це продуманий виклад узагальненої інформації з певних питань з глибоким аналізом стану справ, обґрунтованими і чітко сформульованими висновками і пропозиціями щодо шляхів розв'язання назрілих завдань, усунення недоліків та їх причин, удосконалення, поліпшення роботи галузі, території, підприємства,  установи, сфери діяльності.

Доповідь керівника завжди має певний характер звіту перед учасниками засідання, наради, зборів. У цьому виявляється демократизм, прозорість діяльності органів виконавчої влади, керівництва підприємств та організацій.

Особливістю ділової доповіді є те, що її завчасно розданий учасникам засідання чи наради розтиражований текст може стати предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями. Проте найефективнішим був і лишається усний виклад з наступним зацікавленим обговоренням.

Як і будь-який публічний виступ, усна доповідь містить елементи емоційності. Але надмірна, зайва емоційність під час її викладу небажана: захопившись “артистизмом”, аудиторія може некритично сприйняти зміст доповіді.

Деякі побажання при підготовці доповідей.

Ще нерідко в доповідях господарські питання аналізуються з точки зору суто господарських показників і результатів, перетворюються на статистичні, бухгалтерські звіти. у той же час недосить чітко розкриваються організаційно-виховні чинники, які впливають на вирішення господарських, виробничих завдань. Не можна випускати з уваги, що відповідні орган чи організація, керівник забезпечують реалізацію державної політики. Для них займатися господарством означає в першу чергу займатися людьми, які ведуть господарство, - керівниками, спеціалістами, іншими працівниками. Тому в доповіді слід також глибоко аналізувати засоби, форми, методи впливу органу виконавчої влади, керівництва організацій, що належать до системи його управління, на розв'язання кадрових проблем, організацію і виховання, політико-психологічний настрій у колективах, населених пунктах, на створення належних умов праці і життя людей.

Не слід під конкретністю доповіді на засіданні, нараді чи зборах розуміти її  наповнення  численними  прикладами, фактичними даними, прізвищами керівників і фахівців. Перенасичення доповіді недостатньо узагальненими прикладами, числовими показниками, відсотками втомлює слухачів, знижує їх інтерес до обговорюваного питання. Конкретність виявляється не в кількості, а в типовості змісту прикладів, цифр. При цьому важливо не просто навести приклад, назвати проценти чи абсолютні дані. Їх треба подати в порівнянні /по роках чи періодах, з даними близьких за профілем підприємств, інших галузей, територій тощо/. Важливо проаналізувати причини сучасного стану справ, шляхи, що привели до успіху, чи висновки, які слід зробити з наведених прикладів і даних. Прізвища керівників, інших працівників треба не просто перерахувати, а назвати з необхідною характеристикою особистого внеску в успіх або недоліки, які вплинули на вирішення питання, що обговорюється.

Бажано уникнути однобокості у визначенні персональної відповідальності за недоліки і прорахунки. Називаючи причини, що залежать від нижчих ланок, підприємств, господарств, доповідач має проаналізувати й недоліки в роботі керівного органу, його підрозділів, апарату. Така самокритичність позитивно сприймається учасниками засідання, наради і налаштовує на спільний пошук шляхів і засобів удосконалення роботи, а не на пошук контраргументів.

Важливо забезпечити чітку лінію, послідовність і обґрунтованість в оцінці організацій і окремих керівників. Слід уникати багаторазового згадування у доповіді одних і тих же організацій, підрозділів, керівників чи працівників - в одних випадках у зв’язку з позитивною, в інших - у зв’язку з негативною оцінкою їхньої роботи. Необхідні старанне виваження й обґрунтування у цій справі.

Зміст доповіді істотно доповнюють виступи учасників обговорення.

Доповідь є основою для вироблення проекту рішення, який доопрацьовується з урахуванням наступного обговорення.

 

Рішення колегіального органу

 

Проект рішення подається на розгляд колегіального органу не пізніше, ніж за 5 днів до його засідання. Він розробляється паралельно з доповіддю або доповідною чи  пояснювальною запискою.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту рішення покладається  на керівника відповідного структурного підрозділу установи.

Текст рішення, як правило, складається з двох основних частин: констатуючої /вступної, аналітичної/  і постановної.

Констатуюча /вступна, аналітична/ частина проекту рішення не повинна повторювати змісту доповіді чи доповідної, пояснювальної записки. Вона містить основні висновки, що випливають із названих документів.

Початок констатуючої /вступної, аналітичної/ частини не має бути декларативним - він з перших слів повинен показати суть питання, зв’язок рішення, яке приймається, з актами органів вищого рівня. Констатуюча частина рішення містить:

- загальну оцінку стану справ у питанні, яке розглядається, чи в установі, на підприємстві, у районній державній адміністрації, органі місцевого самоврядування, стан роботи яких обговорюється ;

- аналіз позитивного досвіду, чинників його досягнення;

- доказову й переконливу критичну оцінку стану справ, розкриття об’єктивних і суб’єктивних причин наявних недоліків.

Не слід у констатуючій частині обмежуватися лише перерахуванням показників стану економіко-господарської роботи або недоліків. Важливо дати оцінку засобам, формам, методам управлінської, організаційної роботи, які застосовувалися при вирішенні питання, що розглядається.

Найважливіші узагальнені статистичні дані повинні мати порівняльний характер, тобто зіставлятися з даними за відповідний минулий період, середньообласними, середньорайонними, середньогалузевими тощо.

У констатуючій частині недоцільно деталізувати перелік прикладів - це перетворює її на повторення доповіді чи доповідної записки. При визначенні причин недоліків слід називати і їх персональних винуватців.

Постановна /конструктивна/ частина рішення містить:

- загальну оцінку роботи апарату органу виконавчої влади, установ, що входять до сфери його управління, керівників підприємств, підрозділів тощо /схвалити, визнати недостатньою, визнати незадовільною, звернути увагу на наявні недоліки тощо/;

- зміст заходів, спрямованих на поширення позитивного досвіду або на усунення недоліків і причин, які їх породжують. При цьому особливу увагу слід приділити конкретності заходів. Важливо показати: який досвід, якими засобами поширювати, в яких організаціях він може впроваджуватися.

Конкретність рішення передбачає заходи щодо усунення всіх недоліків, названих у констатуючій частині. Пункти постановної частини мають дати конкретні відповіді на запитання: що треба зробити для усунення недоліків; як, яким способом; кому; у які терміни. Слід уникати в рішенні пунктів, що розпочинаються виразами: "посилити", "поглибити", "активізувати", "піднести відповідальність", "ширше практикувати" - та іншими аналогічними без їх наступної конкретизації. Такі декларативні пункти прирікають рішення на неконтрольованість. Їх неможливо перевірити.

Реалістичність рішення полягає в тому, що заплановані заходи враховують наявні сили, засоби, кошти та інші можливості. Тому проект рішення обов’язково погоджується із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами, організаціями.

Проекти рішень, які подаються колегіальному органу, мають містити ґрунтовний аналіз стану оправ, точну й вичерпну оцінку обговорюваного питання, чітко сформульовані завдання, засоби, форми і методи їх вирішення, строки виконання і конкретних виконавців.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя шляхом видання наказів, розпоряджень керівника установи. Вони доводяться шляхом надсилання до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи.

Розпорядження

 

Вимоги, аналогічні до змісту та методики підготовки рішення колегіального органу, ставляться до підготовки розпорядження центрального органу виконавчої влади, голови обласної /міської/, районної державної адміністрації (ст. 6, 43, 44, 45, 49, 50 Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, Типовий регламент  місцевої державної адміністрації[1], регламенти обласних, Київської і Севастопольської міських, районних державних адміністрацій, Київської міської ради [2].

Порядок підготовки проектів розпоряджень Кабінету Міністрів України, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади регламентується відповідними положеннями3  та регламентами названих органів.

Підготовка проекту рішення  передбачає:

1.      Усвідомлення та визначення проблеми, необхідності рішення та його мети.

2.      Визначення принципових завдань рішення і добір виконавців його проекту.

3.      Вивчення законодавчих і нормативних актів та спеціальної літератури з відповідних питань.

4.      Інформаційне забезпечення підготовки та прийняття рішення: аналіз необхідної інформації, фактичного стану справ.

5.      Вивчення і врахування регіональних, галузевих та інших особливостей, врахування (а в разі потреби й формування) громадської думки.

6.      Збір пропозицій, вироблення варіантів проекту рішення, порівняння й оцінка їх очікуваних результатів, витрат сил і засобів, коштів, ступеня ризику, недоліків тощо. При розгляді варіантів проекту рішення важливо:

  • виключити (відсіяти) явно нераціональні й нежиттєві;
  • порівняти альтернативні варіанти за показниками і відібрати ті, що мають переконливу перевагу;
  • проаналізувати обгрунтування варіантів з точки зору повноти, якості й достатності використаної інформації;
  • вивчити реалістичність запропонованих варіантів (чи пропозицій) стосовно до умов їх реалізації, обставин і чинників, які можуть позитивно або негативно вплинути  на  виконання  рішення.

7.      Відбір найвідповіднішої альтернативи, пошук оптимального варіанту проекту рішення. При цьому може виявитися неможливість вибору одного із запропонованих варіантів, а необхідність вироблення проекту рішення на основі поєднання найбільш конструктивних і раціональних елементів, пропозицій з усіх варіантів. Так виробляється проекти оптимального, прийнятного рішення.

8.      Вироблення проекту рішення, узгодження його в підрозділах, з керівниками заінтересованих органів і організацій (візування проекту). Обов’язковою є  віза керівника чи повноважного працівника юридичної служби, після якої жодні зміни до проекту рішення не вносяться.

9.      Подання проекту управлінського рішення (розпорядження, наказу тощо) керівництву органу, установи, організації.

Відповідно до змін, внесених до Типового регламенту місцевої державної адміністрації, передбачено при поданні проектів розпоряджень додавати довідку про погодження проекту, а також пояснювальну записку до нього, яка містить висвітлення наступних питань:

  • ·          обгрунтування необхідності прийняття розпорядження;
  • ·          мета, завдання прийняття розпорядження;
  • ·          загальна характеристика та основні положення проекту розпорядження;
  • ·          стан нормативно-правової бази у даній сфері правового регулювання;
  • ·          фінансово-економічне обгрунтування (у разі, коли розпорядження вимагає матеріально-фінансових витрат);
  • ·          прогноз соціально-економічних та інших наслідків  прийняття розпорядження[3].

 

Проекти розпоряджень голови місцевої державної адміністрації вносяться управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами державної адміністрації /а голови обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації - також відповідними райдержадміністраціями/.

Проекти розпоряджень до їх внесення відповідній державній адміністрації підлягають обов'язковому погодженню із заінтересованими її підрозділами, а в разі потреби - з іншими органами і організаціями. Погоджений проект візується керівниками цих підрозділів та органів і організацій.

Проект розпорядження подається після проведення відповідної експертизи з пояснювальною запискою, що містить необхідні розрахунки та обґрунтування і прогнози соціально-економічних результатів його реалізації.

У разі, коли розпорядження, що готується, тягне за собою зміни або доповнення до інших розпоряджень, то ці зміни або доповнення включаються до проекту розпорядження або подаються окремим актом одночасно з проектом.

У зв’язку з цим у проектах розпоряджень керівників органів виконавчої влади констатуюча (вступна, аналітична) частина, як правило, відсутня або вона складається з одного речення.

Проекти розпоряджень із соціально-економічних питань повинні, як правило, мати преамбулу, у якій викладається аналіз стану оправ і причин недоліків у розв'язанні відповідних проблем, визначається мета видання розпорядження.

Встановлені завдання мають бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців і визначенням термінів виконання завдань. У необхідних випадках у проекті розпорядження можуть передбачатися проміжні контрольні терміни інформування місцевої державної адміністрації про хід виконання встановлених завдань.

Внесений проект розпорядження доповідається голові державної адміністрації або його заступнику /відповідно до розподілу обов’язків/, за дорученням якого апаратом проводиться опрацювання проекту, а також редагування тексту. На це відводиться до 10 робочих днів.

Проект розпорядження візується працівниками апарату, які здійснювали його опрацювання /в обов'язковому порядку - працівниками юридичної служби/, заступником голови державної адміністрації, який відповідає за його підготовку, та у разі необхідності іншими заступниками голови і передається керівнику апарату для доповіді його голові місцевої державної адміністрації.

Окремо доцільно відзначити важливу роль голови державної адміністрації,  керівника установи як найбільш інформованого і компетентного, досвідченого керівника, у забезпеченні цілеспрямованості, високої якості розпоряджень ще на стадії їх підготовки та опрацювання їх проектів. Голова має бути переконаним, що підготовка цих документів - не технічна, не чорнова робота, а одна з найважливіших складових усієї діяльності державної адміністрації. Від якості розпоряджень великою мірою залежить і авторитет керівника. Він покликаний задавати тон у роботі, спрямовувати думку державних службовців апарату, брати особисту участь у виробленні нових ідей, пропозицій і рекомендацій,  прогнозувати й оцінювати ситуації.

До вироблення проектів розпоряджень слід залучати найбільш компетентних фахівців. Доцільно також всебічно вивчати і враховувати громадську думку шляхом:

  • безпосередніх зустрічей з людьми, прийому громадян, аналізу й узагальнення заданих під час проведення днів інформування запитань, висловлених зауважень і пропозицій;
  • узагальнення матеріалів проведених за необхідності анкетних та запрограмованих усних опитувань громадян;
  • аналізу документальних джерел /статистичних матеріалів, матеріалів преси, звернень громадян тощо/.

Практика переконує у важливості не тільки вивчення, але й активного формування громадської думки щодо необхідності видання того чи іншого розпорядження, що особливо стосується інтересів, умов життя і праці, добробуту громадян. З цією метою використовуються всі форми і методи роз’яснення мети, переконання людей у необхідності прийняття і реалізації відповідних актів чи здійснення заходів.

Проекти розпоряджень з питань соціально-економічного розвитку відповідної території у разі необхідності попередньо обговорюються на засіданнях колегії місцевої державної адміністрації.

Отже, важливо забезпечити практичну цінність змісту і форми кожного розпорядження /як і інших актів/. Для цього необхідні:

  • його тісний зв’язок з раніше виданими актами Не слід дублювати невиконані або виконані лише частково розпорядження, наказу, якщо не виникли нові обставини, які істотно змінюють характер їх реалізації;
  • визначення пріоритетних завдань і напрямів роботи структурних підрозділів державної адміністрації, виконавчої діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, їхніх підрозділів;
  • максимальна /для даного виду акта/ конкретність накреслених заходів щодо поліпшення роботи, усунення недоліків, визначення способів, термінів виконання і конкретних виконавців;
  • визначення чіткого порядку контролю за виконанням розпорядження і відповідальних посадових осіб.

 

Підготовка доповідної записки

 

Доповідна записка - службовий документ на адресу колегіального органу, на ім’я керівника установи або її структурного підрозділу з викладом певного питання, звітом про виконання поставленого завдання, доручення, з висновками і пропозиціями. Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

Доповідні записки готуються з питань, які є особливо важливими, заслуговують колегіального розгляду, прийняття спеціального акту, вжиття заходів керівництвом або вимагають реагування на місцях. Їх змістом може бути узагальнення досвіду, наявність типових недоліків чи порушень, необхідність проведення масових заходів тощо.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює її автор, і зовнішні, які адресуються керівникові органу чи організації вищого рівня.

Доповідні записки можуть готуватися як окремим підрозділом, так і спільними зусиллями двох або кількох підрозділів.

За висвітлюваними проблемами доповідні записки відрізняються одна від іншої.  Але всім їм властиві такі спільні елементи:

  • зазначення мети або причини підготовки доповідної записки; розкриття важливості висвітлюваної проблеми  (на виконання Указу Президента України…, постанови Кабінету Міністрів України…; розпорядження голови міської державної адміністрації…; наказу  (доручення) генерального директора об’єднання…;  з метою з’ясування причин…;  для забезпечення якісного проведення огляду культури виробництва та стану техніки безпеки тощо);
  • висвітлення об’єктивного стану справ з даного питання на підприємстві (в установі, організації) чи в структурному підрозділі, галузі, місті, районі, області. При цьому в доповідній записці недосить лише констатувати факти. Тут мають розкриватися чинники успіхів або причини недоліків і прорахунків, порушень – як ті, що залежать від самої організації, так і ті, які потребують втручання органів управління чи виконавчої влади вищого рівня.  Обов’язковим елементом розкриття стану справ є зведені порівняльні дані, а також найбільш типові, характерні приклади, які дають можливість наочно й переконливо показати форми і методи роботи на місцях і їх результативність. Якщо наведені факти чи зроблені висновки, внесені пропозиції потребують документального чи статистичного обгрунтування, доповнення чи роз’яснення, вони оформлюються як додаток (додатки 1, 2, 3…) до доповідної записки,
  • обгрунтовані пропозиції, врахування яких на місцях або при вирішенні питання, у зв’язку з яким подається доповідна записка, допоможе впровадити висвітлений позитивний досвід, усунути недоліки і їх причини, компенсувати втрати (збитки) від припущених порушень тощо. При цьому автор (автори) записки мають пропонувати не лише що необхідно зробити, але й найбільш ефективні прийоми, способи, методи, засоби для розвязання проблеми;
  • повідомлення про заходи, вжиті на місці під час перевірки, надану практичну допомогу;
  • ·           пропозиції щодо використання поданої доповідної записки органом чи керівником, якому вона адресована: розглянути;  обговорити на колегії чи нараді;  видати розпорядження чи наказ;  надіслати доповідну записку в структурні підрозділи (чи на підприємства системи управління даного органу) для врахування в роботі чи з метою звернути увагу на типові недоліки;  надіслати лист у міністерство тощо.

Пропозиції в доповідній записці не мають носити директивного характеру: це не постанова, наказ, а пропозиції, які можуть бути прийнятими або відхиленими.  Тому доцільно користуватися певними усталеними формулюваннями, як-от: “На думку комісії…”;  “Бажано…”;  “Доцільно…”;  “Заслуговує на увагу…”;  “Вимагають невідкладного вирішення питання…”;  “Потребують втручання керівництва виробничого об’єднання…”;  “Досвід вирішення аналогічних питань в інших підрозділах підприємства (чи установи) переконує в …”  та інші.

Доповідну записку внутрішнього характеру підписує її безпосередній автор або керівник відповідного підрозділу; зовнішнього характеру (адресовану органу вищого рівня) – керівник органу виконавчої влади, підприємства, установи, організації. Доповідну записку комісії з перевірки чи фінансової ревізії підписують всі члени відповідної комісії. Якщо доповідна записка надсилається за межі підприємства, установи чи організації, вона оформлюється на фірмовому бланку і реєструється.

У доповідних записках, які оформлюються не на бланках, повинні бути такі реквізити:

1) найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка);

2) найменування документа (Доповідна записка);

3) заголовок (про що йдеться, з якого приводу подається документ);

4) текст-інформація чи пропозиції з відповідною аргументацією;

5) перелік додатків, якщо вони наявні, із зазначеною кількістю аркушів;

6) посада, підпис автора (чи авторів);

7) дата складання доповідної записки.

На основі результатів перевірки керівний орган, керівник робить висновок і приймає відповідне рішення. Заслуговує на увагу практика, коли проект такого рішення готує комісія, яка проводила перевірку, вивчала питання.

Пояснювальна та службова записки

 

У роботі органів, установ і організацій широко використовуються такі форми записок як пояснювальна та службова записки.

Пояснювальна записка – це письмове  пояснення причин ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника (порушення дисципліни, невиконання чи неналежне виконання завдання тощо)  на вимогу керівника або з ініціативи самого підлеглого. 

У ряді випадків – це вступ до іншого документа: проекту розпорядження, плану, звіту, конструкторського, дослідного проекту. У даному разі – це супровідний документ, який пояснює зміст основних положень зазначених вище документів.

Текст пояснювальної записки першого виду має бути переконливим, правдивим і містити  незаперечні докази чи самокритичну оцінку вчинків, дій, їх мотиви. При розгляді цього документа керівник або орган, якому пояснювальна записка подана, оцінює не лише саму ситуацію, але й щирість автора, його ставлення до того, що сталося чи до власного вчинку, його громадянську мужність, готовність визнати провину і взяти відповідальність на себе; здатність (або нездатність) до брехні тощо, а, значить, і можливість подальшого використання цього працівника  на службі (роботі).

У службовій записці ставляться конкретні питання службового /виробничого/ характеру, прохання, які потребують вирішення.

Як правило, ці документи не виходять за межі установи. Тому вони оформлюються на бланку підрозділу /за його наявності/ або на стандартному папері формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

І. Адресат.

2. Назва виду документа (Пояснювальна записка; Службова записка).

3. Прізвище, ім’я, по батькові, посада виконавця із зазначенням підрозділу.

4. Зміст інформації, прохання і його мотивація; вид і дата порушення, виклад його причин і обставин, оцінка того, що сталося, пропозиції щодо реагування тощо.

5. Підпис, його розшифрування.

6. Дата.

Підготовка інформації

Інформація являє собою офіційний документ установи, організації чи її підрозділу щодо стану справ у галузі, області, районі; про стан виконання рішень /актів/ органів виконавчої влади вищого рівня, наказів керівників; про реалізацію планів, програм, заходів; про реагування на важливі суспільно-політичні події; про надзвичайні ситуації тощо.

Кожний інформаційний документ готується з дотриманням загальноприйнятих вимог до інформації. Йому мають бути властивими об'єктивність; правдивість і повнота; конкретність та історизм; своєчасність і оперативність; логічність, точність і лаконізм викладу. Має враховуватися потреба у систематичності інформування, а також забезпечуватися актуальність і новизна інформації.

Інформації можуть подаватися як на запит або вимогу керівництва органу, установи, організації, відповідно до актів органів виконавчої влади вищого рівня, так і за ініціативою знизу.

За значної різноманітності інформацій за метою і характером, тематичною спрямованістю і змістом, з урахуванням незначного обсягу /орієнтовно - 1,5 - 2 сторінки машинописного тексту чи тексту комп’ютерного набору/, кожна з них має:

  • розкрити суть поставленого, висвітлюваного питання, його головний зміст;
  • відобразити головні тенденції, напрями роботи установи, організації у справі здійснення поставлених завдань, з виконання рішень, розвитку ініціативи трудових колективів, мешканців мікрорайону, села тощо;
  • ·           навести характерні приклади, порівняльні дані, які розкривають систему роботи з висвітлюваного питання, відображають зазначені тенденції і напрями. За необхідності це можуть бути відгуки, критичні висловлювання громадян;
  • показати результативність проведеної роботи з висвітлюваного питання, адекватну описаним  проведеним заходам;
  • дати самокритичну оцінку стану справ щодо виконання поставлених в актах завдань, рішень, доручень, планів чи програм тощо.

При підготовці інформації слід уникати типових недоліків, які ще властиві значній кількості документів цього виду.

По-перше, не завжди зміст інформації розкриває суть поставленого в заголовку питання. Наприклад, в інформації про методичне керівництво роботою районних державних адміністрацій у справі здійснення контролю за виконанням рішень органів виконавчої влади вищого рівня висвітлюється робота самих районних державних адміністрацій, а не форми, методи методичної допомоги і керівництва з боку облдержадміністрації.

По-друге, часто в інформаціях відсутній глибокий аналіз стану справ: детально перераховуються проведені заходи: “з розпорядженням ознайомили...", "обговорили...", "провели семінари...", "випустили сторінку в районній газеті...", “провели чотири перевірки…”,  "залучили до перевірок понад 40 фахівців…” тощо, - але не вказується конкретно - що змінилося в роботі установи, організації, стані населеного пункту, що фактично зроблено з даного питання, як виконані конкретні пункти розпорядження, заходи плану, як реалізовано звернення громадян, який кінцевий результат.

По-третє, істотним недоліком значної частини інформацій є недостатня критичність їх змісту, "гра" в позитивні приклади. В таких інформаціях сумлінно перераховуються позитивні приклади зробленого, але не повідомляється про недоліки, труднощі, прорахунки, невирішені питання, а якщо й повідомляється, то побіжно: “мають місце окремі недоліки, організація про них знає і вживає заходів до їх усунення”. Таке інформування не сприяє наданню організації реальної допомоги з боку органу вищого рівня.

По-четверте, окремим інформаціям не вистачає внутрішньої логіки, принциповості в оцінці стану справ, самокритичності керівництва організацій в оцінці власних дій. На початку інформації, наприклад, повідомляється, що певний орган питання боротьби зі злочинністю і корупційними проявами тримає під неослабним контролем, вживає всіх необхідних заходів до їх подолання. А в заключній частині наводяться зведені дані і факти, які цілком перекреслюють, спростовують дану попередню оцінку проведеної роботи.

По-п’яте, частина інформацій виконуються на низькому рівні культури, грамотності оформлення.

Причиною зазначених недоліків є те, що не завжди в органах вищого рівня дається оцінка якості змісту інформацій /основна увага приділяється лише своєчасності їх подання/. Конкретні інформації не аналізуються на нарадах апарату  відповідних органів та керівних працівників організацій, що входять до системи управління цих органів. Ще зустрічаються факти, коли подана органами і організаціями нижчого рівня правдива, об’єктивна інформація критичного змісту використовується працівниками органів виконавчої влади вищого рівня не на користь названих органів і організацій. Питання методики інформування, як і методики підготовки інших документів, ще не зайняли належного місця у навчально-тематичних планах і програмах підготовки та підвищення кваліфікації державних службовців, працівників органів місцевого самоврядування.

 

 

 

Службові листи

 

Це найпоширеніший вид документації в системі управління.

Службовий лист - один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності установ і організацій. Це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом фіксованого спілкування установ і організацій із зовнішнім світом.

Форми листів, що використовуються в установах, вирізняються за певними ознаками.

За функціональними ознаками - це листи, що вимагають відповіді /листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-подання, листи-запити, листи-вимоги/ і ті, що не вимагають її /листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, листи-повідомлення, листи-розпорядження, супровідні листи, інформаційні листи/.

За кількістю адресатів /чи авторів/ розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.

Звичайний лист надсилається одній інстанції.

Циркулярний - надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела - керівного органу чи його структурного підрозділу /департаменту, головного управління тощо/.

Колективний лист пишеться від імені кількох керівників установ і організацій і надсилається в одну установу з метою вирішення спільної для них проблеми або врахування колективного прохання чи пропозиції.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути:

Ø       простими - містять лише висновки: "Надішліть у розпорядження голови Державної комісії з проведення в Україні адміністративної реформи двох фахівців з питань державного контролю”,

Ø       складними - у них поєднуються вимоги, прохання щодо вирішення ряду питань; до вимоги, доручення додається мотивація, пояснення, обґрунтування.

За способом підготовки розрізняють листи:

Ø       стандартні - для них розроблені усталені конструкції, нерідко уніфіковані бланки, стійкі синтаксичні моделі, трафаретні тексти,

Ø       індивідуальні - з питань, які не повторюються, у випадку особливо важливої проблеми, до якої необхідно привернути увагу.

Переважна більшість листів виконується на бланках установи, організації, де є основні реквізити. Для всіх листів складовими частинами /реквізитами/є такі:

І. Назва й адреса відправника листа /поштова адреса, номер телефону, факсу/.

2. Номер і дата листа.

3. Назва й адреса одержувача листа /ним може бути установа чи підрозділ установи або відповідний керівник/.

4. Заголовок листа /за необхідності/.

5. Номер і дата документа, на який дається відповідь.

6. Текст листа.

7. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада, підпис автора листа.

9. Прізвище та телефон виконавця листа.

Щодо змісту текстові листа властиві основні логічні елементи, до яких належать вступ, докази, висновки і заключення.

Вступ містить виклад причин, пригоду, які викликали необхідність у листі. Це може бути посилання на рішення органів вищого рівня /"Відповідно до...", "У зв’язку з...", "На виконання”.../, або на одержаний документ / На № 333-19 від 03.09.2000 р…”/,  чи на порушення або іншу подію, яка вимагає певного реагування.

У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на чинне законодавство, вказівки чи рішення органів вищого рівня, цифрові дані, робляться логічні висновки. Докази мають переконати адресата у важливості поставленого питання і необхідності його позитивного вирішення.

Висновок - це головний логічний елемент листа, та його складова частина, у якій викладається суть питання, основна думка листа: пропозиція, прохання, згода, відмова, попередження тощо.

У заключній частині листа може бути висловлено й такі аспекти, як готовність до подальшої співпраці, очікуваний результат, порада звернутися за іншою адресою.

Подібність ситуацій, які стають приводом до листування, дає можливість застосовувати певні стандартні вислови при написанні всіх логічних частин листів. Знання й доречне їх використання значно полегшує як складання, так і сприймання змісту листа. До них належать: "З метою...", "У зв’язку з...", "Відповідно до...", "В порядку...", "По лінії...", "Організація зберігає за собою право...", "Організація не гарантує виконання після строку з дня офіційного звернення" та інші.

При посиланні в листі на інші установи, організації, посадових осіб слід називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу чи телефон /їх пошуки можуть забрати багато часу й зусиль кореспондента, а, значить, затримати вирішення питання/.

Листи адресуються на установу або її структурний підрозділ, який займатиметься вирішенням питання. Керівникам установ і організацій листи адресуються тоді, коли необхідне їх безпосереднє втручання /наприклад, коли лист містить скаргу на зволікання з боку апарату, на дії чи бездіяльність підрозділів установи тощо/. В цьому разі біля прізвища та ініціалів керівника безпосередньо в листі ставиться позначка - "Особисто".  На конверті цю позначку робити не слід: лист буде передано адресатові нерозпечатаним, а, значить, незареєстрованим.

Якщо лист адресується посадовій особі, доцільні форми звертання: "Шановний...", "Вельмишановний..." - із зазначенням імені та  по батькові. 

Тон листа має бути коректним. Лист не повинен давати приводу для полеміки і до зайвого листування. Тому підготовлений лист доцільно прочитати вголос, щоб переконатися, що його витримано у виваженому тоні, відповідно до вимог ділової етики.

 
Заява

 

Це письмове офіційне повідомлення, стверждення чи прохання.

Заява пишеться власноручно (особисто) в одному примірнику.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду в певний структурний підрозділ установи, підприємства  чи організації.

Заява про прийом на роботу оформлюється на чистому аркуші паперу формату А 4 або на трафаретному бланку.

У заяві можуть бути такі реквізити:

  • ·           адресат;
  • ·           відомості  про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, подані повністю в родовому  відмінку, домашня адреса, номер телефону);
  • ·           назва виду документа (Заява);
  • ·           текст (суть прохання);
  • ·           перелік додатків (копій документів);
  • ·           дата (проставляється дата написання заяви, переважно словесно-цифровим способом);
  • ·           підпис заявника.

Адресат і дані про заявника зазначаються у верхньому правому куті аркуша. Кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса і номер телефону заявника  наводяться в дужках.

Заява про прийом на роботу, як правило, адресується керівникові установи, підприємства, організації. У зв’язку з цим у секретаря (чи іншої відповідальної особи) повинен бути зразок заяви із зазначенням даних, виготовлений точно за формою, яка вимагається, з додержанням необхідних полів.

У інтересах заявника – грамотність і охайність оформлення заяви. Заява після її розгляду разом з іншими документами служить основою для видання наказу чи розпорядження про прийом на роботу.

У разі відмови заявнику повідомляють про це усно або письмово (за вказаними у заяві адресою чи телефоном).

Заява про переведення на іншу посаду оформлюється на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4. У відомостях про себе заявник зазначає лише свою посаду, прізвище, ім’я та по батькові (або прізвище та ініціали). Домашня адреса і телефон не вказуються. Особливо важливо чітко й переконливо викласти мотиви прохання про переведення.

Заява про надання чергової відпустки може бути оформлена на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4. У тексті обов’язково слід зазначити дату початку відпустки. Питання про надання чергової відпустки вирішує керівник з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник відповідно до Закону України “Про відпустки” має право на короткострокову відпустку без збереження заробітної плати. В заяві про таку відпустку важливо обгрунтувати прохання посиланням, яке максимально враховує формулювання Закону про мотиви (причини), з яких може бути надано відпустку без збереження зарплати.

Рішення по такій заяві приймає керівник і накладає резолюцію. Наказ про надання відпустки оформлюють, виходячи з заяви і резолюції, при цьому основою для формулювання наказу (збільшити, зменшити кількість днів) є резолюція.

Заява про звільнення з посади за складом реквізитів і оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду. У цій заяві важливо дуже старанно і вагомо сформулювати причини звільнення: у зв’язку з чим (переїзд за місцем роботи чоловіка; у зв’язку зі станом здоров’я тощо); що не влаштовує на нинішній роботі (умови праці; зарплата; грубість безпосереднього керівника; стосунки в колективі і т. ін.). Аналізуючи причини звільнень, керівництво за бажання зможе вжити заходів щодо закріплення цінних кадрів, поліпшення умов праці, використання засобів заохочення за сумлінну працю, усунення порушень громадянських прав, удосконалення стилю керівництва тощо.

Заява про надання навчальної відпустки. Оформлюється аналогічно заявам про інші види відпусток. Обов’язкове посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої неможливо вирішити питання про надання відпустки. Довідка-виклик подається на розгляд разом із заявою.

 

Автобіографія

 

Цей термін походить від трьох  грецьких слов:  autos -  сам;  bios - життя; grapho – пишу – опис свого життя.

Автобіографія – це документ, у якому особа повідомляє основні факти свого життя.  Вона – обов’язковий елемент особової справи.

Зазначений документ характеризується незначним рівнем стандартизації (лише на аркушах, які часто додаються до особових листків обліку кадрів, друкується назва – “Автобіографія” і накреслена лінія для прізвища, імені та по батькові. Значно рідше виготовляються трафаретні бланки автобіографії.

Основні вимоги до написання автобіографії – вичерпна повнота необхідних відомостей і  лаконізм викладу, точність фактів опису життя.

Є дві форми автобіографії:

  • ·           широка розповідь з елементами опису життєвих фактів і характеристикою людей, що згадуються в ній. Часто зустрічається при виданні збірників літературних творів, книг про визначних людей, автобіографічних збірників про життя  видатних людей;
  • ·           документ із точним поданням фактів. Саме він є складовою частиною документів з особового складу.

Усі відомості про себе подаються в описовій формі від першої особи в суворо хронологічній послідовності (із зазначенням місяця і року) і таким чином, щоб було можна отримати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію і громадську діяльність автора.

В автобіографії обовязково зазначаються:

1.    Назва документа (АВТОБІОГРАФІЯ). Пишеться заголовними літерами по центру аркуша формату А4, трохи нижче межі верхнього поля.

2.    Прізвище, ім’я, по батькові  автора – сучасне й попереднє (якщо були зміни): наприклад, “ПЕТРЕНКО (дівоче прізвище – МИЩИК) Галина Іванівна”.

3.    Число, місяць і рік народження (словесно-цифрова форма).

4.    Місце народження (село, селище, місто, район, область, країна – за існуючим на той період адміністративно-територіальним поділом. У разі необхідності автор може паралельно вказати сучасну назву. Наприклад, с.Печалівка (тепер – Мирне) Костопільского району Рівненської області. 

5.    Соціальне походження.

6.    Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові (сучасні й попередні, якщо були зміни);  дати народження (смерті, якщо померли);  де і ким працюють (якщо не працюють, то зазначається останнє місце роботи і повідомляється, що в даний час не працюють чи перебувають на пенсії). Ці відомості, залежно від мети оформлення особової справи, можуть і не включатися в конкретну автобіографію.

7.    Відомості про навчання (повні назви всіх навчальних закладів, у яких автор пройшов навчання, спеціальність за дипломом). Набуття наукових ступенів і вчених звань.

8.    Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності найменування місць роботи і посад; останнє місце роботи й посада. За наявності значних перерв у трудовій діяльності слід вказати причину, з якої автор тимчасово не працював (догляд за дитиною; пошук роботи; зміна місця проживання та інші).

9.    Відомості про участь у громадській роботі (в усіх її видах).

10.          Нагороди і заохочення.

11.          Сучасний сімейний стан і склад сімї (мати, батько, чоловік, дружина, діти).

12.          Паспортні дані, домашня адреса і номер телефону (проставляються на вимогу (за проханням) відповідної кадрової служби.

13.          Дата написання (ставиться  під текстом ліворуч словесно-цифровим способом) і підпис автора – під текстом праворуч.

Якщо автобіографію пишуть на стандартному бланку або є побажання органу, організації, яким вона подається, то можуть висвітлюватися й деякі інші питання: участь у бойових діях, перебування під судом і слідством та інші.

Кожне нове повідомлення в автобіографії пишеться з абзацу.

 

Характеристика

 

Це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (особи) і який складається на його вимогу або за письмовим запитом іншої установи, підприємства, організації.

Оформлена відповідним чином, характеристика вважається офіційним документом. Ії видає адміністрація установи, підприємства чи організації своєму працівникові, учневі, стажисту, практикантові при вступі до навчального закладу (за вимогою), при атестаціях, представленнях до нагород, оформленні відрядження для виїзду за кордон та в інших необхідних випадках.

Основними реквізитами характеристики є наступні:

1.      Назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА).

2.      Текст. Умовно можна виділити такі основні частини:

  • ·            Анкетна частина (друкується на відстані 2-3 інтервалів нижче від слова “Характеристика”, з відступом на 3-4 пробіли  від 4-го положення табулятора). Спочатку заголовними літерами зазначають прізвище, ім’я та по батькові в родовому відмінку, потім – звичайними літерами – рік або повну дату народження, освіту, науковий ступінь, вчене звання (за наявності), посаду, місце проживання (в разі необхідності). Анкетна частина може бути розташована й по центру, нижче слова “Характеристика”).
  • ·            Відомості про трудову діяльність (час роботи в колективі, на даній посаді; просування по службі; рівень професійної майстерності, трудові досягнення).
  • ·            Оцінка ділових і моральних якостей працівника, його ставлення до праці, підвищення професійного рівня, участі в громадському житті колективу (міста, району), стосунків з іншими членами колективу, особистісних якостей. Наводяться дані про урядові нагороди, заохочення (або стягнення).
  • ·            Висновки (загальна оцінка), призначення характеристики (за необхідності).

Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, текст викладається у минулому часі; якщо на працюючого чи того, що вчиться, - в теперішньому часі.

Головна вимога до тексту, змісту характеристики – обєктивність оцінки, неупередженість, уникнення суперечностей. Не слід на одну й ту ж особу видавати характеристики “на замовлення”:  в одне місце – позитивну, в інше (наприклад, орган внутрішніх справ) – різко негативну. Неприпустимо й непорядно, коли при вивченні органом вищого рівня кандидатур на висування на більш відповідальну посаду грамотному, здібному, старанному працівнику, але потрібному для цієї установи чи підрозділу, видається негативна (у певній частині) характеристика, а слабкому, якого хотіли б позбутися – позитивна. За подібний підхід керівник, який видав характеристику, заслуговує осуду.

При написанні характеристики неприпустимий субєктивізм (оцінка за принципом “особисто відданий і улюблений” або “особисто не подобається”). У разі такого підходу проект характеристики сліду винести на збори колективу  підрозділу, в якому працює претендент.

Оцінкам у тексті характеристики мають бути властиві принциповість і визначеність у формулюваннях; не повинно бути вибачально-виправдовуючих серйозні недоліки і негативні риси формулювань (типу: “грубіян, але веселий”,  “хам, але вміє бути уважним тощо”).

Слід також враховувати, що в житті нема людей без недоліків, окремих негативних рис характеру. Якщо вони у певного працівника помітні, виявляються яскраво, заради об’єктивності на них слід вказати в характеристиці (виявляє лінощі; не завжди щирий; припускався фактів обману й приписок; не виявляє прагнення до оволодіння державною мовою, незважаючи на численні запевнення; схильний до сутяжництва в колективі; схильний до лестощів і загравання з керівництвом; слабко працює (чи не працює) над підвищенням професійного рівня; несамокритичний, ігнорує зауваження колег;  виявляє зверхність щодо товаришів по праці  тощо). На такі недоліки з метою їх подолання важливо звернути увагу на новому місці роботи. А ознайомлення з характеристикою особи, якій вона видана, примусить її уважніше поставитися до подолання негативних рис у характері, поведінці та в праці.

Підпис (як правило, підписують характеристику керівник підприємства, установи чи організації, керівник структурного підрозділу; за необхідності – керівник профспілкової організації. В обов’язковому порядку зазначається посада особи, яка підписала характеристику.

Дата складання (ставиться нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора.

Відтиск гербовой печатки (або круглої, яка прирівнюється до гербової).

Характеристика оформлюється на загальному бланку або на аркуші паперу формату А4 у двох примірниках: перший направляється за призначенням (запитом) або видається на руки працівникові, другий (копію) підшивають в особову справу.

*  *  *

Методика роботи з документами багато в чому залежить від конкретних умов життя країни, діяльності органів виконавчої влади нашої держави. У зв’язку з цим на різних етапах державотворення приймаються нормативно-правові акти, які стають керівництвом для підготовки і оформлення документів в органах виконавчої влади різних рівнів, в органах місцевого самоврядування. Постійне вивчення указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, відповідних інструкції дає можливість кожному державному службовцеві, працівникові місцевої ради зразки, орієнтири для забезпечення єдності змісту і форми управлінського, розпорядчого документа в сучасних умовах, методологію і методику його підготовки та оформлення.

Значного мірою допоможе в цьому і спеціальна література з питань роботи з документами різного характеру і спрямування, з якою доцільно ґрунтовно ознайомитися всім, хто має безпосередній стосунок з підготовкою управлінських документів.

Слід постійно пам’ятати, що документи державної установи, органу місцевого самоврядування - це, певною мірою, їхнє обличчя. По якості й культурі підготовки документів люди оцінюють стан управлінської культури установи чи організації, рівень професіоналізму їх керівників та працівників. Тому вдосконалення роботи з документами слід розглядати як невід’ємну складову частину вдосконалення всієї роботи установи чи організації, підвищення її ефективності.

 

.

Список рекомендованої літератури

 

Конституція України. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. - К.: Преса України, 1997. - Ст. 117, 118, 144.

Закон України "Про місцеві державні адміністрації": Офіційне видання. - К.: Парламентське видавництво, 1999.

Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні" //Урядовий кур’єр, - 1997. - 14 червня. - № 107-108.

Закон України “Про відпустки” // Відомості Верховної Ради України. – 1997. - № 2. – Ст. 4.

Положення про порядок підготовки і внесення проектів указів і  розпоряджень Президента України: Затверджено Указом Президента України від 10 вересня 1994 р. № 512/94 //Вісник державної служби України. - 1996.        -№ 2.  -  С. 70-72.

Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України: Затверджено постановою Президії і Верховної Ради України №668-ПВ від 30 жовтня 1995 р. // Вісник державної служби України. – 1996. - № 2.- С. 73-60.

Положення про підготовку проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 523 //Вісник державної служби України. – 1993. - № 2. - С. 66-86.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 //Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. – С. 50 - 105.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 11 грудня 1999 р. № 2263 Типовий регламент місцевої державної адміністрації //Офіційний вісник України. - 1999. - № 50. - Ст. 2456.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 13 березня 2002 р. № 335 //Офіційний вісник України. - 2002. - № 12. - Ст. 598.

Про внесення змін до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2001 р. № 56 // Вісник державної служби України. – 2001. - № 1. – С. 28.

Про внесення доповнення до методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ: Наказ Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 р. № 73 // Вісник державної служби України. –  2000. - № 4. – С. 106-107.

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях: Наказ Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 р. № 58. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях // Бюллетень Міністерства праці України. – 1993. - № 9-10. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Мінпраці України, Мінюсту України, Мінсоцзахисту України від 26 березня 1996 р. № 29, зареєстрованим у Мінюсті України 24 квітня 1996 р. № 202 / 1227.

Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань: Затверджено наказом Головдержслужби України від з1 травня 2002 р. № 39 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 74-88.

Загальний відділ Кабінету Міністрів України. Нормативні документи Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з питань організації роботи з документами. - К., 1999.

Інструкція з реалізації положень Порядку проведення обов’язкової спеціальної перевірки відомостей, що подають кандидати на зайняття посад державних службовців: Затверджено наказом Головдержслужби України, Державної податкової адміністрації України, МВС України, Служби безпеки України від 1 серпня 2002 р. № 56 / 377 / 768 / 254 та зареєстровано в Мінюсті України 9 серпня 2002 р. №  644 / 6932 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 89-95.

Управління експертизи та аналізу розвитку територій Секретаріату Кабінету Міністрів України. Збірник нормативно-правових актів з питань діяльності місцевих державних адміністрацій. – Вип. 2. – К., 2000. – 162 с.

Бойко М.Д., Співак В.М., Хазін М.А. Цивільно-правові документи: зразки заяв, скарг, договорів, заповітів, доручень, контрактів, актів з цивільно-правових питань / За ред. В.Д Гвоздецького. – Вид. 4. – К.: Наукова думка, 2001. – 320 с.

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. –3-тє ви., переробл. і допов. – К.: А.С.К., 2002. – 398 с.

Головач А.С. Оформление документов. - Киев-Донецк: Главное издательство Издательского обьединения "Вища школа", 1980. - І52 с.

Державне управління, державна служба і місцеве самоврядування: Монографія /Кол. авт.; за заг. ред. проф. О.Ю.Оболенського. - Хмельницький: "Поділля", 1999. - 570 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.- 384 с.

Коваль А.П. Культура ділового мовлення: Писемне та усне ділове спілкування. - Вид. 3. - К.: Вид-во при Київському державному ун-ті Видавничого об’єднання "Вища школа”, 1982. - 287 с.

Коцемир В. Професійно-кваліфікаційна характеристика, посадова інструкція як основа роботи з державними службовцями // Вісник УАДУ. – 2001. - № 2. – Ч. 1. – С. 376-383.

Малиновський В. Функція прийняття управлінських рішень //Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. - 1999.-№ 3. - С. 42 - 50.

Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших ділових документів українською мовою. - К.: "Тех­ніка", 1992. – 400 с.

Плотницька І.М. Ділова українська мова у сфері державного управління: Навч. посібн. – К.: Вид-во УАДУ, 2000. –192 с.

Пономарів О. Культура слова: Мовностилістичні поради: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1999. – 240 с.

Справочная книга корректора и редактора: Редакционно-техническое оформление рукописи, вычитка, корректура / Под общ. ред. А.Э. Мильчина.- М.: “Книга”, 1974. – 416 с.

Тугаєнко-Сєряк С.М. Довідник службовця. – К.: “А.С.К.”, 2000. – 416 с.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт та ін. – К.: Довіра; УНВУ “Рідна мова”, 1997. – С. 303-382.

Управленчиские процедуры. – М.: “Наука”, 1988. – 272 с.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч.посібник. – К.: Літера, 2000. – 480 с.

 

 

 

 


                [1]  Див: Типовий регламент місцевої державної адміністрації: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. № 2263 // Офіційний вісник України. – 1999. - № 50. – Ст. 2456.  (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 335 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 2. – С. 29-36.

[2] Див.: Розпорядження Київського міського голови від 22 серпня 2002 р. №  247 “Про порядок підготовки розпоряджень Київського міського голови”.

                3 Див. напр.: Положення про підготовку проектів постанов і розпо­ряджень Кабінету Міністрів України: Затв. постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 523.

 

 

4 Див.: Типовий регламент місцевої державної адміністрації: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. № 2263 // Офіційний вісник України. – 1999. - № 50. – Ст. 2456.  (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 335 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 2. – С. 29-36.



Отдых с детьми на море, Крым, Севастополь, Любимовка.