Skip to Content

Практичний посібник для керівників кадрових служб центральних органів виконавчої влади

 

 

Практичний посібник для керівників кадрових служб центральних органів виконавчої влади

 

Зміст

Право на державну службу  1

Прийняття на державну службу  3

Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців  4

Стажування у державних органах  6

Формування кадрового резерву для державної служби  7

Проведення спеціальної перевірки відомостей,

що подаються кандидатами на зайняття посад  9

Призначення на посади державних службовців  10

Присвоєння державним службовцям рангів  13

Ведення особових справ державних службовців  17

Ведення трудових книжок державних службовців  18

Оформлення посадових інструкцій державних службовців  21

Декларування доходів державних службовців  22

Робочий час  23

Оцінювання діяльності державних службовців  23

Оплата праці державних службовців  24

Підвищення кваліфікації державних службовців  25

Організація професійної підготовки державних службовців  26

Відпустки державних службовців  28

Відрядження державних службовців  30

Продовження терміну перебування на державній службі 34

Заохочення державних службовців  30

Проведення службового розслідування  32

Дисциплінарні стягнення  38

Обчислення стажу державної служби  38

Припинення державної служби  37

Єдина державна комп'ютерна система «Кадри»  35

Кадрове діловодство  39

Загальні положення  40

Підготовка та оформлення наказів про прийняття на роботу  41

Підготовка та оформлення наказів  про переведення (переміщення) 41

Підготовка та оформлення наказів про звільнення  42

Підготовка та оформлення наказів про надання відпусток  42

Підготовка та оформлення наказів про заохочення і стягнення  42

 

Вступ

 

Як відомо, кадри вирішують усе. Це гасло і сьогодні не втрачає своєї актуальності. Адже тільки працівники можуть утілити в життя цілі державного органу, щодня вирішуючи поставлені перед ними завдання. Водночас робота з персоналом потребує певних навиків і спеціальних знань.

Зокрема, потрібно знати про те, які документи подаються претендентом при прийнятті на роботу, якими нормативно-правовими актами регулюється проходження державної служби та її припинення. І якщо кадрові служби не знають відповідей на ці питання, можуть постраждати всі: і працівник, права якого порушуються, і державний орган через ризик судового стягнення відшкодування завданих збитків і працівник кадрової служби, адже професійна некомпетентність рано чи пізно виявиться і буде покарана.

При проведенні у державних органах перевірок стану дотримання законодавства з питань державної служби, а також наданні консультативно-методичної допомоги Головдержслужбою виявляються порушення законодавчих та нормативно-правових актів.

Одним із основних завдань, що стоять перед Головдержслужбою, є забезпечення методичного керівництва діяльністю кадрових служб з питань проведення конкурсного відбору, атестації, щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань, формування кадрового резерву для державної служби та здійснення заходів щодо запобігання проявам корупції серед державних службовців.

З метою систематизації типових порушень, які зустрічаються в роботі кадрових служб, та їх недопущення у подальшій роботі Головдержслужбою  розроблено збірник щодо методичного забезпечення працівників кадрових служб центральних органів виконавчої влади, у якому висвітлені основні етапи проходження державної служби, нормативно-правові акти, які їх регулюють, а також звернуто увагу на окремі питання кадрової роботи.

            Сподіваємося, що викладений матеріал допоможе Вам у роботі.

 

Право на державну службу

Відповідно до статті 38 Конституції України громадяни користуються рівним правом доступу до державної служби.

Статтею 4 Закону України «Про державну службу» передбачено, що право на державну службу мають громадяни України незалежно від походження, соціального і майнового стану, расової і національної приналежності, статі, політичних поглядів, релігійних переконань, місця проживання, які одержали відповідну освіту і професійну підготовку та пройшли у встановленому порядку конкурсний відбір, або за іншою процедурою, передбаченою Кабінетом Міністрів України.

Законом України «Про громадянство України» (стаття 3) визначено, що громадянами України є:

1) усі громадяни колишнього СРСР, які на момент проголошення незалежності України (24 серпня 1991 року) постійно проживали на території України;

2) особи, незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних чи інших ознак, які на момент набрання чинності Законом України «Про громадянство України» (13 листопада 1991 року) проживали в Україні і не були громадянами інших держав;

3) особи, які прибули в Україну на постійне проживання після 13 листопада 1991 року і яким у паспорті громадянина колишнього СРСР зразка 1974 року органами внутрішніх справ України внесено напис «громадянин України», та діти таких осіб, які прибули разом із батьками в Україну і на момент прибуття в Україну не досягли повноліття, якщо зазначені особи подали заяви про оформлення належності до громадянства України;

4) особи, які набули громадянство України відповідно до законів України та міжнародних договорів України.

Особи, зазначені у пункті 1 частини першої цієї статті, є громадянами України з 24 серпня 1991 року, зазначені у пункті 2, - з 13 листопада 1991 року, а у пункті 3, - з моменту внесення відмітки про громадянство України.

Статтею 5 зазначеного Закону України визначено, що документами, які підтверджують громадянство України, є: паспорт громадянина України;  свідоцтво про належність до громадянства України; паспорт громадянина України для виїзду за кордон; тимчасове посвідчення громадянина України;  проїзний документ дитини; дипломатичний паспорт; службовий паспорт;  посвідчення особи моряка; посвідчення члена екіпажу; посвідчення особи на повернення в Україну.

 

У разі порушення умов реалізації права на державну службу (стаття 4 Закону України «Про державну службу») - державна служба припиняється (пункт 1 статті 30 Закону України «Про державну службу»).

При прийнятті громадянина на державну службу в органи виконавчої влади необхідно враховувати наступне:

-           законодавством визначено специфічне коло повноважень, прав і обов'язків державних службовців, умови прийняття на державну службу та її проходження;

            - для державних службовців встановлені певні обмеження щодо прийняття на державну службу та її проходження (статті 12, 16 Закону України «Про державну службу»);

- державні службовці є суб’єктами відповідальності за корупційні правопорушення (Закон України «Про боротьбу з корупцією»);

- особа, яка претендує на заняття посади державного службовця третьої-сьомої категорій, подає за місцем майбутньої служби відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру, зокрема, і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї. Особа, яка претендує на заняття посади державного службовця першої чи другої категорії, повинна подати також відомості про належні їй та членам її сім'ї нерухоме та цінне рухоме майно, вклади у банках і цінні папери (стаття 13 Закону України «Про державну службу»);

Перелік робіт, які не є сумісництвом, визначені додатком до Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства фінансів України від 28 червня 1993 року № 43, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 30 червня 1993 року за № 76.

- граничний вік перебування на державній службі становить 55 років для жінок і 60 років для чоловіків (стаття 23 Закону України «Про державну службу»);

Основні законодавчі акти, які регулюють питання проходження державної служби в органах виконавчої влади:

Конституція України;

Кодекс законів про працю України;

Закон України «Про державну службу»;

Закон України «Про боротьбу з корупцією»;

Закон України «Про Кабінет Міністрів України».

Прийняття на державну службу

Статтею 15 Закону України «Про державну службу» визначено, що прийняття на державну службу на посади третьої - сьомої категорій, передбачених статтею 25 цього Закону, здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України. Цей спосіб прийняття на державну службу є найбільш поширеним, оскільки питома вага державних службовців третьої - сьомої категорій складає більше 95 відсотків.

Проведення конкурсу на заміщення вакантних

посад державних службовців

Конкурсний відбір (далі – конкурс) (від лат. Concursus - суперництво, змагання, конкуренція) - це особлива процедура добору кадрів на вакантні посади відповідно до рішення конкурсної комісії. Таке рішення є юридичною підставою для призначення на відповідну посаду чи відмову у призначенні.

Конкурс повинен забезпечувати конституційне право рівного доступу до державної служби громадян України.

Проведення конкурсу регулюється Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169.

Відповідно до цього Порядку конкурс проводиться поетапно:

- публікація оголошення державного органу про проведення конкурсу в пресі або поширення його через інші засоби масової інформації;

Згідно з Законом України «Про інформацію» масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація.

Друкованими засобами масової інформації є періодичні друковані видання (преса) - газети, журнали, бюлетені тощо і разові видання з визначеним тиражем.

Аудіовізуальними засобами масової інформації є радіомовлення, телебачення, кіно, звукозапис, відеозапис тощо.

- прийом документів від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі, при цьому термін прийняття документів складає 30 календарних днів з дня опублікування оголошення про конкурс;

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії державного органу, в якому проводиться конкурс, такі документи: заяву про участь у конкурсі, в якій зазначається про ознайомлення заявника із встановленими законодавством обмеженнями щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби; заповнену особову картку (форма П-2 ДС) з відповідними додатками; дві фотокартки розміром 4х6 см; копії документів про освіту, засвідчені нотаріально чи в іншому встановленому законодавством порядку; відомості про доходи та зобов'язання фінансового характеру щодо себе та членів своєї сім'і; копію першої та другої сторінок паспорта громадянина України, засвідчену кадровою службою (пункт 13 Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169).

- попередній розгляд документів на відповідність встановленим кваліфікаційним вимогам до відповідного рівня посади;

У ході попереднього розгляду документів претендент знайомиться із Загальними правилами поведінки державного службовця, а також із встановленими законодавством обмеженнями, пов’язаними з прийняттям на державну службу та її проходженням, і підписує їх.

Загальні правила поведінки державних службовців затверджені наказом Головного управління державної служби України від 23 жовтня 2000 року № 58, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 7 листопада 2000 року за № 783/5004.

Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців затверджений наказом Головдержслужби від 1 вересня 1999 року № 65 (із змінами та доповненнями).

 

 

            - проведення іспиту, співбесіди та відбір кандидатів.

Загальний порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців затверджений спільним наказом Головного управління державної служби України та Української Академії державного управління при Президентові України від 10 травня 2002 року № 30/84, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 24 травня 2002 року за № 446/6734.

Кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані для призначення на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву в цьому державному органі і протягом року прийняті на вакантну рівнозначну або нижчу посаду без повторного конкурсу.

Рішення про призначення (чи відмову у призначенні) на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник державного органу на підставі пропозицій конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.

Типові порушення та недоліки у кадровій роботі, що стосуються вимог Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців:

- пункту 6 - не визначаються умови проведення конкурсу в окремому державному органі;

            - пункту 7 - в оголошенні про проведення конкурсу вказується обмеження у віці 30-45 років, тоді як граничний вік перебування на державній службі становить 55 років для жінок та 60 років для чоловіків;

            - пункту 9 - оголошення про проведення конкурсу не публікується в пресі та не поширюється через інші засоби масової інформації, а лише розміщується на офіційному веб-сайті органу;

            - пункту 10 - оголошення про конкурс не доводиться до відома працівників органу, в якому оголошується конкурс;

  - пункту 11 - в оголошеннях про проведення конкурсу в умовах конкурсу зазначається термін подання документів один місяць, а не 30 календарних днів; не зазначається повна назва вакантної посади; вказуються вимоги щодо місця проживання;

- пункту 13 - в заявах кандидатів про участь у конкурсі не зазначається про ознайомлення заявника із встановленими законодавством обмеженнями щодо прийняття на державну службу та її проходження;

- пункту 16 - кадрова служба державного органу не перевіряє подані документи на відповідність їх встановленим вимогам щодо прийняття на державну службу, передбаченим для кандидатів на посаду державного службовця;

            - пункту 23 - не затверджується порядок проведення іспиту у державному органі;

            - пункту 25 - співбесіда, як етап проведення конкурсу, не проводиться, або проводиться, однак у протоколі засідання конкурсної комісії не зазначається про її проведення;

            - пункту 30 - у протоколах засідань конкурсної комісії не зазначаються результати письмового іспиту та співбесіди з кандидатами;

- конкурс проводиться до закінчення терміну подання документів (30 календарних днів з дня оголошення про проведення конкурсу).

Типові порушення вимог Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців:

            - пункту 3.6 - при підготовці відповідей на питання білета кандидатом не проставлені підпис та дата складання іспиту;

            - пункту 4.2 - на аркуші з відповідями кандидата оцінки не виставляються окремо по кожному питанню;

            - пункту 4.3 - відсутні відомості про ознайомлення кандидатів з результатами складання письмового іспиту.

Постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 1994 року  № 423 «Про деякі питання застосування статей 4, 15 і 27 Закону України «Про державну службу» визначено, що:

прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 Закону України «Про державну службу», та на інші прирівняні до них посади проводиться за конкурсним відбором у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169, крім випадків, коли інше передбачено законами України; 

просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву чи пройшов стажування, а також прийняття на роботу державного службовця, який припинив державну службу у зв'язку з відставкою, може здійснюватися за рішенням керівника відповідного державного органу без конкурсного відбору.

Без конкурсного відбору або стажування можуть також прийматися:

а) державні службовці на посади: керівників, які згідно із законодавством обираються або затверджуються колегіальним органом; керівників, які призначаються міністрами, керівниками інших центральних органів державної виконавчої влади за погодженням з керівниками місцевих органів державної виконавчої влади; спеціалістів при переміщенні їх в межах одного державного органу на рівнозначну або нижчу посаду з дотриманням вимог законодавства про працю;

б) державні службовці, які перебували на відповідних посадах у державних органах та виконавчих органах Рад, у тому числі в тих, що ліквідуються, до новостворених органів державної виконавчої влади і місцевого самоврядування;

в) на державну службу - випускники вищих навчальних закладів, що здобули вищу освіту за спеціальностями галузі знань "Державне управління", у державні органи, які направляли їх на навчання за державним замовленням;

г) на державну службу в особливий період.

 

Стажування у державних органах

 

Положення про порядок стажування у державних органах затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 1 грудня 1994 року № 804.

Стажування проводиться у відповідному державному органі з метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на посаду державного службовця, терміном до двох місяців.

Для проведення стажування необхідна письмова заява самого стажиста та згода відповідних керівників за місцем його стажування та основної роботи.

Працівники, які досягли пенсійного віку, до стажування не залучаються.

Зарахування на стажування, термін та зміни порядку його проходження оформлюються рішенням керівника державного органу, де проводиться стажування.

На період стажування в державному органі за стажистом закріплюється державний службовець, відповідальний за стажування.

Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником структурного підрозділу органу, де проводиться стажування.

Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування. Після закінчення стажування стажист подає керівництву державного органу доповідну записку про стажування з висновками керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на державній службі, а за основним місцем роботи - стислий письмовий звіт.

Особа (не державний службовець), яка після успішного закінчення стажування виявила бажання працювати у даному державному органі, проходить конкурс відповідно до Положення про порядок проведення конкурсу при прийнятті осіб на роботу до органів виконавчої влади. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування.

Державний службовець після успішного закінчення стажування може бути переведений на посаду за рішенням керівника відповідного державного органу без конкурсного відбору або зарахований до кадрового резерву.

Типові порушення вимог Положення про порядок стажування у державних органах:

- відсутні висновки керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на державній службі;

- доповідна записка про стажування подається стажистом керівнику структурного підрозділу, а не керівнику державного органу;

- особою, яка проходила стажування, не подає за основним місцем роботи письмовий звіт.

Формування кадрового резерву для державної служби

 

Положення про формування кадрового резерву для державної служби затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року № 199.

Кадровий резерв для державної служби створюється для заміщення посад державних службовців, а також для просування їх по службі.

Зарахування до кадрового резерву затверджується наказом керівника державного органу за погодженням з іншими органами, якщо для призначення на посади, на які формується кадровий резерв, передбачається погодження  кандидатур з цими органами.

Кадровий резерв на посади державних службовців першої - третьої категорії, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України та Кабінетом Міністрів України, формується на конкурсних засадах та згідно з Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 лютого 2007 року № 272.

Конкурс із зарахування до кадрового резерву проводиться: на посади перших заступників та заступників міністрів - відповідним міністерством; на посади керівників центральних органів виконавчої влади, їх перших заступників та заступників, керівників урядових органів, їх перших заступників та заступників - відповідним центральним органом виконавчої влади.

До участі у конкурсі не допускаються особи, які досягли встановленого законом граничного віку перебування на державній службі.

Народні депутати України, яким після закінчення строку повноважень або дострокового їх припинення за особистою заявою про складення депутатських повноважень не надано попередню роботу (посаду) та які не можуть самостійно працевлаштуватись, зараховуються до кадрового резерву на посади державних службовців першої - третьої категорії, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України та Кабінетом Міністрів України, за пропозиціями, що подаються Головдержслужбі щороку до 1 листопада Апаратом Верховної Ради України.

У разі недостатньої кількості заяв про участь у конкурсі керівник державного органу з урахуванням пункту 4 Порядку проведення конкурсу із зарахування до кадрового резерву на посади державних службовців першої - третьої категорії, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України та Кабінетом Міністрів України, самостійно приймає рішення про включення претендентів до списку осіб, рекомендованих для зарахування до кадрового резерву.

Протягом року до списків осіб, включених до кадрового резерву, можуть вноситися зміни.

З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота згідно із затвердженими керівниками державних органів чи їхніх структурних підрозділів особистими річними планами. Контроль за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників, покладається на керівників вищого рівня, на інші посади – на керівників структурних підрозділів.

Перебування працівника у кадровому резерві може припинитись з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника відповідного державного органу. Виключення із списків кадрового резерву оформляється наказом керівника.

Типові порушення вимог Положення про формування кадрового резерву для державної служби:

- абзацу 3 пункту 3 - про зарахування до кадрового резерву не повідомляється керівництво за місцем роботи зарахованого працівника, відсутні заяви осіб про зарахування їх до кадрового резерву;

            - абзацу 1 пункту 4 - до кадрового резерву на керівну посаду зараховується лише одна особа;

            - абзацу 2 пункту 4 - кадровий резерв для державної служби затверджується з порушенням визначених термінів, списки осіб, зарахованих до кадрового резерву для державної служби, формуються не за формою, передбаченою додатком до Положення про формування кадрового резерву для державної служби;

- пункту 5 - список кадрового резерву не затверджується наказом керівника органу;

- пункту 9 - з працівниками, зарахованими до кадрового резерву, не проводиться відповідна робота, не складаються особисті річні плани осіб, зарахованих до кадрового резерву для державної служби;

            - пункту 14 - не видаються накази чи розпорядження керівника органу про виключення працівника із списків кадрового резерву;

            - кадровий резерв на посади спеціалістів не формується.

Типові порушення Порядку проведення конкурсу із зарахування до кадрового резерву на посади державних службовців першої - третьої категорії, призначення на які здійснюється Президентом України за поданням Кабінету Міністрів України та Кабінетом Міністрів України:

- пункту 2 - порушення визначених термінів проведення конкурсу;

            - пункту 4 - до участі у конкурсі допускаються особи, які не мають відповідного стажу державної служби чи служби в органах місцевого самоврядування;

            - пункту 15 - список осіб, рекомендованих для зарахування до кадрового резерву, не відповідає формі, визначеній додатком до Порядку.

 

Проведення спеціальної перевірки відомостей, що подаються кандидатами на зайняття посад

 

Стосовно відомостей, що подаються кандидатами на зайняття посад, призначення або погодження призначення на які здійснює Президент України за поданням Кабінету Міністрів України або Кабінет Міністрів України, згідно з відповідними дорученнями Головдержслужбою за участю МВС, Державної податкової адміністрації, СБУ і МОН проводиться спеціальна перевірка.

Постановою Кабінету Міністрів України від 15 листопада 2006 року № 1624 затверджено Порядок проведення спеціальної перевірки відомостей, що подаються кандидатами на зайняття посад.

Указом Президента України від 5 березня 2004 року № 280/2004 затверджено Порядок проведення обов'язкової спеціальної перевірки відомостей, що подають кандидати на зайняття посад державних службовців.

Наказом Головного управління державної служби, Державної податкової адміністрації, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України від 30 жовтня 2007 року № 281/612/410/773, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2007 року за № 1296/14563, затверджено форми запиту до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій щодо надання додаткової інформації стосовно кандидата на зайняття посад, призначення або погодження призначення на які здійснює Президент України за поданням Кабінету Міністрів України або Кабінет Міністрів України.

 

Типові порушення, що мають місце при підготовці подань та матеріалів кандидатів на посади, призначення або погодження призначення на які здійснює Президент України за поданням Кабінету Міністрів України або Кабінет Міністрів України:

- невідповідність записів в особовій картці (форма П-2 ДС) з оригіналами документів та їх копіями;

- відсутність у біографічній довідці повних відомостей про трудову діяльність та освіту кандидата;

- розбіжності в інформації, викладеній у біографічній довідці кандидата на посаду державного службовця та його автобіографії в частині трудової діяльності та освіти;

            - відсутність в особовій картці (форма П-2 ДС) фотокартки державного службовця або наявність фотокартки іншої особи;

            - в особовій картці (форма П-2 ДС) не зазначається ідентифікаційний код ЄДРПОУ та код УКУД;

            - наявність недостовірних відомостей щодо перебування під судом та слідством;

            - у поданні не зазначаються відомості про судимість та факти перебування під слідством кандидата на посаду.

Статтею 88 Кримінального кодексу України визначено:

1. Особа визнається такою, що має судимість, з дня набрання законної сили обвинувальним вироком і до погашення або зняття судимості.

2. Судимість має правове значення у разі вчинення нового злочину, а також: в інших випадках, передбачених законами України.

3. Особи, засуджені за вироком суду без призначення покарання або звільнені від покарання чи такі, що відбули покарання за діяння, злочинність і караність якого усунута законом, визнаються такими, що не мають судимості.

4. Особи, які були реабілітовані, визнаються такими, що не мають судимості.

Строки погашення судимості визначені статтею 89 Кримінального кодексу України.

Призначення на посади державних службовців

Після виконання працівником та органом усіх визначених законодавством процедур здійснюється призначення особи на посаду державного службовця.

Призначення на посаду державного службовця - це юридичний акт компетентного державного органу або посадової особи у вигляді наказу (указу, постанови, розпорядження), який визначає момент офіційного дозволу на здійснення певним суб'єктом відповідно визначеній посаді функцій, обов'язків і прав.

Наказом Державного комітету Статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 затверджено типові форми первинної облікової документації зі статистики праці.

У додатку 3 до пункту 4 Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджених наказом Головного управління державної служби України від 5 липня 1998 року № 24, затвердженим в Міністерстві юстиції України 14 липня 1998 року за № 453/2893, наведені зразки змісту наказів (розпоряджень).

 

Орган (уповноважена особа), що здійснює призначення на посаду

Назва посади

Орган (уповноважена особа), що здійснює призначення на посаду

Акт законодавства

Міністри (члени Уряду)

 

Президент України за поданням Прем'єр-міністра України

Конституція України,

Закон України «Про Кабінет Міністрів України»

Перші заступники і заступники міністрів

Президент України за поданням Прем'єр-міністра України

Закон України «Про Кабінет Міністрів України»

 

Керівники центральних органів виконавчої влади, які не входять до складу Кабінету Міністрів України

Президент України за поданням Прем'єр-міністра України

Конституція України,

Закон України «Про Кабінет Міністрів України»

 

Голова Державного комітету телебачення та радіомовлення України

Президент України за згодою Верховної Ради України

Конституція України

Перші заступники, заступники керівників центральних органів виконавчої влади

Президент України за поданням Прем'єр-міністра України

Закон України «Про Кабінет Міністрів України»

 

Керівники урядових органів

Кабінет Міністрів України за поданням міністра, у системі міністерства якого функціонують відповідні органи

Закон України «Про Кабінет Міністрів України»

 

Керівники територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, урядових органів (крім керівників територіальних органів, яких призначають за погодженням з Президентом України)

Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади за погодженням з Головою Ради міністрів Автономної Республіки Крим та головами відповідних місцевих державних адміністрацій

Положення про міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, урядові органи,

Указ Президента України
від 5 листопада 1996 року
№ 1035/96 «Про заходи щодо підвищення ефективності роботи і відповідальності територіальних підрозділів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та забезпечення їх взаємодії з Радою міністрів Автономної Республіки Крим та місцевими державними адміністраціями»,

Указ Президента України
від 16 квітня 2010 року
№ 542/2010 «Про деякі питання забезпечення здійснення повноважень місцевими державними адміністраціями»

Керівники кадрових служб міністерств, інших центральних органів виконавчої влади

Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади за погодженням з Головдержслужбою

Постанова Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року № 912 «Про затвердження Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади»,

Наказ Головдержслужби
від 18 липня 2007 року № 197 «Про затвердження Порядку розгляду питань щодо погодження на посади та звільнення з посад керівників кадрових служб центральних та місцевих органів виконавчої влади», зареєстрований в Мінюсті 3 серпня 2007 року
за № 887/14154

 

Відповідно до статті 15 Закону України «Про державну службу» члени Уряду України мають право самостійно добирати та приймати осіб на посади своїх помічників, керівників прес-служб, радників і секретарів згідно із штатним розписом і категорією, що відповідає посаді (патронатна служба). Порядок перебування на державній службі таких осіб установлюється відповідними органами.

Порядок перебування на державній службі працівників патронатної служби членів Кабінету Міністрів України та голів місцевих державних адміністрацій затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 19 червня 1999 року № 851.

Працівники патронатної служби є державними службовцями. Прийняття на патронатну службу здійснюється без проведення конкурсу.

Встановлення випробувального терміну при прийнятті на державну службу

При прийнятті на державну службу може встановлюватися додаткова умова - випробування терміном до шести місяців (стаття 18 Закону України
«Про державну службу»).

Про встановлення випробувального терміну зазначається в наказі про прийняття на роботу.

Громадяни України, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державного службовця. Текст Присяги підписується державним службовцем і зберігається в особовій справі. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці (стаття 17 Закону України «Про державну службу»).

Особи, призначені на посади державних службовців з випробувальним терміном, Присягу державного службовця складають при призначенні на посаду, ранг державного службовця їм встановлюється за результатами випробувального терміну.

Присвоєння державним службовцям рангів

При прийнятті на державну службу державному службовцю присвоюється ранг у межах відповідної категорії посад (статті 25 та 26 Закону України «Про державну службу»).

Постановою Кабінету Міністрів України від 19 червня 1996 року № 658 затверджено Положення про ранги державних службовців.

Наказом Головдержслужби від 31 березня 2006 року № 106 затверджено Методичні рекомендації щодо застосування постанови Кабінету Міністрів України від 19 червня 1996 року № 658 «Про затвердження Положення про ранги державних службовців».

Ранги державним службовцям присвоюються в індивідуальному порядку відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації та результатів роботи.

Пропозиції щодо присвоєння рангів, які відповідають посадам державних службовців першої та другої категорій, вносяться Головдержслужбою за поданням державних органів.

У поданні державних органів про присвоєння рангів зазначається:

-    при призначенні на посаду державного службовця першої та другої категорій - дата призначення на посаду, відповідний указ, постанова, розпорядження, наказ;

-    при присвоєнні державному службовцю чергового рангу у межах відповідної категорії посад - дата присвоєння попереднього рангу, номер постанови, указу, розпорядження, наказу;

-    при присвоєнні державному службовцю чергового рангу достроково у межах відповідної категорії посад за виконання особливо відповідальних завдань - додаткові завдання, виконані державним службовцем на високому рівні, що мають суттєво важливе значення для держави, регіону і не збігаються з його функціональними обов'язками;

-    при присвоєнні державному службовцю чергового рангу поза межами відповідної категорії посад у зв'язку з виходом на пенсію - причина звільнення; оцінка трудових досягнень державного службовця; дата виходу на пенсію; дата присвоєння попереднього рангу; якщо державному службовцю було продовжено термін перебування на державній службі, необхідно вказати номер та дату листа-погодження Головдержслужби, до якої дати продовжено термін перебування на державній службі.

Якщо до Головдержслужби направлено подання щодо присвоєння рангу, та в цей час державного службовця звільнено із займаної посади або переведено на іншу посаду, необхідно терміново в офіційному порядку направити лист до Головдержслужби про відкликання зазначеного подання.

Ранги керівникам і спеціалістам органів державної виконавчої влади, що відповідають посадам третьої - сьомої категорії, присвоюються за місцем роботи керівниками цих органів.

Для присвоєння чергового рангу в межах відповідної категорії посади державний службовець повинен успішно відпрацювати на займаній посаді два роки. Керівник державного органу за поданням безпосереднього керівника розглядає питання щодо можливості присвоєння державному службовцю чергового рангу.

Черговий ранг не може бути присвоєний державному службовцю, до якого протягом останнього року застосовувалися дисциплінарні стягнення, а також у період проведення службового розслідування або перебування під слідством. Затримка у присвоєнні чергового рангу до одного року може застосовуватися до державного службовця як захід дисциплінарного впливу.

Ранг не може бути присвоєний особі, яка припинила державну службу.

За виконання особливо відповідальних завдань державному службовцю може бути присвоєно черговий ранг достроково в межах відповідної категорії посад.

За сумлінну працю державному службовцю при виході на пенсію може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.

Якщо державний службовець перейшов на посаду нижчої категорії або залишив державну службу, на яку потім повернувся, за ним зберігається присвоєний ранг.

Державний службовець може бути позбавлений рангу лише за вироком суду.

Прикінцевими та перехідними положеннями Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» визначено, що у разі переходу посадової особи місцевого самоврядування на державну службу рівнозначної чи нижчої категорії посад їй присвоюється ранг державного службовця на рівні рангу, який вона мала відповідно до цього Закону.

Ранг такій особі має бути присвоєно одночасно з прийняттям на державну службу навіть тоді, коли вона призначена з випробувальним терміном, оскільки особа може бути позбавлена рангу лише за вироком суду.

Типові порушення вимог Положення про ранги державних службовців:

-    пункту 4 - черговий ранг присвоюється із затримкою без відповідного обґрунтування, безпосереднім керівником не готується відповідне подання, чергові ранги присвоюються державним службовцям, до яких протягом останнього року застосовувалися дисциплінарні стягнення;

-    пункту 5 - черговий ранг присвоюється достроково без відповідного обґрунтування;

-    при внесенні до Головдержслужби подання щодо присвоєння рангу державного службовця першої та другої категорії до подання додається біографічна довідка, оформлена з порушенням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731;

-    подання щодо присвоєння рангів державним службовцям першої та другої категорії за сумлінну працю та у зв’язку з виходом на пенсію надходять до Головдержслужби запізно, що унеможливлює їх опрацювання та внесення пропозицій Кабінету Міністрів України з метою прийняття рішення до звільнення особи з державної служби.

 

-              

Перелік нормативно-правових актів, якими посади державних службовців центральних органів виконавчої влади, їх урядових органів та територіальних підрозділів віднесені до відповідних категорій посад державних службовців:

-    Закон України «Про державну службу» (стаття 25);

-    постанова Кабінету Міністрів України від 30 червня 1998 року № 977 «Про забезпечення діяльності Національної комісії регулювання електроенергетики України»;

-    постанова Кабінету Міністрів України від 25 жовтня 2002 р. № 1620 «Деякі питання центральних державних архівів»;

-    постанова Кабінету Міністрів України від 30 червня 2005 року № 531 «Деякі питання забезпечення діяльності Національної комісії з питань регулювання зв'язку»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 4 червня 1994 року № 410-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 11 квітня 1994 року № 236-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 22 вересня 1994 року № 692-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 11 листопада 1994 року № 833-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 29 травня 1995 pоку № 301-р «Про віднесення посад спеціалістів апарату органів управління військових формувань, військових комісаріатів та військових прокуратур до таких категорій державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 13 жовтня 1995 року № 621-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 14 лютого 1995 року № 80-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 січня 1996 року № 67-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 25 грудня 1996 року № 826-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 21 грудня 1999 року  № 1431-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1997 року №  83-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 12 вересня 1997 року № 503-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 6 липня 1998 року № 532-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 5 жовтня 2000 року № 392-р «Про віднесення посад працівників урядових органів державного управління та їх територіальних органів до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року № 60-р «Про віднесення посад працівників територіальних органів НКРЕ до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 23 липня 1996 року № 464-р «Про віднесення посад Державної контрольно-ревізійної служби до певних категорій»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 липня 2004 року № 507-р «Про віднесення посад працівників територіальних представництв Держкомпідприємництва до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 8 жовтня 2004 року № 695-р «Про віднесення посад членів Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України - директорів департаментів до другої категорії посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 8 жовтня 2004 року № 696-р «Про віднесення посад працівників управлінь державної служби Головного управління державної служби в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 6 січня 2005 року № 1-р;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 2 квітня 2005 року № 90-р «Про віднесення посад працівників територіальних органів міграційної служби до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 18 травня 2005 року № 154-р «Про віднесення посад працівників Генерального штабу Збройних Сил до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 12 липня 2005 року № 241-р «Про віднесення посад працівників органів Державної служби з карантину рослин до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 9 серпня 2005 року № 333-р «Про віднесення посад керівних працівників апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2005 року № 488-р «Про віднесення посад працівників Міноборони до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 23 грудня 2005 року № 563-р «Про віднесення посади Керівника апарату Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку до другої категорії посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 8 листопада 2006 року № 548-р «Про віднесення посад працівників МВС та його територіальних підрозділів, які займаються розслідуванням кримінальних справ, до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 10 січня 2007 року № 4-р «Про віднесення посад працівників Головної державної інспекції захисту рослин та державних інспекцій захисту рослин Автономної Республіки Крим, областей і районів до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 3 вересня 2009 року № 1040-р «Про віднесення посад службовців кадрового складу Головного управління розвідки Міноборони до відповідних категорій посад державних службовців»;

-    розпорядження Кабінету Міністрів України від 3 червня 2009 року № 600-р «Про віднесення посад працівників СБУ до відповідних категорій посад державних службовців».

-     

Ведення особових справ державних службовців

З початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця розпочинається формування його особової справи.

Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року №  731.

Наказом Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 14 липня 1998 року за № 453/2893, затверджено Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразки оформлення документів особових справ.

Перед формуванням особової справи необхідно перевірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві установи. Якщо вона є, слід звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується у старому описі. При потребі складається новий опис.

При початковому формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які надійшли після призначення працівника на посаду, вносяться до опису за їх надходженням.

Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова справа, та керівника органу і керівника кадрової служби.

Особова справа державного службовця в міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

Зміни облікових даних працівника вносяться до розділів II, III, IV, V, VI, VII, VIII особової картки П-2ДС. Підставою для їх внесення є укази і розпорядження Президента України, накази і розпорядження міністрів, керівників інших центральних органів виконавчої влади, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення працівника. Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються до особової справи і заносяться в опис документів. Потрібно, щоб документи, які долучаються до особової справи, мали необхідні підписи, дати і були засвідчені відповідним чином.

Особова картка (форма П-2 ДС) з автобіографією, даними про трудову діяльність у минулому оформлюється відповідно до чинної Інструкції по заповненню особових справ, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 року № 343, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 грудня 1995 року за № 484/1020.

Автобіографія пишеться працівником особисто у довільній формі, в кінці ставиться підпис і дата. У ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового непрацевлаштування, про навчання та інше. У разі необхідності можуть надаватися письмові пояснення з приводу важливих моментів особистого життя своїх близьких родичів (батька, матері, братів, сестер) та родичів дружини (чоловіка).

Сформована особова справа реєструється у книзі обліку особових справ протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі у порядку, визначеному Головдержслужбою.

Після звільнення державного службовця з роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше його особову справу.

Типові порушення вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади:

-    пункту 1 - в особових справах містяться не всі документи, передбачені Порядком, або містяться ті, які ним не передбачені;  відсутні книги обліку руху особових справ;

-    абзацу 1 пункту 3 - недостовірні або відсутні записи в деяких розділах особової картки (форма П – 2ДС);

- абзацу 2 пункту 3 - в особових справах містяться незавірені копії документів;

- відповідні розділи особової картки (розділи І, VIII, IX та відомості про попередню роботу) заповнюються іншою особою, а не працівником особисто, містяться скорочення та виправлення.

Ведення трудових книжок державних службовців

Основним документом про трудову діяльність державних службовців є трудова книжка (стаття 48 Кодексу законів про працю України).

Зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301
«Про трудові книжки працівників».

Інструкція про Порядок ведення трудових книжок державних службовців, затверджена наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення працівника вносяться працівником кадрової служби після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.

До трудової книжки заносяться також записи про продовження терміну перебування на державній службі, виплату 10 посадових окладів при виході на пенсію державного службовця, виплату грошової винагороди за сумлінну безперервну працю в органах державної влади, зразкове виконання трудових обов'язків, прийняття Присяги державного службовця, присвоєння, зміну або позбавлення відповідного рангу.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розпис в особовій картці (типова відомча форма № П-2 затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277), у якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

Усі операції, пов'язані з одержанням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії й номера кожного, вносяться до книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, у якій реєструються всі трудові книжки, одержані від працівників під час прийняття їх на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника установи і печаткою.

Типові форми первинного обліку № П-9 «Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них»; № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них»; № П-11 «Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них», затверджені наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277.

Зразок запису до трудової книжки

№ запису

Дата

Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт Закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

 

 

 

 

Головне управління Пенсійного фонду України в Львівській області

 

25

24

11

2004

Призначений на посаду начальника планово-економічного вiддiлу управління фінансового забезпечення як такий, що пройшов за конкурсом

Наказ Головного управління Пенсійного фонду в Львівській області від 23.11.2004 № 453

26

24

11

2004

Складена Присяга державного службовця

 

27

24

11

2004

Присвоєно 13 ранг державного службовця

Наказ Головного управління Пенсійного фонду в Львівській області від 23.11.2004 № 453

28

24

11

2006

Присвоєно 12 ранг державного службовця

Наказ Головного управління Пенсійного фонду в Львівській області від 24.11.2006 № 256

29

26

01

2008

За виконання особливо відповідальних завдань достроково присвоєно 11 ранг державного службовця

Наказ Головного управління Пенсійного фонду в Львівській області від 26.01.2008 № 19

30

06

04

2009

Звільнений з посади начальника планово-економічного вiддiлу управління фінансового забезпечення в порядку переведення до Пенсійного фонду України, п. 1 ст. 36 КЗпП України

Наказ Головного управління Пенсійного фонду в Львівській області від 05.04.2009 № 46

 

Начальник Головного управління Пенсійного фонду в Львівській області

 

         (підпис)

 

(печатка)

 

ПІБ

 

 

Типові порушення вимог Інструкції про Порядок ведення трудових книжок державних службовців:

- підпункту 2.4 пункту 2 - зміст запису у трудовій книжці не відповідає тексту наказу (розпорядження): не зазначається спосіб призначення на посаду (за результатами конкурсного відбору, стажування, з кадрового резерву) тощо;

-   підпункту 2.5 пункту 2 - власник або уповноважений ним орган не ознайомлює працівника із записами у трудовій книжці;

-   підпункт 7.1 пункту 7 - не ведеться облік бланків трудових книжок і вкладишів до них;

-   підпункт 2.2 пункту 2 - до трудової книжки заносяться записи, які не передбачені Інструкцією, та не заносяться записи, передбачені нею;

-   підпункт 2.14 пункту 2-у графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок не пишеться повне найменування органу;

-   печаткою завіряються окремо записи про прийняття на державну службу, прийняття Присяги державного службовця, присвоєння рангу державного службовця, просування по службі.

Оформлення посадових інструкцій державних службовців

Основні права та обов'язки державних службовців передбачені статтями 10, 11 Закону України «Про державну службу».

Конкретні обов'язки та права державних службовців визначаються на основі типових кваліфікаційних характеристик і відображаються у положеннях про структурні підрозділи та посадових інструкціях, що затверджуються керівниками відповідних державних органів у межах закону та їх компетенції (стаття 11 Закону України «Про державну службу»).

Посадова інструкція - документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності та забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція розробляється керівниками структурних підрозділів на кожну посаду підрозділу на основі вимог Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців та додатка 1 до нього, затвердженого наказом Головдержслужби від 1 вересня 1999 р. № 65,  положення про структурний підрозділ та затверджується заступником керівника органу.

Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у роботи кадровій службі (оригінал), а другий - у керівників відповідних структурних підрозділів. Державному службовцю видається під розпис копія посадової інструкції.

Посадова інструкція складається з таких розділів:

Загальні положення.

Завдання та обов'язки.

Права. Відповідальність.

Взаємовідносини ( зв’язки ) за посадою.

У заголовку посадової інструкції зазначається назва посади в давальному відмінку. Якщо керівник підрозділу має кількох заступників, то до назви посади включаються також напрям діяльності.

Усі посадові інструкції, що розробляються у відповідному державному органі, повинні бути взаємопов’язаними, щоб не допустити дублювання у роботі державних службовців.

Посадові інструкції належить переглядати у разі зміни функцій працівників або структури  відповідного  державного  органу.

Типові недоліки, що зустрічаються при підготовці посадових інструкцій державних службовців:

-   не визначаються кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби, інші вимоги);

-   не визначаються взаємовідносини за посадою;

-   не передбачається порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків;

-   посадові інструкції пишуться після призначення працівника на посаду та під конкретну особу;

-   завдання та обов'язки, визначені у посадовій інструкції, носять загальний характер.

Декларування доходів державних службовців

Особи, які претендують на зайняття посади державного службовця, та державні службовці подають відомості про доходи та зобов’язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім'ї та про  належне їм майно, передбачені статтею 13 Закону України «Про державну службу», у вигляді декларації (постанова Кабінету Міністрів України від 11 серпня 1995 року № 641 «Про застосування статті 13 Закону України «Про державну службу»).

Декларації про доходи державних службовців та осіб, які претендують на зайняття посади державного службовця, зберігаються в їхніх особових справах за місцем служби (майбутньої служби) і використовуються під час вирішення питання про прийняття на державну службу, просування по службі або її припинення.

Державні службовці подають декларації про доходи за місцем служби щорічно до 15 квітня за попередній календарний рік.

Державні службовці, які не мали можливості подати у зазначений термін декларації про доходи через перебування у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, через тимчасову непрацездатність, перебування за межами України, під вартою, подають декларації -  до 31 грудня.

Державні службовці, які не подали декларації про доходи з причин, передбачених абзацом четвертим цього пункту, і припиняють трудові відносини з державними органами, в  яких вони працюють, зобов'язані подати декларації до припинення трудових відносин.

Особи, які претендують на зайняття посади державного службовця, подають декларації за місцем майбутньої служби разом із заявою про участь у конкурсі або про прийняття на роботу.

Порядок заповнення декларації про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця та особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця, щодо себе та членів своєї сім'ї, визначений Методичними рекомендаціями щодо заповнення державними службовцями та особами, уповноваженими на виконання функцій держави, декларації про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця, та особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця, щодо себе та членів своєї сім'ї, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 9 квітня 2001 року № 175.

Типові недоліки, що мають місце при заповненні державними службовцями декларацій:

-  не зазначається період, за який подається декларація;

-  не заповнюються окремі пункти декларації.

Робочий час

Тривалість робочого часу державних службовців визначається відповідно до законодавства про працю України з урахуванням особливостей, передбачених Законом України «Про державну службу» (стаття 20).

Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень (стаття 50 Кодексу законів про працю України).

За угодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом може встановлюватись як при прийнятті на роботу, так і згодом неповний робочий день або неповний робочий тиждень. На прохання вагітної жінки, особи, яка має дитину віком до чотирнадцяти років або дитину-інваліда, в тому числі таку, що знаходиться під її опікою, або здійснює догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний установлювати їй неповний робочий день або неповний робочий тиждень (стаття 56 Кодексу законів про працю України).

Тривалість робочого дня для працівників органів виконавчої влади встановлюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України
від 10 грудня
1993 року № 1010 «Про тривалість робочого дня для працівників органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування».

Рекомендації з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 28 січня 2005 року № 55.

         Типові недоліки при встановлені робочого часу державним службовцям:

- залучення до виконання роботи у позаробочий та нічний час, у вихідні та святкові дні, направлення у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років.

Оцінювання діяльності державних службовців

З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців та відповідальності за доручену справу в державних органах один раз на три роки проводиться атестація працівників, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені ними при виконанні службових обов'язків, визначених у посадових інструкціях, що затверджуються керівниками державних органів відповідно до Закону України «Про державну службу» та інших нормативно-правових актів.

Положення про проведення атестації державних службовців затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня
2000 року № 1922.

Методичні рекомендації щодо застосування Положення про проведення атестації державних службовців затверджені наказом Головдержслужби  від17 листопада 2004 року № 201.

У період між атестаціями з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців щороку проводиться оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків.

Оцінка проводиться безпосередньо керівниками структурних підрозділів, де працюють державні службовці, під час підбиття підсумків роботи за рік.

Загальний порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань затверджений наказом Головдержслужби від 31 жовтня 2003 року № 122, зареєстрованим в Мін'юсті 19 листопада 2003 року за № 1063/8384.

Порядок проведення щорічної оцінки в окремому державному органі визначається керівником відповідного органу з урахуванням загального порядку та особливостей кожного державного органу.

Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на кадрову службу відповідного органу.

Результати атестації та щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов’язків заносяться до особової справи державного службовця. Вони розглядаються під час вирішення питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок або зміни їх розміру, у разі порушення в установленому порядку клопотання про продовження терміну перебування на державній службі, а також інших питань проходження державної служби.

Зміна керівника або складу державного органу не може бути підставою для проведення позачергової атестації.

Типові недоліки при здійсненні оцінювання діяльності державних службовців:

- при складанні службової характеристики не дотримуються вимоги щодо її змісту (пункт 9 Положення про проведення атестації державних службовців затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року № 1922);

-   не дотримуються форми заповнення атестаційних листів;

-   в окремому державному органі не визначається порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків та завдань.

Оплата праці державних службовців

Заробітна плата державних службовців складається з посадових окладів, премій, доплати за ранги, надбавки за вислугу років на державній службі та інших надбавок (стаття 33 Закону України «Про державну службу»).

Умови оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів визначені постановою Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 року № 268.

Умови оплати праці працівників апаратів органів виконавчої влади, місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, органів прокуратури, судів та інших органів, схеми посадових окладів яких не передбачені постановою Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 року № 268, упорядковані постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 1999 року № 2288.

Інші законодавчі та нормативно-правої акти, які регулюють питання оплати праці працівників органів виконавчої влади:

Закон України «Про оплату праці»;

постанова Кабінету Міністрів України від 20 грудня 1993 року № 1049 «Про надбавки за вислугу років для працівників органів виконавчої влади»;

 постанова Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 1995 року № 783 «Про надбавки до посадових окладів за особливий характер роботи та інтенсивність праці» (постанова втратила чинність стосовно працівників, схеми посадових окладів яких затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 року № 268);

постанова Кабінету Міністрів України від 6 травня 2001 року № 439 «Про затвердження Порядку оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації»;

постанова Кабінету Міністрів України від 6 серпня 2003 року № 1207 «Про підвищення посадових окладів працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів»;

постанова Кабінету Міністрів України від 21 грудня 2005 року № 1243 «Питання оплати праці вищих посадових осіб України, окремих керівних працівників органів державної влади і органів місцевого самоврядування та суддів»;

постанова Кабінету Міністрів України від 6 лютого 2008 року № 34 «Про внесення зміни до деяких постанов Кабінету Міністрів України».

Типові порушення вимог постанови Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 року № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» у частині встановлення надбавок:

- підпункту «в» підпункту 1 пункту 2 – працівнику встановлюється надбавка за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи з розроблення проектів нормативно-правових актів, проведення експертизи проектів таких актів, тоді як положенням про підрозділ та посадовою інструкцією працівника не передбачено виконання такої роботи;

- підпункту «г» підпункту 1 пункту 2 – у наказах про встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників не зазначається посада відсутнього працівника, тоді як законодавством передбачається виплата доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників рівнозначних категорій посад;

 - підпункту 3 пункту 2:

 працівникам не надається матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань;

 працівникам не надається допомога для оздоровлення при наданні щорічної відпустки, що є грубим порушенням законодавства.

 

Типове порушення Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» при вирішенні питань оплати праці:

- до вирішення питань оплати праці працівників, форм і систем оплати праці, розцінок, тарифних сіток, схем посадових окладів, умов запровадження та розмірів надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних виплат відповідно до Колективного договору не залучається первинна профспілкова організація.

Підвищення кваліфікації державних службовців

Державним службовцям створюються умови для навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (на факультетах) та шляхом самоосвіти.

Державні службовці підвищують свою кваліфікацію постійно, у тому числі через навчання у відповідних навчальних закладах, як правило, не рідше одного разу на п'ять років. Результати навчання і підвищення кваліфікації є однією з підстав для просування по службі (стаття 29 Закону України «Про державну службу»).

Державним замовником на підвищення кваліфікації працівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування з питань боротьби з корупцією є Головдержслужба. Пропозиції щодо підвищення кваліфікації працівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування, які відносяться до посад першої - сьомої категорій державних службовців та посадових осіб органів місцевого самоврядування, з питань боротьби з корупцією вносяться органами державної влади та органами місцевого самоврядування щороку до 15 квітня Головдержслужбі, яка їх узагальнює, формує заявку на включення до проекту державного замовлення на підвищення кваліфікації зазначеної категорії працівників у наступному році і до 15 липня в установленому порядку подає її Мінекономіки.

Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 7 липня 2010 року № 564.

Основними видами підвищення кваліфікації державних службовців, що забезпечують його безперервність, є:

навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців;

 самостійне навчання (самоосвіта), зокрема участь у щорічному Всеукраїнському конкурсі «Кращий державний службовець»;

 тематичні постійно діючі семінари;

 тематичні короткотермінові семінари, зокрема тренінги;

 стажування в органах, на які поширюється дія Закону України «Про державну службу», а також за кордоном.

Навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців відбувається:

– при зарахуванні до кадрового резерву,

– зайнятті посад вищої категорії,

– перед черговою атестацією державного службовця,

– для фахівців, уперше прийнятих на державну службу, – протягом першого року їх роботи.

Тематичні постійно діючі семінари проводяться за програмами та планами, що розробляються навчальними закладами і затверджуються органами, на які поширюється дія Закону України «Про державну службу», на підставі типових програм і рекомендацій, підготовлених Національною академією державного управління при Президентові України, Головдержслужбою, галузевими та регіональними радами по роботі з кадрами.

Управління підготовкою, перепідготовкою та підвищенням кваліфікації державних службовців здійснюється Головдержслужбою разом з органами, на які поширюється дія Закону «Про державну службу», і органами, яким підпорядковані відповідні навчальні заклади, у межах їх повноважень.

Щорічно до 15 лютого Головдержслужбі надається інформація про стан підвищення кваліфікації державних службовців та їх кадрового резерву за попередній рік.

Фінансове забезпечення підготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування та органів військового управління Збройних Сил здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України  від 14 липня 1999 року № 1262.

Державним замовником на підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, що належать до першої - четвертої категорії посад державних службовців, є Головдержслужба.

Пропозиції щодо підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, які відносяться до першої - четвертої категорій посад державних службовців, вносяться органами державної влади щороку до 15 квітня Головдержслужбі, яка їх узагальнює, формує заявку на включення до проекту державних замовлень на підвищення кваліфікації зазначеної категорії працівників у наступному році і до 15 липня в установленому порядку подає Мінекономіки.

Пропозиції щодо підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, які відносяться до п’ятої - сьомої категорій посад державних службовців, міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські держадміністрації, органи судової влади і прокуратури, інші органи державної влади подають щороку до 15 квітня Головдержслужбі, яка їх узагальнює, формує заявку на включення до проекту державних замовлень  щодо  підвищення кваліфікації зазначеної категорії працівників в наступному році і до 15 липня в установленому порядку подає її Мінекономіки. 

Організація професійної підготовки державних службовців

Пропозиції щодо підготовки працівників органів державної влади, які відносяться до першої - четвертої категорій посад державних службовців, подаються органами державної влади Національній академії державного управління при Президентові України щодо підготовки працівників органів державної влади та органів військового управління Збройних Сил за спеціальністю «Управління у воєнній сфері» для роботи на першій - четвертій категоріях посад державних службовців у Міноборони та в органах військового управління Збройних Сил - Міноборони, щодо підготовки працівників органів державної влади за спеціальністю «зовнішня  політика» - МЗС, а щодо підготовки працівників, які відносяться до п’ятої - сьомої категорій посад державних службовців, - Головдержслужбі щороку до 15 квітня в установленому порядку за формою, що визначається Мінекономіки та Головдержслужбою.

Фінансове забезпечення підготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування та органів військового управління Збройних Сил здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 14 липня 1999 р. № 1262.

Методичні рекомендації щорічного визначення органами державної влади та органами місцевого самоврядування потреб у підготовці магістрів за спеціальностями в галузі знань «Державне управління», відбору осіб для направлення на навчання до вищих навчальних закладів, що здійснюють підготовку фахівців у галузі знань «Державне управління» та підвищення кваліфікації державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, затверджені наказом Головдержслужби від 1 грудня 2009 року № 367.

Органи виконавчої влади в регіоні вивчають потреби та направляють їх до територіальних управлінь Головдержслужби для узагальнення і відповідного аналізу щорічно до 15 березня.

Узагальнені  територіальними органами Головдержслужби потреби разом з відповідною аналітичною довідкою направляються до Головдержслужби до 25 квітня.

Порядок прийому осіб на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів за спеціальністю «Державна служба» галузі знань «Державне управління» та працевлаштування випускників затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 29 липня 2009 року № 789.

Орган державної влади надсилає у місячний строк повідомлення вищому навчальному закладу та територіальному органу Головдержслужби про працевлаштування випускника за формою згідно з додатком 5 до зазначеного Порядку.

Облік працевлаштованих випускників ведуть кадрові служби органів державної влади, органів місцевого самоврядування та територіальні органи Головдержслужби. Моніторинг та загальний контроль за працевлаштуванням випускників здійснює Головдержслужба.

Положення про прийом, стажування слухачів та працевлаштування випускників Національної академії державного управління при Президентові України, а також перелік органів, де проводиться стажування слухачів Національної академії, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 2004 року № 468.

Органи, установи, організації подають до:

-  Національної академії державного управління при Президентові України   (далі – Національна академія) не пізніше ніж за три місяці до початку вступних екзаменів відомості про осіб, що рекомендуються для участі у конкурсному відборі на навчання, та пропозиції щодо їх подальшого перебування на державній службі, затверджені відповідно на засіданнях Ради міністрів Автономної Республіки Крим, колегій обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій;

- Національної академії (м. Київ) не пізніше ніж за два місяці до початку вступних екзаменів відомості про осіб, які вступають на навчання за спеціальностями галузі знань «Державне управління», освітньо-професійні програми яких передбачають підготовку осіб для роботи на посадах першої - третьої категорії;

- Національної академії та Головдержслужби щороку в січні підтвердження щодо перебування слухачів у відповідному кадровому резерві із зазначенням повної назви посади, на яку випускників буде призначено після закінчення Національної академії (лише органи, установи, організації, які уклали договори-направлення із слухачами Національної академії);

-  Національної академії і Головдержслужби у місячний строк після прибуття випускника Національної академії повідомлення за зразком згідно з додатком 2 зазначеного Положення.

Положення про здійснення моніторингу працевлаштування та перебування на державній службі випускників Національної академії державного управління при Президентові України, її регіональних інститутів і вищих навчальних закладів, що готують фахівців за спеціальностями галузі знань «Державне управління» за державним замовленням, затверджено наказом Головдержслужби України
від 26 жовтня 2010 року № 272.

Кадрові служби органів, установ, організацій здійснюють облік вступників та в десятиденний строк після отримання інформації від Національної академії і вищих навчальних закладів надають територіальному органу Головдержслужби відомості про вступників за формами згідно з додатками 2-3 зазначеного Положення.

Територіальні органи Головдержслужби на підставі отриманих від кадрових служб органів, установ, організацій відомостей про вступників формують регіональний банк даних обліку вступників до Національної академії і вищих навчальних закладів, забезпечують контроль щодо перебування магістрів галузі знань «Державне управління» на державній службі та службі в органах місцевого самоврядування і відслідковують просування їх по службі.

Кадрові служби органів, установ, організацій після прибуття випускника на роботу у місячний строк надають територіальному органу Головдержслужби інформацію про його працевлаштування згідно з додатками 4-5 зазначеного Положення та надсилають до Головдержслужби підтвердження (повідомлення) про прийняття випускника на посаду, зазначену у договорі-направленні, або посаду, рівноцінну за оплатою, категорією, характером діяльності тій, яку він займав до вступу на навчання.

Територіальні органи Головдержслужби формують регіональний банк даних працевлаштованих випускників Національної академії і вищих навчальних закладів у формі електронного Журналу обліку за формами, наведеними у додатках 4, 5, 6, 7 зазначеного Положення.

Кадрові служби органів, установ, організацій у разі звільнення чи переведення на інше місце роботи (іншу посаду) випускників в десятиденний строк інформують територіальні органи Головдержслужби згідно з додатками 6-7 цього Положення, а територіальні органи Головдержслужби на підставі отриманих відомостей заносять ці відомості до електронного Журналу обліку.

Відпустки державних службовців

Державним службовцям надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законодавством не передбачено більш тривалої відпустки, з виплатою допомоги для оздоровлення у розмірі посадового окладу.

Державним службовцям, які мають стаж роботи в державних органах понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів. Порядок і умови надання додаткових оплачуваних відпусток встановлюються Кабінетом Міністрів України (стаття 35 Закону України «Про державну службу»).

Надання відпусток державним службовцям здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України, законів України «Про державну службу», «Про відпустки», «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи».

Згідно зі статтею 26 Закону України «Про відпуски» за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік.

 Порядок і умови надання державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування додаткових оплачуваних відпусток визначений постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1994 року № 250.

Умови, тривалість та порядок надання та оплата творчих відпусток встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 19 січня 1998 року № 45.

 

Заохочення державних службовців

За сумлінну безперервну працю в державних органах, зразкове виконання трудових обов'язків державним службовцям видається грошова винагорода в розмірі та порядку, що встановлюються Кабінетом Міністрів України.

Порядок видачі грошової винагороди державним службовцям за сумлінну безперервну працю в органах державної влади, зразкове виконання трудових обов'язків затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 року № 212 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року № 1563).

За особливі трудові заслуги державні службовці представляються до державних нагород та присвоєння почесних звань (стаття 34 Закону України «Про державну службу»), відомчих нагород та відзнак.

Заохочення (стимулювання) державних службовців є позитивно стимулюючим впливом суб'єктів (посадової особи, органу та ін.) на потреби, інтереси, свідомість, волю, поведінку державного службовця, а отже, на результати його управлінської праці та діяльності. Заохочення сприяє поліпшенню дисципліни, якості праці, враховує ініціативу та відповідальність працівників.

Державний службовець повинен знати, які вимоги ставляться перед ним, яка буде винагорода при їх дотриманні і які санкції будуть застосовуватися у випадку невиконання цих вимог. Мета стимулювання – не взагалі спонукати державного службовця працювати, а зацікавити його працювати краще, продуктивніше. При цьому має застосовуватися як матеріальна мотивація, так і нематеріальна.

 

Перелік законодавчих та нормативно-правових актів, що регулюють питання нагородження державних службовців:

— Закон України «Про державні нагороди України»;

— Указ Президента України від 2 грудня 1995 року № 1116/95 «Про впорядкування відзначення пам’ятних дат і ювілеїв»;

— Указ Президента України від 17 грудня 1999 року № 1583/99 «Про додаткові заходи щодо впорядкування відзначення пам’ятних дат і ювілеїв»;

— Указ Президента України від 29 червня 2001 року № 476/2001 «Про почесні звання України»;

— Указ Президента України від 19 лютого 2003 року № 138/2003 «Про Порядок представлення до нагородження та вручення державних нагород України»;

— постанова Верховної Ради України від 5 липня 2001 року № 2541-III «Про Почесну грамоту та Грамоту Верховної Ради України»;

— постанова Кабінету Міністрів України від 13 серпня 2003 року № 1249 «Про затвердження Порядку підготовки та подання Кабінетові Міністрів України на погодження пропозицій щодо відзначення пам'ятних дат і ювілеїв»;

— постанова Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2007 року № 1333 «Про Премію Кабінету Міністрів України за особливі досягнення молоді у розбудові України»;

— постанова Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2008 року № 728 «Про Почесну грамоту Кабінету Міністрів України»;

— розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2000 року № 423‑р «Деякі питання запровадження заохочувальних відзнак Прем'єр-міністра України»;

— наказ Головного управління державної служби України від 24 травня 2007 року № 151 «Про встановлення відомчої заохочувальної відзнаки Головного управління державної служби України — Подяки Головного управління державної служби України», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 14 червня 2007 року за № 635/13902;

— наказ Головного управління державної служби України від 24 травня 2007 року № 150 «Про встановлення відомчої заохочувальної відзнаки Головного управління державної служби України — Грамоти Головного управління державної служби України», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 14 червня 2007 року за № 636/13903;

— наказ Головного управління державної служби України від 24 травня 2007року № 149 «Про встановлення відомчої заохочувальної відзнаки Головного управління державної служби України — Почесної грамоти Головного управління державної служби України», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 14 червня 2007 року за № 637/13904;

— наказ Головного управління державної служби України від 24 травня 2007 року № 148 «Про встановлення відомчої заохочувальної відзнаки Головного управління державної служби України — нагрудного знака «Державна служба України «За сумлінну працю», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 14 червня 2007 року за № 638/13905.

Порядок нагородження відомчими заохочувальними відзнаками окремих державних органів влади визначається цими органами.

Типові недоліки, що зустрічаються при вирішенні питань нагородження державних службовців:

- не завжди у поданнях відображаються критерії щодо особистих заслуг претендента на нагородження;

- недостатній стаж роботи кандидата для встановлення відповідної нагороди;

- недотримання вимог нормативно-правових актів при оформленні матеріалів для представлення кандидата до нагородження в частині оформлення подання, формування пакету документів.

 

Порядок проведення службового розслідування стосовно державних  службовців

У разі невиконання або неналежного виконання державними службовцями службових обов’язків, перевищення своїх повноважень, що призвело до людських жертв або заподіяло значну матеріальну чи моральну шкоду громадянинові, державі, підприємству, установі, організації чи об’єднанню громадян, недодержання ними законодавства про державну службу, про боротьбу з корупцією, порушення етики поведінки, а також на вимогу державного службовця з метою зняття безпідставних, на його думку, звинувачень або підозри стосовно державних службовців може бути проведено службове розслідування.

За анонімними повідомленнями, заявами та скаргами службове розслідування не проводиться.

Рішення щодо проведення службового розслідування приймається вищими посадовими особами України, Першим віце-прем'єр-міністром України, керівником державного органу (посадовою особою), що призначив на посаду державного службовця, стосовно якого має проводитися службове розслідування, керівником органу, в якому працює державний службовець.

Головдержслужба може проводити службові розслідування за дорученням вищих посадових осіб України та Першого віце-прем'єр-міністра України, а в разі безпосереднього звернення до Головдержслужби державного службовця з метою зняття з себе безпідставних звинувачень рішення щодо проведення службового розслідування приймається Начальником Головдержслужби.

            Службове розслідування проводиться з відстороненням державного службовця від виконання повноважень за посадою або без такого відсторонення. Рішення про відсторонення приймається за поданням голови комісії з проведення службового розслідування керівником державного органу, в якому працює державний службовець службовець.

За державним службовцем на час відсторонення від виконання повноважень за посадою зберігається заробітна плата.

            За результатами службового розслідування члени комісії складають акт.

 Порядок проведення службового розслідування стосовно державних службовців затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 13 червня 2000 року № 950.

 

Типові порушення при проведенні службового розслідування стосовно державних службовців:

- до складу комісії з проведення службового розслідування часто включаються особи, які безпосередньо зацікавленні в проведенні службового розслідування;

- при проведенні службового розслідування не завжди забезпечується рівна участь усіх сторін;

- особам, щодо яких проводиться службове розслідування, не надається інформація про хід розслідування (стаття 18 Закону України «Про звернення громадян»).

Дисциплінарні стягнення

Питання дисциплінарної відповідальності державних службовців регулюється статтею 14 Закону України «Про державну службу» та Кодексом законів про працю України.

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду) даного працівника (стаття 1471 Кодексу законів про працю України).

До державних службовців, крім дисциплінарних стягнень, можуть застосовуватися такі заходи дисциплінарного впливу: попередження про неповну службову відповідність, затримка до одного року у присвоєнні чергового рангу або у призначенні на вищу посаду.

Обчислення стажу державної служби

Обчислення стажу державної служби здійснюється відповідно до Порядку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України
від 3 травня 1994 року   № 283
, та додатку до нього.

Документом для визначення стажу державної служби є трудова книжка та інші документи, які відповідно до чинного законодавства підтверджують стаж роботи.

Обчислення стажу державної служби належить до компетенції кадрової служби органу, з яким державний службовець перебуває у трудових відносинах.

Відрядження державних службовців

Відповідно до Закону України «Про державну службу» державним службовцям відшкодовуються витрати на службові відрядження та виплачуються інші компенсації відповідно до законодавства про працю України.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Відрядження посадових осіб органів виконавчої влади за кордон здійснюється відповідно до Указу Президента України від 28 серпня 1993 року № 357/93 «Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів виконавчої влади» та постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня
1992 року № 698 «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон».

Службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України здійснюються згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 10 червня 1999 року № 146), зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року № 218/2658.

Продовження терміну перебування на державній службі

Граничний вік перебування на державній службі становить 60 років для чоловіків і 55 років для жінок. У разі необхідності керівник державного органу за погодженням з керівником спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань реалізації державної політики у сфері державної служби може продовжити термін перебування на державній службі, але не більш як на п'ять років (стаття 23 Закону України «Про державну службу»).

Порядок погодження продовження терміну перебування на державній службі затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року № 2020.

Наказом Головдержслужби від 6 лютого 2004 року № 25 затверджено Рекомендації щодо застосування постанови Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року № 2020 «Про затвердження Порядку погодження продовження терміну перебування на державній службі».

Підставами для подання є вагомий внесок державного службовця у діяльність державного органу або його структурного підрозділу протягом тривалого часу, але не менше одного року, його провідна роль або участь у розробленні, впровадженні нормативно-правових актів, підготовці і виконанні державних, регіональних та галузевих програм, позитивні результати атестації та щорічної оцінки виконання державним службовцем покладених на нього обов'язків і завдань, а також нагородження державними нагородами, Почесною грамотою або заохочувальними відзнаками Кабінету Міністрів України, відомчими заохочувальними відзнаками Головдержслужби та інших органів.

При підготовці подання стаж державної служби обчислюється на дату досягнення державним службовцем граничного віку перебування на державній службі або закінчення терміну попереднього продовження.

           

 

 

Приблизна схема
погодження з керівником органу вищого рівня подань щодо погодження продовження терміну перебування державній службі центральних органів виконавчої влади, урядових органів та їх територіальних органів

Орган, в якому працює
державний службовець

 

Ким погоджується подання

Урядовий орган державного управління, який діє у складі відповідного центрального органу виконавчої влади, та його територіальні органи

Керівником органу вищого рівня, у складі якого діє урядовий орган державного управління

Державний орган, підпорядкований центральному органу виконавчої влади, та його територіальні органи

Керівником центрального органу виконавчої влади

Обласний територіальний орган центрального органу виконавчої влади

Керівником центрального органу виконавчої влади

Районний (міський) територіальний орган центрального органу виконавчої влади

Керівником центрального органу виконавчої влади; керівником обласного територіального органу

 

 

Типові порушення вимог Порядку погодження продовження терміну перебування на державній службі:

-       пункту 1 - до Начальника Головдержслужби з відповідним поданням звертається заступник керівника органу, а не керівник органу чи особа, яка виконує його обов'язки; відсутнє погодження керівника органу вищого рівня в порядку підпорядкування;

-       пункту 2 - порушуються терміни подання документів;

-       пункту 4 - у поданні зазначаються не всі відомості про державного службовця, назва займаної посади не відповідає записам у трудовій книжці;

-       пункту 5 - до подання додаються не всі документи (біографічна довідка, копія списку осіб, зарахованих до кадрового резерву для державної служби на відповідну посаду (за встановленою формою), лист-погодження керівника органу вищого рівня щодо продовження терміну перебування на державній службі, копії документів про заохочення та нагородження);

-       подання надсилається до Головдержслужби з використанням факсимільного відтворення підпису;

-       подання щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі не відповідає формі, затвердженій наказом Головдержслужби від 6 лютого 2004 року № 25;

-       після отримання погодження Начальника Головдержслужби керівником органу не видається наказ (розпорядження) про продовження терміну перебування на державній службі.

Єдина державна комп'ютерна система «Кадри»

Впровадження єдиної державної комп’ютерної системи «Кадри» здійснюється відповідно до Програми розроблення та впровадження єдиної державної комп’ютерної системи «Кадри», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України  від 21 серпня 1997 року № 918.  

Метою Програми є вдосконалення роботи, що проводиться у сфері обліку, навчання та інформування державних службовців.

Порядок інформування центральними, місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами про зміни облікових даних державних службовців затверджений наказом Головного управління державної служби України від 07.07.09 № 183, зареєстрований в Міністерстві юстиції України від 28 липня 2009 року за № 706/16722

Відповідно до цього Порядку кадрові служби центральних органів виконавчої влади, інших державних органів, у яких  працюють державні службовці та на яких поширюється дія Закону України «Про державну службу», здійснюють заходи щодо підтримки в актуальному стані бази даних державних службовців системи «Картка» ЄДКС «Кадри» та своєчасної підготовки і подання необхідної інформації до Головдержслужби та її територіальних органів.

Інформацію подають органи виконавчої влади в паперовому та електронному вигляді з супровідним листом.

Паперовий вигляд – це інформація щодо призначення на посаду (копія форми П-2ДС та наказу або розпорядження керівника органу про призначення на посаду) чи звільнення з посади державного службовця І-ІІІ категорії посад (копія наказу (розпорядження) про звільнення).

Електронний вигляд – це інформація на магнітних або флеш-носіях щодо даних державного службовця, сформована засобами підсистеми обліку державних службовців (система «Картка») ЄДКС «Кадри».

Інформація щодо зміни облікових даних відомості, які стосуються ведення і заповнення наступних розділів форми П-2ДС: орган, посада, ранг, загальні відомості (освіта, науковий ступінь, вчене звання, володіння мовами, наукові праці та винаходи, сімейний стан, стаж, прийняття на державну службу), продовження терміну, просування по службі, відпустки, стягнення, нагороди, почесні звання, заохочення, зарахування до кадрового резерву, підвищення кваліфікації, відомості про військовий облік, додаткові відомості, відомості про пільги, трудова діяльність тощо.

 Щодо державних службовців І-ІІІ категорії посад інформація із супровідним листом подається до Головдержслужби у разі:

- призначення на посаду державного службовця – один раз на місяць до 5 числа місяця, наступного за звітним (електронна картка на особу, копія форми П-2ДС та наказу або розпорядження керівника органу про призначення на посаду);

- звільнення з посади державного службовця – один раз на місяць до 5 числа місяця, наступного за звітним (архівна електрона картка на звільнену особу, копія наказу чи розпорядження про звільнення з посади);

- зміни облікових даних державних службовців – один раз на квартал до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом (електронні картки осіб із відображеними змінами облікових даних у них за формою згідно з додатком до Порядку).

У додатку до Порядку наведена форма надання інформації щодо державних службовців І-ІІІ категорії посад, зокрема, про зміни облікових даних, призначення на посади та звільнення з посад державних службовців, які відбулись протягом кварталу.

При заповненні цієї форми в першій графі зазначається кількість посад І-ІІІ категорії за штатним розписом, в другій - кількість вакантних посад. Крім того, в наступних графах інформація подається щодо всіх державних службовців І-ІІІ категорії посад (прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата призначення на посаду), які працюють станом на дату подання інформації. Відомості щодо змін облікових даних державних службовців зазначаються у разі наявності таких змін в особових картках форми П-2ДС державних службовців, які працюють протягом  звітного періоду.

Щодо державних службовців ІV-VІІ категорії посад інформація із супровідним листом подається до територіальних органів Головдержслужби у разі:

- призначення на посаду чи звільнення з посади державного службовця – один раз на місяць до 5 числа місяця, наступного за звітним (електронні картки осіб);

- змін облікових даних державних службовців протягом кварталу – один раз на квартал до 5 числа місяця, наступного за звітним винятково в електронному вигляді (електроні картки осіб із відображеними змінами облікових даних у них).

У разі відсутності призначень на посади, звільнень із посад, змін облікових даних державних службовців І-VІІ категорії посад протягом звітного періоду (кварталу) інформація подається до Головдержслужби та її територіальних органів один раз на квартал до 5 числа місяця, наступного за звітним.

До контрольних процедур заповнення системи «Картка» ЄДКС «Кадри» належать такі:

- «прізвище‚ ім'я‚ по батькові»;

- «дата народження»;

- «категорія посади державного службовця»;

- «ранг державного службовця»;

- «категорія персоналу»;

- «спосіб прийняття до органу (переміщення по службі) державного службовця»;

- «дата фактичного прийняття до органу (установи)»;

- «дата‚ з якої державному службовцю присвоєно поточний ранг»;

- «назва органу (установи)»;

- «назва підрозділу»;

- «назва посади»;

- «дата початку перебування на поточній посаді»;

- «освітньо-кваліфікаційний рівень»;

- «рік закінчення навчального закладу»;

- «наведена дата початку стажу держслужби (вислуги)»;

- «наведена дата початку стажу загального»;

- «наведена дата початку стажу трудового»;

- «дата складання  Присяги державного службовця»;

- «дата народження члена сім'ї»;

- «дата початку громадянства України»;

- «назва навчального закладу (вузу) за вищою освітою»;

- «назва спеціальності за вищою освітою»;

- «вид призначення на посаду»;

- «дані про трудову діяльність або там є порожні рядки»;

- «дата прийняття до органу пізніша за дату звільнення»;

- «в записах про  трудову  діяльність  є 2 та більше незаповнених рядків про  дату звільнення»;

- «дата звільнення з одного органу збігається  з датою прийняття до іншого».

Типові недоліки при формуванні карток державних службовців:

- не заповнюється дата та номер наказу про фактичне призначення на посаду;

- неправильний формат картки;

- не зазначається  повна назва державного органу.

Припинення державної служби

Звільнення державних службовців з посад та дотримання при цьому гарантій їх соціального захисту здійснюється згідно з Кодексом законів про працю України, законами України «Про державну службу», «Про Кабінет Міністрів України», «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» та іншими законами України.

Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України, державна служба припиняється відповідно до статті 30 Закону України «Про державну службу».

Зміна керівників або складу державних органів не може бути підставою для припинення державної служби на займаній посаді з ініціативи новопризначених керівників, крім державних службовців патронатної служби.

Відповідно до статті 40 Кодексу законів про працю України не допускається звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу в період його тимчасової непрацездатності (крім звільнення за пунктом 5 цієї статті), а також у період перебування працівника у відпустці.

Статтею 2411 Кодексу законів про працю України визначено, що строки виникнення і припинення трудових прав та обов'язків обчислюються роками, місяцями, тижнями і днями. Коли строки визначаються днями, то їх обчислюють із дня, наступного після того дня, з якого починається строк. Якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважається найближчий робочий день.

Відповідно до статті 3 Закону України «Про відпустки» за бажанням посадової особи у випадку її звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) їй має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

Розірвання трудового договору власником або уповноваженим ним органом відповідно до пункту 1 статті 40 Кодексу законів про працю України

Пунктом 1 статті 40 Кодексу законів про працю України визначено, що у разі змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників, трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом.

Згідно зі статтею 49 цього ж Кодексу про наступне звільнення працівників персонально попереджають не пізніше ніж за два місяці.

При звільненні працівників у випадках змін в організації виробництва і праці враховується переважне право залишитись на роботі, передбачене законодавством. 

Одночасно з попередженням про звільнення у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці власник або уповноважений ним орган пропонує працівникові іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації. При відсутності роботи за відповідною професією чи спеціальністю, а також у разі відмови працівника від переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації працівник на власний розсуд звертається за допомогою до державної служби зайнятості або працевлаштовується самостійно. Водночас власник або уповноважений ним орган доводить до відома державної служби зайнятості інформацію про наступне звільнення працівника із зазначенням його професії, спеціальності, кваліфікації та розміру оплати праці.

Статтею 43 Кодексу законів про працю України визначено, що розірвання трудового договору з підстав, передбачених пунктами 1 (крім випадку ліквідації підприємства, установи, організації), 2 — 5, 7 статті 40, пунктами 2 і 3 статті 41 цього Кодексу, може бути проведено лише за попередньою згодою виборного органу (профспілкового представника) первинної профспілкової організації, членом якої є працівник.

Порядок надання згоди на розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця визначений статтею 39 Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності».

Відповідно до статті 41 цього Закону працівникам підприємств, установ або організацій, обраним до складу виборних профспілкових органів, гарантуються можливості для здійснення їх повноважень.

Звільнення членів виборного профспілкового органу підприємства, установи, організації (у тому числі структурних підрозділів), його керівників, профспілкового представника (там, де не обирається виборний орган профспілки), крім додержання загального порядку, допускається за наявності попередньої згоди виборного органу, членами якого вони є, а також вищестоящого виборного органу цієї профспілки (об'єднання профспілок).

У випадках, передбачених законодавством про працю, виборний орган первинної профспілкової організації, членом якої є працівник, розглядає у п'ятнадцятиденний строк обґрунтоване письмове подання власника або уповноваженого ним органу про розірвання трудового договору з працівником.

Подання власника або уповноваженого ним органу має розглядатися у присутності працівника, на якого воно внесено. Розгляд подання у разі відсутності працівника допускається лише за його письмовою заявою. За бажанням працівника від його імені може виступати інша особа, у тому числі адвокат. Якщо працівник або його представник не з'явився на засідання, розгляд заяви відкладається до наступного засідання у межах строку, визначеного частиною другою цієї статті. У разі повторної неявки працівника (його представника) без поважних причин подання може розглядатися за його відсутності.

Виборний орган первинної профспілкової організації (профспілковий представник) повідомляє власника або уповноважений ним орган про прийняте рішення у письмовій формі в триденний строк після його прийняття. У разі пропуску цього строку вважається, що виборний орган первинної профспілкової організації (профспілковий представник) дав згоду на розірвання трудового договору.

Власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір не пізніш як через місяць з дня одержання згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).

 

Кадрове діловодство

 

У цьому розділі висвітлюються практичні поради щодо підготовки розпорядчих документів з кадрових питань, зокрема про прийняття на державну службу, просування по службі та звільнення, надання відпусток, заохочення і стягнення.

Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

 

Загальні положення

Відповідно до пункту 5 Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 р. № 912, одним з основних завдань кадрової служби є документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин. 

До основних документів кадрового діловодства належать:

- розпорядчі документи з особового складу; 
- особові картки П-2ДС;
- особові справи;
- трудові книжки;
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
- книга обліку особових справ.

До розпорядчих документів щодо особового складу належать накази про:

- призначення та просування по службі;

- встановлення  надбавок та доплат;

- присвоєння рангів;

- стажування;

- зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвищ, встановлення режиму робочого дня, покладання обов’язків та ін.);

- заохочення та дисциплінарні стягнення;

- надання відпусток;

- звільнення працівника (в т.ч. припинення державної служби).

 

Розпорядчі документи з особового складу готуються згідно зі стандартом «ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів», який поширюється на всі організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади.

З метою вдосконалення державних статистичних спостережень організацій щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків заробітної плати працівників наказом Державного комітету статисти України від 05.12.2008 № 489 затверджено Типові форми первинної облікової документації підприємств, установ та організацій: «Наказ (розпорядження) при прийняття на роботу», «Особова картка працівника», «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)», «Табель обліку використання робочого часу» та інші.

 

Накази оформляються на спеціальних чи загальних бланках і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

- повне найменування підприємства, установи, організації;

- назву виду документа (наказ);

- дату складання;

- місце складання;

- номер;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підставу;

- підпис керівника;

- візи.

 

Накази  щодо особового складу готуються на підставі розпоряджень керівника державного органу, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаного контракту, рішення конкурсної комісії, документів, передбачених законодавчими та іншими нормативними актами.

Проект наказу погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких установлює керівник органу.

Завізований проект наказу подається на підпис керівнику.

Після підписання наказ реєструється в книзі реєстрації наказів. Накази з особового складу ведуться окремо і мають власну нумерацію.

Наказ щодо особового складу набирає чинності з моменту підписання керівником, однак окремі параграфи можуть мати свої терміни вступу в дію.

Керівник кадрової служби зобов’язаний ознайомити з наказом усіх зазначених у ньому осіб (розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку з зазначенням дати ознайомлення).

Підготовка та оформлення наказів про прийняття на роботу

Прийняття працівників на роботу оформляється шляхом виданням наказу, в якому зазначаються: ім’я, по батькові працівника, посада, місце роботи (назва структурного підрозділу), дата початку роботи, умови оплати праці.

В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути зазначені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі, строки трудового договору, тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень, оплата витрат у зв’язку переїздом працівника на роботу в іншу місцевість тощо.

Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу (розпорядження вищестоящого державного органу, заява, рішення атестаційної комісії тощо).

Підготовка та оформлення наказів  про переведення (переміщення)

Накази про переведення (переміщення) працівників на іншу посаду в межах одного органу готуються та оформлюються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника.

У тому випадку, коли ініціатором переведення працівника на іншу посаду є керівник органу, у наказі обов’язково зазначається мотивація переведення (констатуюча частина), а працівник, ознайомившись із наказом, повинен, крім підпису, зазначити: «з переведенням згоден».

Перед тим, як видати наказ про переведення, керівник зобов’язаний докладно ознайомити працівника з умовами його праці на тій посаді, куди передбачається його перевести.

Після видання наказу про переведення працівника на іншу посаду (постійно) до його особової картки П-2ДС та трудової книжки заносяться відповідні записи.

Переведення на іншу посаду в межах одного органу допускається тільки за згодою працівника за винятком випадків, коли працівник переводиться тимчасово на іншу роботу в разі службової необхідності або заміни відсутнього працівника (стаття 32 Кодексу законів про працю України).

Підготовка та оформлення наказів про звільнення

Накази про звільнення готуються за розпорядженням керівника, на підставі заяв працівників, подання керівників відповідних структурних підрозділів, третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомат).

Підготовка і видання наказу про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) є правомірними тільки тоді, коли:

- є підстави, викладені в Законі;

- додержано певний порядок звільнення працівника за конкретною підставою.

Наказ про звільнення складається, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини щодо припинення трудового договору) та розпорядчої (зазначається прізвище, ім’я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ (місце роботи), дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнення з роботи), відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства, пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством, підстава видання даного наказу.

Запис про звільнення з посади державного службовця має здійснюватися у відповідних наказах державного органу та в трудовій книжці державного службовця в точній відповідності до формулювань чинного законодавства та із посиланням на відповідний пункт, статтю, частину закону.

Підготовка та оформлення наказів про надання відпусток

Наказ про надання відпусток видається на підставі затвердженого графіку відпусток та заяви працівника.

Після підписання наказу про надання відпустки до особової картки працівника і журналу обліку відпусток заносять відповідні записи.

Допускається, за проханням працівника, поділ відпустки на частини за умови, що основна її частина буде не менше чотирнадцяти календарних днів (стаття 79 Кодексу законів про працю України), а також перенесення у виняткових випадках, за згодою працівника та за погодженням з профспілковим органом, відпустки на інший період (стаття 80 Кодексу законів про працю України).

Накази про надання інших відпусток (додаткові відпустки державним службовцям, відпустки у зв'язку з навчанням, відпустки учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС та інші відпустки, передбачені чинним законодавством) оформляються на підставі заяв працівників та документів, що підтверджують право на відпустку із зазначених мотивів.

Підготовка та оформлення наказів про заохочення і стягнення

Накази про заохочення і стягнення працівників оформляються і видаються на підставі пропозицій, подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб. Питання погоджуються в установленому порядку з профспілковим органом.

До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (стаття 143 Кодексу законів про працю України).

Заходи заохочення до працівника не застосовуються протягом строку дії дисциплінарного стягнення .

 

 

Для отримання детальних роз’яснень з питань державної служби відвідайте

Інтернет-сторінку www.guds.gov.ua

 

0
Ваш голос: Ні


Отдых с детьми на море, Крым, Севастополь, Любимовка.