Skip to Content

Проект Порядку ведення та зберігання справ державних службовців

  ПРОЕКТ

  ПОРЯДОК

ведення та зберігання особових справ державних службовців

Цей Порядок визначає вимоги ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців (далі – особова справа), а також перелік документів, що складають особову справу.

         В особовій справі відображається прийняття на державну службу, її проходження, звільнення з державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця.

         Формування, ведення та зберігання особової справи здійснюється службою персоналу органу державної влади, де працює державний службовець. 

1. Формування особової справи

         Ведення особової справи розпочинається одночасно із вступом особи на державну службу.  

         Початок особової справи складають документи, які були подані особою до служби персоналу під час розгляду питання про її призначення на посаду державного службовця.

Після формування особової справи на паперових носіях працівник служби персоналу реєструє її у книзі обліку руху особових справ згідно із додатком 1 не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

         В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та 2 фотографії розміром 3х4;

2) копії документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання;

3) заява про участь у конкурсі з наданням згоди на проведення спеціальної перевірки відповідно до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних»;

4) копія трудової книжки;

5) декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік;

6) медична довідка про стан здоров'я;

7) копія паспорта громадянина України;

8) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

9) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

10) довідка про результати спеціальної перевірки;

11) протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, пройшли прийняті за конкурсом);

12) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців;

13) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);

14) заява щодо призначення на відповідну посаду.

         Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) копії наказів (розпоряджень) про призначення на посаду;

2) копії указів (постанов, наказів, розпоряджень) органів вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

4) копії документів про надані пільги (у разі наявності);

5) опис документів особової справи;

8) копії свідоцтва про шлюб, народження дитини, зміну прізвища тощо.

         Працівник служби персоналу, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про вищу освіту, трудової книжки тощо).

2. Ведення особової справи

          Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

         До особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, звільнення з посади;

2) копія наказу (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

3) подання щодо присвоєння рангу державного службовця;

4) копії наказів (розпоряджень), копії указів (розпоряджень, постанов) про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення тощо;

5) документи щодо проходження стажування;

6) копії документів про професійне навчання (підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації);

7) заява щодо незгоди державного службовця на продовження проходження державної служби у зв’язку із зміною істотних умов (у разі незгоди);

8) медичний висновок щодо неможливості виконання державним службовцем службових обов’язків за станом здоров’я;

9) акт передачі справ і майна (у разі складання);

10) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

         При звільненні працівника особова справа здається до поточного архіву. У цьому випадку в особовій справі робиться запис про звільнення працівника (вказується дата й причина звільнення з посади, номер і дата наказу (розпорядження).

3. Оформлення документів особової справи

         Особова картка (форма П-2ДС) оформляється відповідно до інструкції по заповненню особових карток (форма П-2ДС), затвердженої згідно із законодавством.

         Копії (ксерокопії) документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорту, військового квитка, трудової книжки скріплюються підписом працівника служби персоналу та печаткою.

         Декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

         Медична довідка про стан здоров'я подається за формою, встановленою Міністерством охорони здоров’я України.

          Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її за погодженнями з іншими органами державної влади. У поданні зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується, рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента.

У разі необхідності складається біографічна довідка на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Дані наводяться стисло, але вичерпно. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою згідно із додатком 2 до цього Порядку і скріплюється підписом керівника служби персоналу та печаткою.

         Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається режимно-секретним підрозділом відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником державної служби.

         У день призначення особи на посаду служба персоналу ознайомлює його під розписку з правилами внутрішнього службового розпорядку.

         На підставі оригіналів документів про підвищення кваліфікації, заохочення та нагороди державного службовця під час роботи в органі державної влади, працівником служби персоналу заносяться записи в особову картку (форма П-2ДС).

         Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником державної служби приймається відповідне рішення, на підставі якого служба персоналу готує наказ (розпорядження).

         Наказ (розпорядження) про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади. Копія наказу (розпорядження) підшиваються до особової справи державного службовця.

         Бланк опису документів заповнюється згідно із додатком 3 до цього Порядку під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом. Бланк опису документів підшивається з початку особової справи.

4. Зберігання та облік особових справ

         Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в службі персоналу і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

         При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування. 
 
Служба персоналу відповідно до вимог статті 10 Закону України «Про захист персональних даних» не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних.

 

Кожна особова справа підшивається в окрему папку формату А-4, на якій зазначається прізвище, ім’я, по батькові особи, порядковий номер особової справи.

 

Архівні особові справи зберігається окремо від діючих особових справ протягом двох років, після чого передаються до архіву установи з урахуванням вимог інструкції з діловодства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 1
до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців

 

                                        1 сторінка
_____________________________________________________________________________
                              повне найменування органу

 

                              КНИГА ОБЛІКУ РУХУ ОСОБОВИХ СПРАВ

Розпочато: «___» ________20__ року
Закінчено: «___» ________20__ року 

 

 

 

3 сторінка

N з\п 

Номер особової справи

Прізвище, ім'я, по батькові працівника

Дата формування особової справи

Дата закінчення ведення особової справи

 
 

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Місце для

фотокартки

Додаток 2
до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців

 

 

 

 

 

                             

 

 

 

                                   БІОГРАФ ІЧНА ДОВІДКА

                 _________________________________
                            (прізвище, ім'я, по батькові)
 
Працює ___________________________________________________________
              (посада, підрозділ, орган, в якому працює, з якого часу)
 
Число, місяць і рік народження _______________________________________
 
Місце народження __________________________________________________
                                   (держава, область, місто, район, село)
Освіта ____________________________________________________________
                         (освітньо-кваліфікаційний рівень, повне найменування
__________________________________________________________________
           навчального закладу, дата закінчення, спеціальність та кваліфікація)
 
Науковий ступінь, вчене звання _______________________________________
 
Володіння мовами __________________________________________________
                                     (якими, якою мірою)
Нагороди, почесні звання ___________________________________________
 
Прийняття Присяги
державного службовця ______________________________________________
                                               (дата прийняття)
Ранг державного
службовця, підгрупа, група____________________________________________
                                            (дата присвоєння)
Страховий стаж роботи станом на _________      _________________________
 
Стаж державної служби станом на  ________      ________________________
 
Не знятті стягнення _________________________________________________
                                             (які, ким і за що накладені)
                        
                                                
 
                                  Трудова діяльність
 
Період
Посада 
з
по
 
 
 
 
 
 
 
_____________________________________   ___________   _______________
  (посада керівника підрозділу служби персоналу)     (підпис)         (прізвище, ініціали)
 
МП
 

 

 
 

Додаток 3
до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців


 
 
 
 
                                                     ОПИС 

                              документів особової справи  № ______
 
__________________________________________________________________
                         (прізвище, ім'я, по батькові)
 
 
№ з/п
Найменування документів
Кількість аркушів
Примітка
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Пропозиції та зауваження до проекту просимо надсилати на електронну адресу: Iryna.Chervinska@nads.gov.ua
Джерело : http://nads.gov.ua/
0
Ваш голос: Ні


Отдых с детьми на море, Крым, Севастополь, Любимовка.