Skip to Content

Електронні таблиці MS EXCEL

warning: date() [function.date]: It is not safe to rely on the system's timezone settings. You are *required* to use the date.timezone setting or the date_default_timezone_set() function. In case you used any of those methods and you are still getting this warning, you most likely misspelled the timezone identifier. We selected 'America/New_York' for 'EST/-5.0/no DST' instead in /home/zedinuas/public_html/kds.org.ua/modules/ipaper/ipaper.module on line 591.
Embedded Scribd iPaper - Requires Javascript and Flash Player
МОДУЛЬ 4 Електронні таблиці MS EXCEL Зміст МОДУЛЬ 4 Електронні таблиці MS EXCEL Тема 4.1 Створення робочих сторінок (таблиць) Загальні відомості про електронні таблиці Робоча книга Excel Елементи вікна інтерфейсу Excel Створення нової робочої книги Eлементи вікна робочої книги Відкривання вже створеної робочої книги Переміщення по аркушу робочої таблиці Переміщення між аркушами робочих таблиць Тема 4.2 Редагування робочих сторінок (таблиць). Зміна назви ярличка аркуша таблиці Вибір кількох робочих аркушів відразу Вибір діапазону клітинок Додавання або видалення аркушів таблиць Копіювання та переміщення інформації в таблицях Розділення вікна робочої таблиці Збереження робочої книги Підсумкова інформація про робочу книгу Автоматичне збереження робочих таблиць Закриття робочої книги і вихід з Excel Тема 4.3 Форматування робочих сторінок (таблиць) Принципи побудови робочих таблиць Виконання цих дій у програмі Excel Список категорій числових форматів з деякими коментарями Друкування робочої таблиці Збереження робочої таблиці на диску Завантаження робочої таблиці з диска Копіювання обчислювальних формул за графою або рядком Вставляння рядків і граф у робочу таблицю Видалення рядків і граф з робочої таблиці Зміна ширини граф Зміна висоти рядків Приховування рядків і граф Сортування даних у робочих таблицях Сортування даних по одній графі Сортування даних за двома графами Опції сортування Побудова графіків Тема 4.4 Обчислення в таблицях. Використання формул та функцій Формули робочих таблиць Оператори, які використовуються у формулах Порядок виконання операторів Абсолютна, відносна та змішана адресація клітинок у формулах Тема 4.5. Робота зі списками та функціямив MS EXCEL Вмонтовані функції Excel Способи введення функцій
МОДУЛЬ 4 Електронні таблиці MS EXCEL Тема 4.1 Створення робочих сторінок (таблиць) Загальні відомості про електронні таблиці Популярність персональних комп`ютерів визначається, в основному, різноманітністю прикладних програм. На цей час серед ділових застосувань персональних комп`ютерів особливу роль відіграють електронні таблиці, які часто стають ядром інформаційних систем при автоматизації робочих місць. В основі електронної таблиці лежить "електронна" модель звичайної таблиці, поділеної на графи (колонки), рядки і клітинки. Реалізація такої моделі дає змогу користувачеві переглядати на екрані дисплея ділянку таблиці, переміщувати видиму частину (вікно) таблиці, вибирати потрібні йому клітинки, вводити, редагувати і форматувати дані в них. Табличні дані можуть бути зображені у вигляді чисел і текстів, формул, функцій та інших операцій з даними. Електронні таблиці дають змогу не тільки швидко перераховувати таблицю, виконуючи досить складні економічні, інженерні, наукові розрахунки, а й аналізувати проблеми типу: "А що буде, якщо . . .?". У багатьох випадках застосування таких програм значно знижує потребу в спеціальному програмному забезпеченні і полегшує перехід до комп`ю-теризованої обробки даних для користувача-початківця. Перші електронні таблиці для персональних комп`ютерів (VisiCalk i SuperCalk) були розроблені на межі 70 - 80-х років. Їх успіх на ринку програмного забезпечення збігся з початком масового використання персональних комп`ютерів, і в результаті стали з`являтися нові електронні таблиці. Для комп`ютерів, сумісних з IBM PC, найбільше поширення дістали такі пакети програм, як LOTUS 1-2-3, SuperCalk 3 (потім SuperCalk 4), Multiplan, а також інтегровані пакети типу Framework II i Symphomy, що забезпечують обробку таблиць. На початку 90-х років фірма Microsoft розробила новий програмний продукт електронну таблицю Microsoft Excel, яка на сьогодні є найпоширенішою. Успіх вказаних програм пов`язаний з тим, що вони якнайкраще задовольняють вимоги, які ставляться до електронних таблиць. Наведемо стандартний набір покажчиків і можливостей, що враховуються консультантами з програмного забезпечення і користувачами при виборі і порівнянні електронних таблиць: - максимальний розмір таблиці звичайно не менше як 255 граф і 9999 рядків (для Microsoft Excel одна книга - 255 окремих аркушів, кожен з яких може мати близько 16384 рядків і 256 граф); - зв`язок між таблицями; - припустимість одночасної обробки в таблиці текстів, чисел, дат, арифметичних і логічних виразів, захист клітинок від редагування; - графічні можливості (кількість типів ділової і наукової графіки, зв`язок таблиць з графіками, поєднання тексту і графіки, комбінування графічних стилів, використання шаблонів, фону, кольорів і штриховки, управління шкалуванням і масштабуванням); - інтерфейс користувача (мова і меню команд, підказки з приводу будь-якої команди та її режимів, повернення назад, багатовіконний режим перегляду таблиць); - управління "табличними базами даних" (розміри файлів, записів і полів, кількість рівнів сортування, гнучкість пошукових запитів і критеріїв вибірки, контроль введення і заміна вмісту полів, обчислювані поля, проектування форм і виведення звітів); - обсяг бібліотеки функцій та операцій (математичні, статистичні, логічні, календарні, фінансові, рядкові функції) і можливості задання користувачем нових функцій; - комунікації (передача файлів, емуляція терміналів, сумісність з локальними мережами) і обмін файлів з іншими пакетами програм, у тому числі з табличними процесорами і системами (мовами) програмування. Застосування табличних процесорів привело до виникнення спеціальної термінології і професійного жаргону, які вимагають деяких коментарів. Нерідко в літературі можуть траплятися терміни "табличні процесори" або "електронні таблиці" (spread - sheets). Щоб уникнути плутанини, слід розрізняти: - табличний процесор, який обробляє таблиці, виконує розрахунки і інтерпретує інструкції вхідної мови;
- вхідну мову табличного процесора, яка включає в себе команди маніпулювання таблицями, синтаксис задання різних виразів, формул і операцій тощо (фактично вона стає мовою програмування для електронних таблиць); - власне електронні таблиці (або робочі таблиці), опис яких (від їх створення і заповнення до використання) дається вхідною мовою табличного процесора. Потребують коментарів ще три терміни: 1) табличний курсор, тобто покажчик клітинки (видимої на екрані частини таблиці), доступної для введення і редагування даних у поточний момент. Табличний курсор виділяється на дисплеї кольором і (або) яскравістю клітинки (для Microsoft Excel - чорний прямокутник), на яку він указує; 2) опція (option) - термін, який запозичений із жаргону програмістів. Користувач повинен мати на увазі, що опція у різному контексті може означати вибір або можливість вибору, а також те, що вибирається: команда, підкоманда, параметр, ключ або перемикач режимів тощо; 3) бордюр або крайова розмітка електронних таблиць. Справа в тому, що рядки таблиці маркуються (ліворуч) цілими числами, а графи позначаються (зверху) латинськими літерами (перші 26 граф - літерами від A до Z, другі 26 граф - літерами від АА до АZ i т. ін.). Таким чином, забезпечується адресація клітинок таблиці. Наприклад, клітинка, що стоїть на перетині шостої графи і сьомого рядка, має мітку-ідентифікатор F7. Тому бордюр на екрані полегшує індикацію клітинок і орієнтацію в табличному полі. Як показує досвід, застосування табличних процесорів допомагає різним категоріям службовців виконувати будь-які розрахунки. Введені в таблицю формули в сукупності утворюють "модель зв`язків" клітинок таблиці, яка може багато разів використовуватися з різними вихідними даними. Робоча книга Excel У багатьох популярних робочих таблицях Windows вже давно використовується те, що мовою Excel називається робочою книгою. Робоча книга (book) - це приклад комп`ютерної моделі, яка імітує реальне життя. Коли ви працюєте над будь-яким проектом, на вашому столі завжди є кілька аркушів паперу з різними цифровими даними, які пов`язані між собою (тобто розробники Excel припустили, що у більшості користувачів є різні, але пов`язані між собою групи цифрових даних, які краще розміщувати не на одному, а на кількох аркушах). У кінці робочого дня ви складаєтє всі ці аркуші в папку і ховаєте її в ящик стола. В Excel кожен з таких аркушів стає окремою робочою таблицею. Ці таблиці помічаються спеціальними ярликами у нижній частині аркуша. Разом аркуші робочих таблиць утворюють робочу книгу (тобто папку, якщо дотримуватись нашої аналогії). Працюючи з книгою робочих таблиць, легко знайти потрібну інформацію, пересуваючись по численних аркушах книги. Крім того, у книзі на ярликах кожного аркуша робочої таблиці можна розміщувати його назву, яка відповідає змісту даної таблиці. Кожна робоча книга Excel може включати до 255 окремих аркушів робочих таблиць, кожен аркуш - близько 16384 рядків і 256 граф. Крім аркушів робочих таблиць, робоча книга Excel може мати аркуші діаграм (на яких зберігаються діаграми), аркуші модулів (тобто аркуші коду програм, що написані з допомогою Visual Basic for Applications мовою програмування, яка використовується в Excel), аркуші макросів Excel, а також аркуші діалогових вікон. Елементи вікна інтерфейсу Excel На рис 1 подано вікно програми Excel у випадку, коли плата відеоадаптера працює в режимі Super VGA з роздільною здатністю 1024 на 768 пікселів. Якщо система Windows працює в інших відеорежимах, екран може мати інший вигляд.
Рис 1. Вікно інтерфейсу Excel в розгорнутому вигляді та його основні елементи Розглянемо основні елементи вікна інтерфейсу. Панели инструментов - на панелях інструментів (toolbars) розміщені кнопки, клацання на яких мишкою викликає на виконання відповідну команду Excel. Кнопка системного меню - це піктограма Excel, клацання на якій мишкою приводить до відкриття системного меню, що дає змогу маніпулювати вікном Excel. Поле имени клетки - подає ім`я та адресу активної клітинки в робочій книзі. Строка формул - відтворює дані або формули, які вводяться в клітинку. Строка меню - головний список команд Excel; клацання мишкою на будь-якому слові, що входить до цього списку, розгортає список елементів вибраної команди головного меню. Строка заголовка - відтворює ім`я програми, з якою працює користувач, і, крім того, на ній розміщені деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна Excel. Кнопка закрытия (выход из программы) - клацання мишкою на цій кнопці закриває вікно Excel та завершує роботу програми. Кнопка восстановления - клацання мишкою на цій кнопці збільшує вікно Excel так, щоб воно займало увесь екран. Кнопка минимизации - згортає вікно Excel, розміщуючи його піктограму на панелі задач Windows 95. Строка состояния - відтворює різні повідомлення Excel, а також стан клавіш <Num Lock>, <Caps Lock>, <Scroll Lock>. Створення нової робочої книги Коли користувач починає роботу з Microsoft Excel, відкривається нова робоча книга під назвою Microsoft Excel - Книга1 (Microsoft Excel - Book1). Спочатку книги містять по 16 чистих аркушів для створення робочих таблиць під назвою Лист1, Лист2, . . . , Лист16 (Sheet1, Sheet2, . . . , Sheet16). Якщо користувачеві в процесі роботи потрібно створити нову робочу книгу, то це можна зробити одним з трьох способів: виконати команду Файл та її опцію Создать (File  New); клацнути мишкою на кнопці Создать Книгу (New Workbook), розмішеній на стандартній панелі інструментів (на цій кнопці зображений чистий аркуш паперу); використати комбінацію швидких клавіш <Ctrl + N>. Eлементи вікна робочої книги На рис. 2 наведене звичайне вікно робочої книги Excel та позначені його основні компоненти. Зазначимо, що вікно робочої книги і вікно інтерфейсу Excel мають багато однакових елементів.
Кнопка выделения всех ячеек рабочей таблицы - клацання мишкою на цій кнопці виділяє всі клітинки активної робочої таблиці. Кнопка системного меню - це піктограма Excel, клацання мишкою на якій призводить до відкриття системного меню, завдяки чому можна маніпулювати вікном Excel. Индикатор активной ячейки (табличный курсор) - це темний контур, який виділяє активну клітинку (одну з 4 194 304 клітинок кожної робочої таблиці). Заголовки столбцов - кожна з 256 граф робочої таблиці має заголовок - букву від A до IV. Після графи Z йде графа АА, за якою - АВ, АС і т. ін. Після графи AZ йдуть графи ВА, ВВ і так до останньої графи, яка позначена IV. Для виділення всіх клітинок графи необхідно клацнути мишкою на її заголовку.
Рис. 2. Нова (чиста) робоча книга Excel, яка називається Книга1 (Book1), та основні елементи її вікна Строка заголовка - відтворює ім`я робочої книги, з якою працює користувач, і, крім того, на ній розміщені деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна Excel. Кнопка закрытия (выход из программы) - клацання мишкою на цій кнопці закриває робочу книгу та завершує роботу програми. Кнопка восстановления - клацання мишкою на цій кнопці збільшує вікно робочої книги так, щоб воно займало весь екран. Кнопка минимизации - згортає вікно робочої книги так, що від нього залишається тільки рядок заголовка. Ярлычки листов (ярлычки рабочих таблиц) - спеціальні позначки (імена) аркушів робочих таблиць. Робоча книга може мати довільну кількість аркушів, але кожен аркуш має своє ім`я, яке і відображене на ярличці аркуша. Кнопки прокрутки ярлычков листов - дають змогу перегортати (прокручувати) аркуші робочих таблиць під час їх перегляду. Заголовки строк - кожний рядок робочої таблиці має заголовок, який позначається цифрою від 1 до 16 384. Для позначення всіх клітинок рядка необхідно клацнути мишкою на заголовку рядка.
Горизонтальная полоса прокрутки - дає змогу переглядати (прокручувати) аркуш робочої таблиці по горизонталі. Вертикальная полоса прокрутки - дозволяє переглядати (прокручувати) аркуш робочої таблиці по вертикалі. Полоса разделения ярлычков и полосы прокрутки - ця маленька смужка дозволяє збільшувати або зменшувати простір, який займають ярлики аркушів. Якщо користувач бажає побачити більше ярликів, то відповідно необхідно зменшити простір, що займаєгоризонтальная полоса прокрутки. Відкривання вже створеної робочої книги Щоб відкрити раніше створену робочу книгу, користувач повинен виконати команду Файл та її опцію Открыть (File  Open). Виберіть потрібний файл та відкрийте його, клацнувши мишкою на кнопку Открыть (Open). Якщо потрібний файл розміщений у іншій папці (folders), потрібно спочатку перейти в цю папку (рис. 2.3). Для цого знайдіть її в діалоговому вікні і двічі клацніть на неї мишкою. Клацнувши на кнопціПереход на один уровень вверх діалогового вікна Открытие документа (Open), користувач зможе переміщуватися вверх по дереву папок. Якщо користувач бажає відкрити робочу книгу, з якою він нещодавно працював, то йому потрібно відкрити меню команди Файл (File) і в нижній його частині вибрати ім`я потрібного файлу. З усіх файлів, які користувач відкривав, табличний процесор Excel запам`ятовує останні чотири, тому їх імена можна знайти в нижній частині меню команди Файл (File). Отже, у користувача є такі способи відкрити робочу книгу, яка зберігається на диску: виконати команду Файл та її опцію Открыть (File  Open); клацнути мишкою на кнопці Открыть (Open), розміщеній на стандартній панелі інструментів (на цій кнопці зображена папка, що відкривається); використати комбінацію швидких клавіш <Ctrl + О>.
Рис. 2.3. Діалогове вікно Открытие документа Переміщення по аркушу робочої таблиці Переміщення по робочій таблиці можна виконувати передусім з допомогою мишки. Коли користувач переміщує курсор мишки по таблиці, то форма курсора змінюється залежно від того, в якій області робочої таблиці він розміщений. У більшості областей робочої таблиці курсор має вигляд знака "плюс". За межами таблиці і на смугах прокручування курсор мишки може мати форму стрілки. Якщо помістити курсор мишки в кінець вертикальної або горизонтальної смуги прокручування і клацнути кнопкою мишки, то від кожного клацання таблиця буде прокручуватися на один рядок або стовпчик. Крім того, можна встановити курсор мишки на бігунок і перетягнути його в потрібне місце смуги прокручування. При цьому, коли користувач відпустить кнопку мишки, робоча таблиця прокрутиться відразу на кілька рядків або стовпців. Для переміщення курсора призначені також клавіші <Tab> i <Enter> (i самі по собі, і в
комбінації з клавішею <Shift>). Клавіша <Tab> дозволяє перемістити курсор праворуч, <Shift+Tab> - ліворуч, <Enter> - униз, < Shift+Enter> - уверх. По клітинках робочої таблиці можна також переміщуватися за допомогою клавіш управління курсором (табл. 1). Таблиця 1 Клавіші, які дозволяють переміщуватися по робочій таблиці
Якщо користувач точно знає, в яку клітинку йому треба потрапити, то він може скористатися клавішею <F5>. Натискання на цю клавішу викликає на екран діалогове вікно Переход (Go To), зображене на рис 4. В поле Ссылка (Reference) вводять ім`я потрібної клітинки і клацають на кнопці ОК (або натискають на клавішу <Enter>). Наприклад, якщо у поле Ссылка (Reference) ввести AD367 i натиснути <Enter>, то курсор переміститься в клітинку AD367.
Рис. 4. Діалогове вікно Переход Переміщення між аркушами робочих таблиць Для роботи з таблицями, які зібрані в робочій книзі, користувачеві може знадобитися швидкий і простий спосіб переходу від однієї таблиці книги до іншої. В Excel для активізації потрібної таблиці необхідно клацнути на її ярлику в нижній частині вікна. У лівому нижньому кутку вікна (рис. 2.2) розміщені кнопки прокручування, які дозволяють прокручивати ярлики аркушів. Клацання на кнопці зі стрілкою вліво або вправо зсуває ярлики відповідно вліво або вправо. Клацання на останній зліва або останній справа кнопці (на них поруч зі стрілками зображені вертикальні лінії) переміщує користувача до першого або останнього ярличка книги. Нова робоча книга в Excel за замовчуванням вміщує 16 аркушів, але користувач може збільшити їх кількість (до 255 аркушів на одну робочу книгу). Перехід між таблицями з допомогою ярличків добре здійснювати тоді, коли робоча книга вміщує відносно невелику кількість робочих таблиць. Однак якщо їх досить багато (наприклад, якщо вона вміщує проекти бюджетів за п`ять років, які займають 60
робочих таблиць), то у користувача є простіший спосіб переміщення по таблицях (за допомогою клавіші <F5>). Після появи діалогового вікна Переход (Go To) необхідно ввести назву ярличка, знак оклику і координату клітинки, в яку користувач бажає перейти. Для використання клавіші <F5> виконайте таку послідовність дій: натисніть на клавішу <F5>, щоб відкрити діалогове вікно Переход (Go To); до поля Ссылка (Reference) введіть назву ярлика, знак оклику і координати клітинки; клацніть на кнопці ОК. Наприклад, якщо потрібно перейти до першої клітинки шостого аркуша, слід натиснути клавішу <F5> і в поле Ссылка (Reference) ввести Лист6!А1 (Sheet6!A1). Зауваження: якщо назва аркуша складається з кількох слів або вміщує розділювачі, наприклад пропуск, помістіть його в одинарні лапки. Тема 4.2 Редагування робочих сторінок (таблиць). Зміна назви ярличка аркуша таблиці Якщо користувач працює з робочими таблицями, які організовані в робочу книгу, корисно присвоювати їм імена, які дають уявлення про вміст таблиці. Це справді так, адже назва Лист1 (Sheet1) далеко не так інформативна, як назва Налоги. Змінити назву аркуша робочої таблиці неважко, досить клацнути правою кнопкою мишки на будь-якому з ярличків аркуша і з меню, яке з`явилося, вибрати команду Переименовать(Rename). У діалоговому вікні Переименование листа (Rename Sheet) (рис. 5) необхідно ввести нове ім`я і клацнути на кнопці ОК. Зауваження. Excel не має обмежень на довжину імен робочих аркушів, але бажано робити їх не дуже довгими, оскільки чим коротше ім`я кожного з аркушів, тим більше ярличків можна буде побачити в нижній частині вікна робочої книги.
Рис. 5. Діалогове вікно Переименование листа Вибір кількох робочих аркушів відразу Для виконання звичайних операцій (наприклад, для вставлення або видалення аркушів, або для форматування) користувачеві буває необхідно вміти вибирати одночасно кілька аркушів робочих таблиць. Аркуші, які розміщені поруч, можна вибрати так: з допомогою кнопок прокручування вивести на екран ярлик першої з таблиць, які повинні бути вибрані, і клацнути мишкою на ньому (аркуш таблиці вибрано); з допомогою кнопок прокручування (якщо потрібно) вивести на екран ярлик останньої з таблиць, які повинні бути вибрані. Натисніть клавішу <Shift> i, не відпускаючи її, клацніть мишкою на ярлику останньої таблиці. Аркуші, які не розміщені поруч, можна вибрати так: з допомогою кнопок прокручування вивести на екран ярлик першої з таблиць, які мають бути вибрані, і клацнути мишкою на ньому (аркуш таблиці вибрано);
з допомогою кнопок прокручування (якщо потрібно) вивести на екран ярлик наступної таблиці, яку бажано вибрати. Натисніть клавішу <Ctrl> i, не відпускаючи її, клацніть мишкою на ярлику вибраної таблиці; повторюйте попередню дію для кожної таблиці, яку бажаєте вибрати. Вибір діапазону клітинок Для виконання багатьох операцій виникає потреба вибирати великі області (діапазони) клітинок. Наприклад, для того щоб вибрати всі клітинки від А1 до F6, потрібно клацнути мишкою на клітинці А1 і, не відпускаючи кнопки мишки, перетягнути її курсор до клітинки F6, потім відпусти-ти кнопку мишки. Після цього діапазон клітинок А1 - F6 буде вибраний, тобто всі клітинки, які входять у цей діапазон, крім першої, будуть зображені у "негативі" (чорним по білому); перша клітинка зберігає звичайний вигляд, але теж входить у діапазон вибраних клітинок (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Вигляд, який має у робочій таблиці вибраний діапазон клітинок Для вибору діапазону клітинок можна використовувати також мишку і клавішу <Shift>: клацніть кнопкою мишки на першій клітинці, потім натисніть клавішу <Shift> і , не відпускаючи її, клацніть на останній клітинці діапазону (всі клітинки між першою і останньою будуть вибрані, а активною стане остання клітинка). Наприклад, якщо користувач клацнув на клітинці В2, потім натиснув клавішу <Shift> і клацнув мишкою на клітинці Е15, то буде вибраний діапазон клітинок від В2 до Е15 (активною стає клітинка Е15). Якщо користувачеві потрібно вибрати дуже великий діапазон клітинок, то це можна зробити з допомогою команди Перейти (Go To): виберіть першу клітинку діапазону клітинок, який має бути вибраним; натисніть клавішу <F5> для відкриття діалогового вікна Переход (Go To); у текстовому полі Ссылка (Reference) введіть координати останньої клітинки діапазону; натисніть клавішу <Shift> і, не відпускаючи її, клацніть мишкою на кнопці ОК. Є й інші можливості вибору діапазону клітинок. Вибрати весь рядок можна, клацнувши мишкою на заголовку рядка у лівій частині таблиці, а вибрати весь стовпчик - клацнувши мишкою на заголовку стовпця у верхній частині таблиці. У Excel можно робити переривчасте виділення, тобто виділяти діапазони клітинок, які не розмішені поруч. Для цього звичайним способом виберіть перший діапазон. Потім натисніть клавішу <Ctrl> i, не відпускаючи її, виберіть другий діапазон (клацніть на першій клітинці і перетягніть курсор мишки). Excel вибирає другий діапазон, не відміняючи при цьому вибір першого діапазону. Наприклад, користувач бажає вибрати два діапазо-ни: В2 - С10 і D12 - E16. Скориставшись запропонованим вище алгоритмом, він здобуває результат, який подано на рис. 7.
Рис. 7. Вибрані два діапазони клітинок, які не розміщені поруч Примітка.
Додавання або видалення аркушів таблиць У разі потреби користувач може здійснювати реорганізацію таблиць у межах робочої книги Excel. Для цього потрібно клацнути правою кнопкою мишки, що викликає на екран невелике меню, з допомогою якого користувач може додавати і переміщувати аркуші робочих таблиць. Додавання нового аркуша робочої таблиці (один з трьох способів): Виконати команду Вставка та її опцію Лист (Insert -----> Worksheet). Клацнути правою кнопкою мишки на ярлику аркуша робочої таблиці, перед якою має з`явитися новий аркуш робочої таблиці. У меню, що з`явилося, необхідно вибрати команду Вставка (Insert), щоб відкрити діалогове вікно Вставка (Insert) (рис. 8). Клацнути мишкою на піктограміЛист (WorkSheet). Натиснути комбінацію клавіш <Shsft + F11>.
Після виконання будь-якої із запропонованих вище дій програма вставить у робочу книгу новий аркуш попереду активного на той час аркуша. Новий аркуш автоматично стає активним аркушем робочої таблиці зі своїм ярликом, на якому буде відображене його ім`я. Видалення аркуша робочої таблиці (один з двох способів): Виконати команду Правка та її опцію Удалить лист (Edit -----> Delete Sheet). Клацнути правою кнопкою мишки на ярлику аркуша робочої таблиці, який потрібно видалити з робочої таблиці. У меню, що з`явилося, необхідно вибрати команду Удалить (Delete). (Excel запропонує користувачеві підтвердити видалення аркуша).
Рис. 8. Діалогове вікно Вставка Переміщення аркуша робочої таблиці (один з двох способів): Виконати команду Правка та її опцію Переместить/скопировать (Edit ----> Move or Copy Sheet). Клацнути мишкою на ярлику аркуша і пересунути його в потрібне місце цієї або іншої робочої книги. Під час пересування курсор мишки перетворюється на маленьке зображення аркуша зі стрілкою.
Рис. 9. Діалогове вікно Переместить или скопировать Копіювання та переміщення інформації в таблицях Є багато способів переміщення і копіювання інформації в робочих таблицях, які утворюють робочу книгу.
Якщо користувач бажає скопіювати дані з одного місця в інше у межах однієї таблиці або з однієї таблиці в іншу, він повинен виконати такі дії: позначити інформацію для копіювання; клацнути мишкою на кнопці Копировать в буфер (Copy) на стандартній панелі інструментів або виконати команду Правка та її опціюКопировать (Edit  Copy); перейти у першу клітинку, в яку має бути скопійована інформація; натиснути клавішу <Enter>, щоб здійснити копіювання. Для переміщення даних в інше місце тієї самої таблиці або в іншу таблицю потрібно зробити ось що: позначити інформацію, яку потрібно перемістити; клацнути мишкою на кнопці Удалить в буфер (Cut) на стандартній панелі інструментів або виконати команду Правка та її опціюВырезать (Edit  Cut); перейти в першу клітинку, в яку має бути переміщена інформація (бажано переконатися в тому, що область клітинок, у яку виконується переміщення, не менша ніж область, з якої переміщуються дані, інакше користувач може втратити частину своїх даних, які будуть замінені при переміщенні); щоб здійснити переміщення, натисніть клавішу <Enter> або клацніть мишкою на кнопці Вставить из буфера (Paste) на стандартній панелі інструментів. Для копіювання інформації з однієї робочої книги в іншу можна використовувати кнопки Копировать в буфер (Copy) та Вставить из буфера (Paste) стандартної панелі інструментів: позначити інформацію, яку потрібно скопіювати; клацнути на кнопці Копировать в буфер (Copy) стандартної панелі інструментів; відкрити робочу книгу, в яку необхідно здійснити копіювання інформації; помістити курсор в клітинку потрібного аркуша робочої таблиці; клацнути мишкою на кнопці Вставить из буфера (Paste) стандартної панелі інструментів. Для переміщення інформації з однієї робочої книги в іншу потрібно виконати такі дії: позначити інформацію, яку потрібно перемістити; клацнути мишкою на кнопці Удалить в буфер (Cut) на стандартній панелі інструментів або виконати команду Правка та її опціюВырезать (Edit  Cut); відкрити робочу книгу, в яку необхідно перенести інформацію; помістити курсор у потрібне місце аркуша робочої таблиці; клацнути мишкою на кнопці Вставить из буфера (Paste) стандартної панелі інструментів. Розділення вікна робочої таблиці Коли користувач працює з дуже великими робочими таблицями, буває зручно виводити на екран два різних фрагменти однієї таблиці. Цього можна досягнути, розділивши вікно на дві частини (рис. 2.10). Для розділення вікна треба або перетягнути в потрібне місце одну з вішок розділення, або встановити курсор у місце, де потрібно розділити робочу таблицю і виконати команду Окно та її опцію Разделить (Window ---> Split).
Рис. 10. Вікно робочої таблиці, поділене навпіл Перетягуючи вішку разбивки, розміщену у верхній частині вікна, користувач розділяє вікно по горизонталі. Перетягуючи вішку разбивки, розміщену в нижній частині вікна, користувач розділяє вікно по вертикалі. Перейти з однієї області розділеного вікна в іншу можна, якщо клацнути кнопкою мишки в потрібній області. Закінчивши працювати з розділеним вікном, можна відмінити розділення. Для цього або перетягніть вішку назад у праву чи нижню частину вікна, або виконайте команду Окно та її опцію Снять разделение (Window  Remove Split). Під час роботи з розді-леним вікном користувач може зробити так, щоб верхня або ліва область вікна не прокручивались. Для цього необхідно виконати команду Окно та її опцію Закрепить области (Window  Freeze Panels). Команда закріплює область вікна, яка розміщена зверху або ліворуч від лінії розбивки. Збереження робочої книги Працюючи з Excel, користувачеві необхідно зберігати створені ним робочі книги для подальшого використання. Це можна роботи у такий спосіб: клацнути мишкою на кнопці Сохранить (Save) стандартної панелі інструментів; ввести ім`я, з яким користувачеві необхідно зберегти свою робочу книгу, у діалоговому вікні Сохранение документа (Save As ...) в поліИмя файла (File Name); клацнути мишкою на кнопці ОК (рис. 11).
Рис. 11. Діалогове вікно Сохранение документа Примітка. Ситуації, в яких користувач зберігає свої робочі таблиці: 1. Робоча таблиця зберігається вперше. У цьому випадку користувачеві бажано бути дуже уважним через те, що:  Excel пропонує зберегти робочу книгу у на диску в папці, яка призначена для збереження робочих таблиць за замовчуванням;
 Excel пропонує зберегти робочу книгу під іменем Книга1 (Book1). Якщо ці пропозиції Excel влаштовують користувача, то він погоджується з ними, клацаючи мишкою на кнопці ОК, якщо ж ні, то користувачеві слід вибрати потрібну йому папку і дати оригінальне ім`я робочій книзі, що зберігається (виконавши команду Файл та її опцію Сохранить как ... (File  Save As ...). 2. Робоча таблиця зберігається в черговий раз під тим самим іменем. У цьому випадку користувачеві достатньо:  клацнути мишкою на кнопці Сохранить (Save) стандартної панелі інструментів або виконати команду Файл та її опцію Сохранить (File Save). 3. Робоча таблиця зберігається в черговий раз під новим іменем. У цьому випадку користувачеві необхідно зберегти робочу книгу, виконавши команду Файл та її опцію Сохранить как ... (File  Save As ...) та обов`язково вказати нове ім`я для збереження (а можливо, і нову папку, де буде зберігатися робоча таблиця). У разі потреби користувач може захистити свою робочу книгу паролем. Для цього йому потрібно виконати команду Файл (File) та її опціюСохранить как ... (Save As ...). У діалоговому вікні Сохранение документа клацнути мишкою на кнопці Параметры (Options) (див. рис. 11). З`явиться діалогове вікно Параметры сохранения (Save Options) (рис. 12).
Рис. 12. Діалогове вікно Параметры сохранения У цьому вікні користувач може встановити кілька параметрів:  Всегда создавать резервную копию (Always Create Backup). Якщо ця опція активізована, то при збереженні нової версії робочої книги її існуюча версія буде перейменовуватися у файл з розширенням ВАК. Це дає змогу користувачеві завжди повернутися до раніше збереженої версії робочої книги.  Пароль для открытия файла (Protection Password). Якщо користувач укаже у цьому полі пароль, то щоразу перед відкриттям цієї робочої книги програма буде вимагати введення пароля. Зауваження. Правильність пароля залежить від регістра букв і його довжина не може перевищувати 15 символів. !!! Будьте уважні !!! Після введення нового пароля програма запрононує його підтвердження, тому користувачеві доведеться ввести цей пароль ще раз.  Пароль разрешения записи (Write reservation Password). Програма буде завжди вимагати цей пароль при спробі збереження робочої книги під тим самим іменем. Використовуйте цей пароль, щоб упевнитися в тому, що зміни не будуть зроблені у вихідній версії робочої книги.  Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended). Якщо позначена ця опція, то файл не може бути збережений зі своїм початковим іменем. Це ще одна гарантія того, що оригінальний файл не буде зіпсований. Підсумкова інформація про робочу книгу При першому збереженні робочої книги після закриття діалогового вікна Сохранение документа (Save AS) програма запропонує користувачеві ввести підсумкову інформацію про файл.
На екрані з`явиться діалогове вікно Свойства (Properties) (рис. 13). Заповнюйте його поля інформацією, яка описує цю робочу книгу. Зауваження. Діалогове вікно Свойства (Properties) відкривається за замовчуванням. Якщо користувач не бажає працювати з ним, то досить натиснути клавішу <Enter>, щоб воно зникло з екрана. Крім того, програму можна настроїти таким чином, щоб це вікно ніколи не з`являлося. Для цього потрібно виконати команду Сервис та її опцію Параметры (Tools  Options), клацнувши мишкою на вкладенні Общие(General) і відмінити вибір опції Предлагать заполнение свойств файла (Prompt for File Properties).
Рис. 13. Діалогове вікно Свойства Діалогове вікно Свойства (Properties) має п`ять вкладень:  Общие (General). У цьому вкладенні відображується загальна інформація про файл - його ім`я, розмір, місцезнаходження, дату створення тощо. Інформацію у цьому вкладенні змінити не можна.  Документ (Summary). Це вкладення з`являється за замовчуванням при першому збереженні файла. До неї входить вісім інформаційних полів, які користувач може заповнювати або модифікувати. Інформація цього вкладення використовується для швидкого знаходження робочих книг, які задовольняють визначені критерії.  Статистика (Statistics). У цьому вкладенні відображується додаткова інформація про файл, яку не можна змінювати.  Состав (Contents). У цьому вкладенні відображуються назви аркушів робочої книги, які згруповані за типами (аркуші робочих таблиць і діаграм, модулі VBA і т. ін.).  Прочие (Custom). Це вкладення може бути вельми корисним, якщо користуватися ним постійно. Воно дає змогу зберігати різну інформацію про файл у вигляді бази даних. Автоматичне збереження робочих таблиць Exсеl, як і інші програмні продукти Microsoft, має засіб автоматичного збереження (AutoSave), який допомагає користувачеві не втрачати значні обсяги роботи при раптовому відімкненні електричної енергії або при поломці комп`ютера (тільки не думайте, що автозбереження - це панацея від усіх бід). Щоб використати цю можливість, необхідно завантажити файл відповідної надбудови. Цей файл входить у комплект файлів Exсеl, але звичайно він не завантажений.
Для завантаження надбудови Автосохранение (AutoSave) слід виконати команду Сервис та її опцію Надстройки (Tools  Add-ins), при цьому з`явиться діалогове вікно зі списком доступних надбудов. Користувачеві необхідно позначити у ньому опцію Автосохранение(AutoSave) і клацнути мишкою на кнопці ОК. Вибрана надбудова буде завантажуватися щоразу при запуску Exсеl. Якщо користувач більше не бажає використовувати можливість автоматичного збереження робочих книг, необхідно повторити описану вище процедуру і відмінити вибір надбудови Автосохранение (AutoSave). Після завантаження описаної вище надбудови у меню Сервис (Tools), з`явиться новий елемент Сервис  Автосохранение (Tools  AutoSave). При виконанні команди Сервис та її опції Автосохранение (Tools  AutoSave) відкривається діалогове вікно (рис. 14), яке дає можливість визначити за бажанням інтервал часу для автоматичного збереження. Користувач повинен вказати максимальний інтервал часу, протягом якого він хоче працювати без автоматичного збереження робочої таблиці. Наприклад, якщо користувач не боїться втратити результат роботи, яку він виконав протягом 15 хв, то він встановлює цей інтервал часу у вікніАвтосохранение (AutoSave).
Рис. 14. Діалогове вікно Автосохранение З допомогою опцій (Только активную/Все открытые) користувач може вказати, хоче він автоматично зберігати всі відкриті робочі книги, чи тільки активну робочу книгу. Ще одна опція (Запрашивать разрешение) дозволяє користувачеві вказати програмі, чи необхідно перед виконанням автоматичного збереження видавати запит на дозвіл цієї дії. При активізації цієї опції у користувача є можливість відміняти автоматичне збереження робочої таблиці, якщо в даний момент часу він виконує якусь важливу роботу. Закриття робочої книги і вихід з Excel Щоб закрити робочу книгу, виконайте команду Файл та її опцію Закрыть (File  Close). Якщо користувач вносив у робочу книгу будь-які зміни, які попередньо не були збережені, то при закритті робочої книги Excel запитає, чи бажає користувач зберегти їх (завдяки цьому користувач не забуде зберегти свою роботу при виході з Excel). Вийти з Excel можна, виконавши команду Файл та її опцію Выход (File  Exit). Тема 4.3 Форматування робочих сторінок (таблиць) Принципи побудови робочих таблиць Наприклад, користувачеві необхідно побудувати засобами Excel таблицю такої структури (рис. 15).
Рис. 15. Приклад умовної таблиці Примітка. Перша графа таблиці заповнюється текстовою інформацією, друга і третя графи - числовою. (У сусідні рядки цих граф вводяться однакові числа. Але формат цих чисел різний. Формат - кількість десяткових знаків після коми.) У четвертій графі виконуються обчислення на підставі даних попередніх граф. Виконання цих дій у програмі Excel Для графи В робочої таблиці (клітинки В2, В3, В4, В5) Виділити діапазон клітинок робочої таблиці В2 : В5 (В2 - адреса клітинки, з якої починається діапазон, В5 - адреса клітинки, якою закінчується діапазон і символ : як розділювач адрес початку і кінця діапазону. Виконати команду Формат та її опцію Ячейки (Format  Cells). При їх виконанні з`явиться діалогове вікно Формат ячеек (Format Cells), у якому для форматування чисел використовується вкладення Число (Number). У вікні опції Число десятичных знаков (рис. 16) ввести число 0 і клацнути мишкою на кнопці ОК, щоб встановити для раніше виділеного діапазону клітинок (В2, В3, В4, В5) кількість відтворюваних на екрані десяткових знаків такою, що дорівнює нулю.
Рис. 16. Діалогове вікно Формат ячеек Аналогічно для граф робочої таблиці С (клітинки С2, С3, С4, С5) і D (клітинки D2, D3, D4, D5) встановити потрібні формати. Примітка. Діалогове вікно Формат ячеек (Format Cells) можна викликати одним з трьох способів: виконати команду Формат та її опцію Ячейки (Format  Cells); клацнути правою кнопкою мишки та з контекстного меню, що з`явилося, вибрати команду Формат ячеек (Format  Cells); використати комбінацію клавіш <Ctrl + 1>.
На вкладенні Число (Number) діалогового вікна Формат ячеек (Format Cells) передбачено 12 категорій числових форматів. При виборі відповідної категорії з вікна списку права сторона панелі змінюється так, щоб відобразити відповідні опції. Наприклад, на рис. 2.16 подано вигляд діалогового вікна після того, як користувач клацнув мишкою на категорії Числовой (Number). До категорії Числовой (Number) включено три опції: число відтворюваних на екрані десяткових знаків, використання розділювача тисяч і спосіб відтворення від`ємних чисел. Зверніть увагу на те, що у вікні списку Отрицательные числа (Negative Numbers) подано чотири варіанти відтворення від`ємних чисел (два з них зображені червоним кольором), які змінюються залежно від кількості десяткових знаків і використання символу розділювача тисяч. У верхній частині вкладення буде показано зразок відформатованого числа. Після внесення необхідних змін клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб застосувати вибраний формат відображення чисел до всіх клітинок, які були виділені. Список категорій числових форматів з деякими коментарями Общий (General). Загальний числовой формат - це формат, взятий за замовчуванням. При його виборі числа відтворюються у вигляді цілих чисел, десяткових дробів або в експоненціальному форматі, якщо число дуже довге і не вміщується в клітинці. Числовой (Number). Цей формат дає змогу користувачеві вказати кількість десяткових знаків, визначити розділювач груп розрядів і спосіб відтворення від`ємних чисел (зі знаком "мінус", червоним кольором, червоним кольором зі знаком "мінус" або в дужках). Денежный (Currency). Цей формат дає змогу користувачеві вказати число десяткових знаків, використання знака грошової одиниці і спосіб відображення від`ємних чисел (зі знаком "мінус", червоним кольором, червоним кольором зі знаком "мінус" або в дужках). У цьому форматі завжди використовується розділювач груп розрядів. Финансовый (Accounting). Цей формат відрізняється від грошового тим, що знаки грошової одиниці завжди вирівняні по вертикалі. Дата (Date). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати один з 12 форматів відтворення дат. Время (Time). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати один з 8 форматів відтворення часу. Процентный (Percentage). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати число десяткових знаків. Символ % відтворюється завжди. Дробный (Fraction). Ця категорія дає змогу користувачеві вибрати один з 9 дробових форматів відтворення чисел. Экспоненциальный (Scientific). У цьому форматі число завжди відтворюється з додатковою буквою Е. Користувач може вибрати число десяткових знаків для відтворення. Текстовой (Text). Застосування текстового формату до числа змушує Excel розглядати це число як текст (навіть якщо воно має вигляд числа). Ця можливість корисна для таких елементів, як номери частин звіту тощо. Дополнительный (Special). До цієї категорії включено чотири додаткових числових формати (Почтовый индекс (Zip Code), Индекс+4(Zip Code+4), Номер телефона (Phone Number) і Табельный номер (Social Security Number)). Все форматы (Custom). Ця категорія дає змогу користувачеві створити особисті числові формати, які не входять ні в які інші категорії. Друкування робочої таблиці На останньому етапі роботи з таблицею користувач може роздрукувати створений звіт. Для цього достатньо (якщо принтер підімкнений і перебуває в робочому стані) клацнути мишкою на кнопці Печать (Print), розміщеній на стандартній панелі інструментів (на ній зображено принтер). Аркуш робочої таблиці буде роздрукований з використанням стандартних параметрів. Збереження робочої таблиці на диску Усе, що користувач робив до цього часу, фіксувалося в пам`яті комп`ютера. Для збереження робочої книги користувачеві необхідно виконати такі дії.
Клацнути мишкою на кнопці Сохранить (Save), розміщеній на стандартній панелі інструментів, де зображена тридюймова дискета. Excel відкриє діалогове вікно Сохранение документа (Save AS) (рис. 18).
Рис. 18. Діалогове вікно Сохранение документа В поле Имя файла (File name) необхідно ввести ім`я, з яким користувач хоче зберегти на диску робочу таблицю (наприклад, proba1). Натиснути клавішу <Enter>. Excel збереже робочу книгу у файлі з іменем proba1. Робоча книга залишиться відкритою, тому користувач може продовжити роботу з нею. Примітка. В Excel 5 ім`я робочої книги не може перевищувати восьми символів. В Excel для Windows 95 для імені файла можна використовувати до 255 символів, включаючи пробіли. Завантаження робочої таблиці з диска Для завантаження робочої книги користувачеві необхідно виконати такі дії. Клацнути мишкою на кнопці Открыть (Open), розміщеній на стандартній панелі інструментів, на ній зображена відкрита папка. Excel відкриє діалогове вікно Открытие документа (Open) (рис. 2.19). У списку імен файлів необхідно знайти ім`я, з яким користувач раніше зберіг на диску робочу таблицю (наприклад, proba1). Натиснути клавішу <Enter>.
Рис. 2.19. Діалогове вікно Открытие документа
Копіювання обчислювальних формул за графою або рядком Практично завжди розрахунки, які необхідно виконати в графах робочих таблиць, мають один алгоритм обчислень, а відмінності полягають у тому, що як операнди в кожній формулі використовуються адреси інших клітинок. Наприклад, необхідно обчислити суми, які мають одержати робітники підприємства. Для розрахунків є такі дані
Алгоритм обчислення суми до видачі за кожним рядком цієї таблиці однаковий, тобто: "Сума до видачі" = "Заробіток" - "Вирахування" Але дуже незручно записувати однакові формули 150 разів, тобто для кожного рядка робочої таблиці. Тому в програмі Excel передбачена можливість копіювання формул за графами або рядками. При копіюванні за графами програма автоматично змінює у формулах номери рядків, а при копіюванні за рядками - імена граф. Проектуємо розміщення граф і рядків нашої таблиці у графах і рядках робочої таблиці програми Excel. Графа А робочої таблиці  № п/п; Графа В робочої таблиці  Прізвище; Графа С робочої таблиці  Заробіток; Графа D робочої таблиці  Вирахування; Графа Е робочої таблиці  Сума до видачі. Рядок 1 робочої таблиці  займає "шапка" таблиці; Рядки: 2 - 151 робочої таблиці  займає інформація таблиці. Згідно із зазначеним вище розподілом граф і рядків робочої таблиці перша формула для розрахунків повинна бути в клітинці Е2, а решта формул - у цій самій графі в наступних рядках. Введення формули в клітинку Е2. 1. Курсор робочої таблиці встановлюємо в клітинку Е2. 2. На клавіатурі набираємо таку послідовність символів: =С2-D2 3. Натискаємо клавішу <Enter>. У клітинці E2 з`явиться число 170,80. 4. На наступному етапі необхідно скопіювати цю формулу так, щоб процес копіювання закінчився в клітинці Е151. Для цього потрібно виконати такі дії. Встановити курсор робочої таблиці в клітинку Е2. Виконати команду Правка та її опцію Копировать (Edit  Copy). Виділити діапазон клітинок, у які необхідно скопіювати формулу: встановити курсор у клітинку Е3; натиснути ліву кнопку мишки і, не відпускаючи її, протягнути курсор до клітинки з адресою Е151. Виконати команду Правка та її опцію Вставить (Edit  Paste). Зауваження. Якщо діапазон клітинок, у які необхідно скопіювати формули, дуже довгий, то копіювання можна виконувати, розділивши його на піддіапазони клітинок.
Тобто наприклад, у пункті 3 вищезазначеного алгоритму слід виділяти спочатку клітинки з Е2 до Е30 і виконати пункт 4 алгоритму. Потім виділити клітинки Е31 - Е50 і знову виконати пункт 4 алгоритму тощо. Після виконання цих дій формула з клітинки Е2 скопіюється в решту клітинок вказаного діапазону з одночасним автоматичним змінюванням адрес клітинок, що беруть участь у розрахунках по кожному рядку. Тобто у клітинці Е3 буде записана формула = С3-D3 тощо. На завершення копіювання формул у кожній клітинці з`явиться результат обчислень. Вставляння рядків і граф у робочу таблицю Кількість рядків і граф у робочій таблиці фіксована, але користувач може вставляти або видаляти рядки і графи. Наприклад, вставляння нового рядка в рядки робочої таблиці призведе до зміщення решти рядків униз. Для вставляння нового рядка (рядків) користувач може скористатися одним з таких методів: Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Виконати команду Вставка та її опцію Строки (Insert  Rows). Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Клацніть правою кнопкою мишки і з контекстного меню, що з`явилося, виберіть команду Добавить (Insert). Зафіксувати табличний курсор на будь-якій клітинці рядка, перед яким необхідно вставити новий рядок, і виконати команду Вставка та її опцію Строки (Insert  Rows). Якщо користувач виділить кілька клітинок у графі, то Excel вставить додаткові рядки, кількість яких відповідає кількості виділених клітинок. Дії щодо вставляння нової графи або кількох граф у робочу таблицю виконуються аналогічно, але використовується команда Вставка та її опція Столбец (Insert  Сolumn). Видалення рядків і граф з робочої таблиці Для видалення рядка або кількох рядків можна скористатися одним з таких методів: Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Виконати команду Правка та її опцію Удалить (Edit  Delete). Виділити рядок або кілька рядків (клацнувши і перетягнувши курсор мишки по номерах рядків на бордюрі), які розміщені на межі робочої таблиці. Клацніть правою кнопкою мишки і з контекстного меню, що з`явилося, виберіть команду Удалить (Delete). Зафіксувати табличний курсор на будь-якій клітинці рядка, який необхідно видалити, і виконати команду Правка та її опцію Удалить (Edit Delete). У діалоговому вікні, що з`явилося, вибрати опцію Строка (Entrive Row). Якщо користувач виділить кілька клітинок у графі, то Excel видалить усі виділені рядки. Дії щодо видалення графи або кількох граф робочої таблиці виконуються аналогічно, але використовується команда Правка та її опціїУдалить  Столбец (Edit  Delete  Сolumn). Примітка. Якщо користувач побачить, що випадково видалив рядок або графу, то для відміни цієї дії необхідно натиснути комбінацію клавіш <Ctrl + Z> або виконати команду Правка та її опцію Отменить (Edit  Undo). Зміна ширини граф Ширина графи вимірюється числом символів, які вміщуються по всій ширині клітинки. За замовчуванням ширина графи дорівнює 8,43 символи. Але це значення не є абсолютом, оскільки в більшості шрифтів ширина окремого символа варіюється буква І значно вужча, ніж буква W. Є кілька способів змінити ширину однієї або кількох граф. Перед тим, як це зробити, виділить кілька граф, щоб вони мали однакову ширину. Для цього клацніть мишкою і перетягніть курсор мишки по заголовках граф. Є й інший спосіб: клацніть мишкою на заголовках необхідних граф, утримуючи при цьому клавішу
<Ctrl>. Якщо користувач хоче виділити всі графи, то необхідно клацнути мишкою на кнопці Выделить все (Select All), розміщеній у верхньому лівому кутку бордюра робочої таблиці, або використати комбінацію клавіш <Ctrl + Shift + пробел>. Після виділення необхідних граф для зміни їх ширини можете виконати одну з таких дій: Перетягувати мишкою праву межу графи доти, поки графа не стане потрібної ширини (необхідно, щоб крусор мишки при цьому розміщувався в рядку бордюра, де позначені імена граф). Виконати команду Формат та її опції Столбец  Ширина (Format  Column  Width) і ввести потрібне значення в діалогове вікноШирина столбца (Column Width). Виконати команду Формат та її опції Столбец  Автоподбор ширины (Format  Column  Autofit Selection). Ця дія настроює ширину виділеної графи так, щоб вона відповідала довжині найдовшого рядка даних. Двічі клацнути мишкою на правій межі графи, щоб автоматично встановити ширину графи відповідно до найдовшого введеного рядка даних. Примітка. Для зміни заданої за замовчуванням ширини всіх граф виконайте команду Формат та її опції Столбец  Стандартная ширина(Format  Column  Standard Width). На екрані з`явиться діалогове вікно, в яке необхідно ввести нове значення стандартної ширини графи. Всі графи, ширина яких перед цим не була змінена вручну, набудуть нових значень. Зміна висоти рядків Висота рядка вимірюється в пунктах (стандартна одиниця виміру, що використовується у видавничій справі). Висота рядка, яка задається за замовчуванням, залежить від шрифта, який використовується в стилі Обычный (Normal). Excel автоматично настроює висоту рядка так, щоб вона могла вмістити найбільший шрифт у рядку. Тому, якщо користувач змінює розмір шрифта в клітинці, припустимо, до 20 пунктів, Excel зробить рядок вище таким чином, щоб увесь текст можна було побачити. Користувач може встановити висоту рядка самостійно, використовуючи один з кількох методів, що наведені нижче (як і у випадку з графами користувач може виділити відразу кілька рядків). Для цього: Перетягуйте мишкою нижню межу рядка доти, поки рядок не стане потрібної висоти (необхідно, щоб крусор мишки при цьому розміщувався у рядку бордюра, де позначені номери рядків). Виконуйте команду Формат та її опції Строка  Высота (Format  Row  Heigth) і введіть потрібне значення (в пунктах) у діалогове вікно Высота строки (Row Heigth). Виконуйте команду Формат та її опції Строка  Автоподбор высоты (Format  Row  Autofit). Двічі клацніть мишкою на правій межі рядка, щоб автоматично встановити висоту рядка відповідно до найбільшого шрифта, розміщеного в цьому рядку. Зміна висоти рядка може знадобитися для створення інтервалів між рядками, причому цей спосіб більш зручний, ніж вставляння пустих рядків. Приховування рядків і граф Excel дає змогу приховувати рядки і графи. Це може знадобитися в тих випадках, коли користувач не бажає, щоб всі бачили якусь інформацію. Для приховування рядка або рядків необхідно виділити їх і виконати команду Формат та її опції Строка  Скрыть (Format  Row Hide), а для того, щоб приховати графу або графи, потрібно виділити їх і виконати команду Формат та її опції Столбец  Скрыть (Format  Сolumn  Hide). Повернення на екран прихованого рядка або графи може вимагати від користувача деякої спритності, оскільки дуже важко виділити приховані рядок або графу. Вийти з цього становища можна, виділивши спочатку рядки або графи, які оточують прихований рядок або графу (виділити по одному рядку або графі з кожного боку). Після цього слід виконати команду Формат та її опції Строка  Показать (Format  Row Unhide) або Формат та її опції Столбец  Показать (Format  Сolumn  Unhide). Інший метод полягає у використанні команди Правка та її опції Перейти (Edit  Go To) або її еквівалента - клавіші <F5> для активізації клітинки у прихованому рядку або
графі. Наприклад, якщо графа А прихована, то користувач може натиснути клавішу <F5> і вказати адресу клітинки А1 (або будь-якої іншої клітинки в графі А). В результаті виконання цієї дії табличний курсор переміститься у приховану графу. Потім можна виконати відповідні команди відміни приховування графи. Сортування даних у робочих таблицях Excel дає змогу сортувати як числові, так і нечислові дані робочої таблиці. Сортування може відбуватися за двома напрямками: за збільшенням значення ключової ознаки; за зменшенням значення ключової ознаки.  Сортування даних по одній графі Наприклад, необхідно впорядкувати список студентів за алфавітом. Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список починається (в нашому випадку А1, рис. 20), потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию (Sort Ascending), розміщеній на стандартній панелі інструментів. Кнопка сортування По убыванию (Sort Descending) працює так само, але список сортується за зменшенням значення ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує всі рядки в ньому.
Рис. 20. Невпорядкований список у робочій таблиці Excel Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок, розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком, переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок. Після сортування список матиме такий вигляд (рис. 21).
Рис. 21. Впорядкований список в робочій таблиці Excel
Сортування даних за двома графами Наприклад, необхідно впорядкувати список робітників за номерами цехів, а в кожному цеху - за алфавітом. Для сортування цього списку в порядку зменшення номерів цехів, а прізвищ робітників кожного цеху - за алфавітом необхідно виконати сортування за двома графами - Прізвище і Номер цеху (рис. 22).
Рис. 22. Невпорядкований список у робочій таблиці Excel У разі потреби відсортувати більш ніж одне поле необхідно виконати команду Данные та її опцію Сортировка (Data  Sort), при цьому з`явиться діалогове вікно (рис.2.23) Сортировка диапазона (Sort). В списку, що розкривається, Сортировать по (Sort by) виберіть поле і вкажіть порядок сортування (за зменшенням чи за збільшенням значення ключової ознаки). Потім зробіть це саме для другого поля. Якщо необхідно сортувати і за третім полем, визначте останнє в третьому розділі. Якщо активізована опція Идентифицировать поля по Подписям(первая строка диапазона) (Header Row), рядок заголовка граф не буде впливати на сортування. Клацніть мишкою на кнопці ОК, і рядки швидко перегрупуються. Якщо результат сортування виявився незадовільним, виконайте команду Правка та її опцію Отменить Сортировку (Edit  Undo Sort) або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl + Z>, щоб повернути список до початкового стану.
Рис. 23. Діалогове вікно Сортировка диапазона Після сортування список буде мати такий вигляд (рис. 24).
Рис. 24. Впорядкований список в робочій таблиці Excel Примітка. Досить часто потрібно, щоб рядки робочої таблиці зберігалися в початковому стані, а сортування виконувалось лише тимчасово для проглядання. Вихід один - доповнити робочу таблицю ще однією додатковою графою і зберігати в ній порядкові номери рядків (для створення номерів рядків не використовуйте формулу). В цьому випадку після сортування можна повернутися до початкового порядку рядків, якщо ще раз відсортувати робочу таблицю за графою, в якій зберігаються порядкові номери рядків. Опції сортування Якщо клацнути мишкою на кнопці Параметры (Options) у діалоговому вікні Сортировка диапазона (Sort) (Рис. 25), на екрані з`явиться діалогове вікно Параметры сортировки (Sort Options) (рис. 2.25), у якому є такі поля:  Порядок сортировки по первому ключу (First Key Sort Order). Дає змогу визначити особливий порядок сортування.
 Учитывать регистр (Case Sensitive). При сортуванні буде враховуватися відмінність між великими і малими буквами. В результаті при сортуванні за збільшенням ключової ознаки спочатку будуть йти малі букви а потім - великі.  Сортировать (Orientation). Дає змогу визначити порядок сортування рядків (задано за замовчуванням) або граф.
Рис. 25. Діалогове вікно Параметры сортировки Побудова графіків Наприклад, необхідно побудувати таку робочу таблицю (дані, які відтворюються в таблиці - умовні) і графік за її даними (рис. 26).
Рис. 26. Робоча таблиця Excel з вхідними даними На цьому етапі за даними таблиці побудуємо діаграму. Наприклад, користувач бажає побудувати діаграму за даними граф А, В і С. Діаграма буде розміщена на цьому самому аркуші робочої таблиці, відразу під нею. Для цього потрібно: 1. Клацнути мишкою на кнопці Мастер диаграмм (ChartWizard), яка розміщена на стандартній панелі інструментів. Зверніть увагу на те, що курсор мишки змінює форму, а в рядку Состояние з`явилося повідомлення: Укажите положение диаграммы (Drag in document to create a chart). 2. Клацнути мишкою на аркуші робочої таблиці і створити рамку, у якій буде розміщена діаграма. У вікно Диапазон (Range) необхідно ввести діапазони клітинок робочої таблиці на підставі даних, з яких Excel буде будувати діаграму. Клацнути мишкою на кнопці Далее (Next). Мастер диаграмм відкриє діалогове вікно, зображене на рис. 30 Выберите тип диаграммы (Select a chart type).
Рис. 30. Друге з п`яти діалогових вікон Мастера диаграмм На цьому кроці необхідно вибрати тип діаграми. Спочатку пропонується тип Гистограмма (Column), який і буде виділений. Якщо такий тип діаграми користувача влаштовує, то необхідно клацнути мишкою на кнопці Далее (Next). В противному разі необхідно вибрати потрібний тип діаграми, клацнувши мишкою на одному із запропонованих зразків (зразок стане виділеним) і після цього клацнути мишкою на кнопці Далее (Next). Мастер диаграмм відкриє діалогове вікно, зображене на рис. 31 Выберите вид гистограммы (Select a format for the Column chart). На цьому кроці необхідно вибрати формат Гистограммы (Column). Cпочатку пропонується один з можливих форматів. Якщо він влаштовує користувача, то необхідно клацнути мишкою на кнопці Далее (Next). В противному разі необхідно вибрати потрібний формат Гистограммы(Column), клацнувши мишкою на одному із запропонованих зразків (зразок стане виділеним) і після цього клацнути мишкою на кнопці Далее(Next).
Рис. 31. Третє з п`яти діалогових вікон Мастера диаграмм Мастер диаграмм відкриє діалогове вікно, зображене на рис. 32.
Рис. 32. Четверте з п`яти діалогових вікон Мастера диаграмм На цьому кроці роботи з Мастером диаграмм користувач побачить попереднє зображення діаграми. Клацніть мишкою на кнопці Далее(Next). Мастер диаграмм відкриє діалогове вікно, зображене на рис. 33. На останньому етапі роботи з Мастером диаграмм користувач може вилучити легенду діаграми, додати заголовок і текст для осей координат або не робити нічого. І у тому і у іншому випадку "фінальний акорд" клацання мишкою на кнопці Готово (Finish).
Рис. 33. П`яте з п`яти діалогових вікон Мастера диаграмм Після виконання всіх вищевказаних дій робоча таблиця повинна мати такий вигляд, як на рис. 34.
Рис. 2.34. Розміщення Мастером диаграмм діаграми на аркуші
робочої таблиці
За бажанням користувач може змінювати розміри діаграми шляхом перетягування одного з восьми маркерів, розміщених на її межах (маркери з`являються тільки тоді, коли діаграма виділена). Тема 4.4 Обчислення в таблицях. Використання формул та функцій Формули робочих таблиць Формули - це те, що робить електронні таблиці дуже корисними. Саме формули дають змогу обчислювати результати на підставі даних, які зберігаються в робочій таблиці. У формулах використовуються арифметичні операції для роботи з числами, спеціальні функції для обробки тексту, а також інші формули для обчислення значень у клітинці. Числа і текст можуть бути в інших комірках, що дає змогу легко змінювати дані і надає робочим таблицям особливої динамічності. Наприклад, при зміні початкових даних Excel виконує перерахунки за всіма формулами, де задіяні ці дані. Отже, багато разів змінюючи початкові дані в робочій таблиці, користувач зможе швидко побачити, як ці зміни впливають на результати розрахунків. Формула, яка введена в комірку, може мати будь-які з наступних елементів: оператори (наприклад, + "додавання" або * "множення"); адреса клітинки, включаючи поіменовані клітинки і діапазони; числа; функції робочих таблиць (наприклад, СУММ (SUM)). Довжина формули не повинна перевищувати 1024 символи. Якщо ввести формулу в клітинку, то в ній буде відтворений результат розрахунку за цією формулою. Однак у пам'яті комп'ютера зберігається саме формула, а не результат розрахунків за нею. Наведемо кілька прикладів формул:
Оператори, які використовуються у формулах Excel дає змогу використовувати у формулах різні оператори. Крім того, в Excel є багато вмонтованих функцій, з допомогою яких можна виконувати додаткові операції. Користувач може застосовувати скільки завгодно операторів (формули можуть бути достатньо складними). На рис. 2.35 відтворена робоча таблиця з формулою у клітинці В6. Ця фомула має такий вигляд: =(В2-В3)*В4
Рис. 35. Формула, у якій використовуються два оператори У цьому випадку формула віднімає число, розміщене в клітинці В3, від числа, розміщеного в клітинці В4. Якби користувач присвоїв цим клітинкам імена, то формула була б більш наочною. Ось як трансформується ця формула після присвоєння імен: =(Прибуток-Витрати)*СтавкаПодатку Теперь зрозуміло, чому корисно застосовувати імена клітинок. Наведемо ще кілька прикладів, у яких використовуються різні оператори.
Порядок виконання операторів У одному з попередніх прикладів у формулі були використані круглі дужки, щоб у такий спосіб вказати порядок виконання обчислень. Без дужок формула мала б вигляд =Прибуток-Витрати*СтавкаПодатку Якщо б користувач так відтворив формулу, то дуже швидко побачив би, що вона дає неправильний результат. Щоб зрозуміти, чому це відбувається, необхідно з'ясувати, що таке порядок виконання операцій (або їх пріоритет). По суті, це набір правил, на підставі яких Excel виконує обчис-лення (табл. 2.2). Круглі дужки використовуються для того, щоб змінити природний порядок виконання операторів, прийнятий в Excel. А зараз повернемося до попередньої формули. Вона не містить дужок, і тому обчислення виконуються відповідно до стандартних пріоритетів, які встановлені в Excel. Тоді через те, що множення має більш високий пріоритет, значення з клітинки Витрати множиться на значення з клітинки СтавкаПодатку. Потім результат віднімається від значення, розміщеного в клітинці Прибуток. Але це зовсім не те, що треба робити. Таблиця 2 Пріоритет операторів у формулах Excel
Далі наведена правильна формула, в якій використовуються дужки з метою зміни природного порядку виконання операцій. Річ у тому, що вираз, розміщений між дужками, завжди обчислюється першим. У даному випадку значення Витрати віднімається від значення Прибуток і здобутий результат множиться на значення СтавкаПодатку. =(Прибуток-Витрати)*СтавкаПодатку Крім того, у формулах можна використовувати вкладені дужки, тобто дужки, поміщені між іншими дужками. Якщо у формулі є вкладені дужки, то Excel обчислює спочатку вираз, який розміщений в самих "внутрішних" дужках, а вже потім рухається з внутрішніх дужок до зовнішніх. Наприклад: =((В2*С2)+(В3*С3)+(В4*С4))*В6 У цій формулі використовуються чотири набори дужок, причому три з них вкладені в четверті дужки. Excel обчислює значення виразів всередині всіх вкладених дужок, а потім додає їх і здобутий результат множить на значення, розміщене в клітинці В6. Абсолютна, відносна та змішана адресація клітинок у формулах Дуже важливо вміти відрізняти абсолютні адреси клітинок від відносних. Excel за замовчуванням створює у формулах відносні адреси клітинок. Але при копіюванні формули в іншу клітинку відмінність між цими типами адрес стає очевидною. Відносна адресація клітинок у формулах На рис. 2.36 відтворена робоча таблиця з формулою, яка введена в клітинку D2. Ця формула, в якій за замовчуванням використовуються відносні адреси клітинок, має такий вигляд: =В2*С2 Якщо скопіювати цю формулу в дві клітинки, розміщені нижче від клітинки D2, то Excel розмістить у них не зовсім точні копії наведеної формули. Excel змінить їх так: Клітинка D3 =В3*С3 Клітинка D4 =В4*С4
Рис. 2.36. Приклад робочої таблиці Excel перед копіюванням формули у графі D Інакше кажучи, Excel змінить адреси клітинок у формулі відносно нового її положення. Така зміна адрес клітинок при копіюванні майже завжди влаштовує користувача. Якщо вирізати і вставити формулу (тобто перемістити її в інше місце), то адреси клітинок, що входять у цю формулу, змінені не будуть. Це теж майже завжди влаштовує користувача. І справді, при переміщенні формули в іншу клітинку потрібно, щоб у ній збереглися первісні адреси клітинок.
Абсолютна адресація клітинок у формулах У деяких випадках необхідно, щоб адреси клітинок копіювалися без змін. На рис. 2.37 наведено приклад, коли в клітинці В6 міститься значення ставки податку на продаж. Формула у клітинці Е2 має такий вигляд: =(В2*С2)*$В$6 або = D2*$В$6 Зверніть увагу на те, як у цій формулі подано адресу клітинки В6 (попереду адрес графи В і рядка 6 стоїть знак $ (долар)). Це означає, що адреса цієї клітинки є абсолютною. При копіюванні цієї формули в дві клітинки, розміщені нижче від клітинки Е2, будуть відтворені такі формули: Клітинка Е3 =(В3*С3)*$В$6 або = D3*$В$6 Клітинка Е4 =(В4*С4)*$В$6 або = D4*$В$6 Відносні адреси клітинок змінились, але адреса клітинки В6 залишилась без змін, оскільки у формулі вона була подана як абсолютна. А 1 2 3 4 5 6 7 Рис. 37. Приклад робочої таблиці Excel перед копіюванням формули у графі Е Змішана адресація клітинок у формулах В абсолютній адресі клітинки використовуються два знаки $ (долар). Один - попереду імені графи, а інший - попереду номера рядка. Однак в Excel є ще і змішана адресація клітинок. В табл. 2.3 подані всі можливі типи адрес клітинок. Таблиця 3 Типи адресації клітинок Ставка податку 7,50% Товари Стільці Ліжка Лампи В Кількість 16 4 3 С Ціна 125,00 695,00 39,95 D Сума 2000,00 Е Сума податку з продажу 150,00
Тема 4.5. Робота зі списками та функціямив MS EXCEL Вмонтовані функції Excel Excel має велику кількість вмонтованих функцій робочих таблиць, які користувачі можуть застосовувати в своїх формулах. До них належать як досить поширені функції, такі як СУММ (SUM), СРЗНАЧ (AVERAGE) і КОРЕНЬ (SQRT), так і функції, призначені для виконання спеціальних обчислень, наприклад, статистичні функції або прикладні функції. Функції можуть спростити формули і зробити їх зрозумілішими, крім того, вони здебільшого дають змогу робити обчислення, які без них виконати дуже важко.
В Excel входить більше як 300 вмонтованих функцій. Поняття про функції Excel Функції - це вмонтовані інструменти, що використовуються у формулах. Вони дають змогу: спрощувати формули; виконувати за формулами такі обчислення, які без них зробити неможливо; прискорювати виконання деяких завдань редагування. Крім того, вони дозволяють "умовне" виконання формул, завдяки чому користувач може реалізовувати алгоритми прийняття рішень. Приклади функцій Наведемо деякі приклади використання вмонтованих функцій, з допомогою яких можна спростити формули та полегшити дії з робочими таблицями. Для розрахунку середнього значення чисел, розміщених у десяти клітинках (А1:А10), використана така формула: =(А1+А2+А3+А4+А5+А6+А7+А8+А9+А10)/10 Погодьтесь, що це не дуже зручна формула. Тим більше, якщо виникне потреба ввести в цю формулу нові клітинки, зробити це буде нелегко. Краще замінити цю формулу на одну, дуже просту в користуванні, вбудовану функцію робочої таблиці Excel: =СРЗНАЧ(А1:А10) або = AVERAGE(А1:А10) Необхідно знайти найбільше значення з чисел, розміщених у діапазоні клітинок (А1:D100). У цьому випадку можна скористатися такою функцією: =МАКС(А1:D100) або = MAX(А1:D100) Інколи функції дозволяють уникнути ручного редагування. Припустимо, що в робочій таблиці є графа (наприклад, А), у якій наведений список працівників вашої (установи близько 1000) (рис. 38,а). Всі прізвища введені великими буквами: "ІВАНОВ П. А". Необхідно відтворити цей список так, щоб прізвища мали такий вигляд: "Іванов П. А.". На ручне переоформлення списку потрібно буде витратити кілька годин. Але є можливість значно скоротити час завдяки вмонтованій функції ПРОПНАЧ (PROPER). Для виконання цієї операції необхідно: У робочу таблицю вставити допоміжну графу (між графами А і В). Після цього робоча таблиця набере такого вигляду, як подано на рис. 38,б. Встановити табличний курсор у клітинку В2. Ввести в цю клітинку формулу: =ПРОПНАЧ(А2) або =PROPER(А2) Скопіювати цю формулу в решту 999 клітинок (рис. 38,в). Виділити діапазон клітинок (В2:В1000). Виконати команду Правка та її опцію Специальная вставка (Edit  Paste Special), позначивши опцію Значення (Values). Видалити графу А і робоча таблиця матиме такий вигляд, як подано на рис. 38, г.
А
Б
В
Г Рис.38. Приклад використання вмонтованої функції ПРОПНАЧ: а - робоча таблиця Excel до застосування функції ПРОПНАЧ; б - між графами А і В вставлена допоміжна графа; в - результат копіювання формули =ПРОПНАЧ(А2) в решту клітинок; г - робоча таблиця Excel після застосування функції ПРОПНАЧ Припустимо, що користувачеві необхідно підрахувати в робочій таблиці комісійні за результатами продажу якого-небудь товару. Якщо продавець продав товару на суму, що перевищує 100 тис. грн., то його ставка комісійних становить 7,5%, якщо на меншу суму, то 5%. Без використання функції користувачеві необхідно створити дві різні формули і правильно їх використати для кожної позиції списку. В цьому випадку необхідно скористатися функцією ЕСЛИ (IF) для розрахунку комісійних незалежно від суми продажів. =ЕСЛИ(А1<100000;A1*0,05;A1*0,075) або =IF(А1<100000;A1*0,05;A1*0,075) Aргументи функцій У наведених прикладах користувач міг помітити, що в усіх функціях використовуються круглі дужки. Інформація, поміщена в дужках, називається аргументом. Функції відрізняються залежно від того, які аргументи вони використовують. Залежно від типу функції можуть бути:
без аргументів; з одним аргументом; з невизначеною кількістю аргументів; з необов'язковим аргументом. Прикладом функції, що не використовує аргумент, є функція СЛЧИС (RAND), яка генерує випадкове число в діапазоні від 0 до 1. Синтаксис цієї функції такий (хоч і немає аргументу, дужки обов'язкові): =CЛЧИС() або =RAND() Якщо у функції використовується більше ніж один аргумент, то кожен з них відокремлюється крапкою з комою (;). Як аргументи функцій в Excel можна використовувати різноманітні вирази. В них можуть бути включені інші функції. Функції, які застосовуються у формулах як аргументи інших функцій, інколи називають вкладеними. Спочатку Excel обчислює значення найглибше вкладеного виразу. Наприклад: =SIN(РАДИАНЫ(В9)) або =SIN(RADIANS(В9)) Функція РАДИАНЫ (RADIANS) перетворює значення аргумента, яке задане в градусах, на радіани, оскільки в усіх тригонометричних функціях Excel аргументи задаються в радіанах. Тому, якщо в клітинці В9 міститься значення кута в градусах, то функція РАДИАНЫ (RADIANS) перетворює його на радіани, а функція SIN обчислює синус кута. Вкладеність функцій обмежується тільки загальною довжиною рядка формули - 1024 символи. Примітка. В багатьох функціях як аргумент використовується посилання на діапазон клітинок. Наприклад, в такій функції використовується діапазон клітинок А10:А20: =СУММ(А10:А20) або =SUM(A10:A20) Якщо користувач додає новий рядок між рядками 10 і 20, то Excel автоматично розширює діапазон у формулі. Наприклад, якщо користувач додав рядок між рядками 12 і 13, то формула матиме такий вигляд: =СУММ(А10:А21) або =SUM(A10:A21) Здебільшого це те, що потрібно користувачеві. Але якщо користувач буде додавати новий рядок попереду рядка 10, то Excel не включить його в діапазон. Аналогічно, якщо користувач додасть новий рядок у кінці діапазону, то він також не буде включений в діапазон клітинок, які є аргументом функції. Тому, якщо необхідно використовувати в функціях посилання на діапазон клітинок, який може розширюватися, користувач має дотримуватися таких правил: Як аргумент використовувати посилання на весь рядок або графу. Наприклад, з допомогою наступної формули можна розрахувати суму значень, які поміщені в графі А: =СУММ(А:А) або =SUM(A:A) Зарезервувати в діапазоні клітинок кілька додаткових рядків. Наприклад, якщо дані введені в діапазон клітинок А1:А10, причому відомо, що у майбутньому цей діапазон буде розширюватися (до нього буде додано новий рядок), потрібно змінити діапазон у формулі на А1:А11 (клітинкуА11 залиште вільною). Тоді буде можливість вставити новий рядок (11-й) у робочу таблицю, посилання на який вже є у формулі. Способи введення функцій Є два шляхи введення функції в формулу: ручний або з допомогою Мастера функцій Excel. Ручне введення функцій Перший метод введення функцій у клітинки робочої таблиці полягає в тому, що необхідно просто ввести з клавіатури ім'я функції і список її аргументів. Дуже часто цей спосіб є найефективнішим. Примітка. При введенні функцій Excel завжди перетворює символи в їх іменах до верхнього регістра. Якщо Excel не перетворив введений текст до верхнього регістра, це означає, що текст не розпізнаний як функція, тобто функція введена неправильно. Якщо користувач забув закрити дужки, то Excel зробить це автоматично. Наприклад, якщо була набрана формула =СУММ(А1:С12) і натиснута клавіша <Enter>, то Excel виправить формулу, додавши праву дужку.
Використання Мастера функций Мастер функций в Excel дає змогу ввести функцію та її аргументи в напівавтоматичному режимі. Використання Мастера функций забезпечує правильне синтаксичне написання функції і перелік усіх її аргументів в правильному порядку. Мастер функций в Excel має два діалогових вікна, які допомагають користувачеві крок за кроком правильно вводити потрібну функцію. Користувач може звернутися до Мастера функций одним із зазначених методів: Виконати команду Вставка та її опцію Функция (Insert  Function). Клацнути мишкою на кнопці виклику Мастера функций (Function Wizard), розміщеній на стандартній панелі інструментів. Натиснути клавіші <Shift+F3>. Під час ручного введення або редагування формули клацнути мишкою на кнопці виклику Мастера функций (Function Wizard), розміщеній в рядку формул. У будь-якому випадку на екрані з'явиться перше з двох діалогових вікон Мастера функций (Function Wizard) (рис. 39).
Рис. 39. Перше з двох діалогових вікон Мастера Функций У секції Категория (Function Category) цього діалогового вікна подано список 11 категорій функцій (категорій може бути і більше, якщо використовуються спеціальні функції користувача). При виборі однієї з категорій у вікні списку Функция (Function Name) з'являється перелік її функцій. В категорії 10 недавно использовавшихся (Most Recently Used) перелічені функції, які використовувались зовсім недавно. В категоріїПолный алфавитный перечень (All) включені всі функції з усіх категорій. Цей список доцільно використовувати, якщо відома назва функції, але невідомо, до якої категорії вона належить. Зверніть увагу на те, що при виборі функції у вікні списку Функция (Function Name) внизу діалогового вікна з'являється список її аргументів разом з коротким описом.
This document is © 2011 by Маріанна Гниденко - all rights reserved.
0
Ваш голос: Ні


Отдых с детьми на море, Крым, Севастополь, Любимовка.